Odpowiednio dobrane narzędzia mogą znacząco usprawnić pracę biurową. Jakie programy szczególnie warto zainstalować w firmie, aby codzienne działania były jeszcze wydajniejsze i efektywniejsze?
MS Excel – arkusz kalkulacyjny
Podstawowym programem, który znajdzie zastosowanie w pracy biurowej, jest MS Excel umożliwiający organizowanie danych w arkuszach kalkulacyjnych i na czytelnych wykresach. Oprogramowanie pozwala przedstawiać informacje zarówno w formie liczbowej, jak i w postaci tekstowej. To dobre rozwiązanie m.in. do prowadzenia księgowości, ewidencji czasu pracy czy bardziej wymagających obliczeń. Arkusze kalkulacyjne to sposób na przejrzystą wizualizację danych oraz ich analizę, prezentację wyników firmy czy opracowywanie ofert.
MS Word – edytor tekstowy
Niezbędne narzędzie w pracy biurowej stanowi również edytor tekstowy – np. najpopularniejszy MS Word. Program pozwala na wygodne tworzenie i edytowanie treści tekstowych oraz pracę zbiorową nad dokumentami tekstowymi. Tekst można wzbogacać o tabele, wykresy i grafiki, a ponadto – dodawać przypisy czy komentarze. MS Word umożliwia także językowe tłumaczenie dokumentu, korektę błędów oraz inteligentne wyszukiwanie. Edytory tekstowe to prosta metoda zarządzania i tworzenia firmowej dokumentacji. Prostszym, lecz równie popularnym edytorem, jest Notatnik – odpowiedni zwłaszcza do tworzenia krótkich notatek.
MS PowerPoint – program do tworzenia prezentacji multimedialnych
W pracy biurowej zastosowanie mają również programy do tworzenia oraz wyświetlania prezentacji multimedialnych – jak MS PowerPoint czy Corel Presentation. Prezentacje można zapisywać w różnych formatach i wyświetlać na ekranie lub drukować. To prosty sposób na przedstawienie ważnych informacji m.in. podczas spotkania z inwestorami. Prezentacje wykonywane w PowerPoint mogą zawierać nie tylko tekst, ale również wykresy, tabele, zdjęcia czy animacje. Podobne funkcje posiada platforma Canva, która w ostatnich latach zyskała bardzo dużą popularność w środowisku biurowym. Jest ona dostępna w wersji online i umożliwia tworzenie zarówno prezentacji, jak i grafik czy materiałów promocyjnych. Canva dla firm daje jeszcze więcej możliwości niż jej standardowa wersja.
Microsoft Outlook – skrzynka pocztowa
W biurze niezwykle istotna jest właściwa komunikacja pomiędzy poszczególnymi działami i pracownikami. To właśnie dlatego warto zadbać również o dostęp do skrzynki pocztowej, która umożliwi wygodny kontakt wewnątrz firmy. Popularne rozwiązanie stosowane w wielu polskich przedsiębiorstwach stanowi rozbudowana skrzynka pocztowa Microsoft Outlook, oferująca nie tylko funkcję poczty, ale również kalendarz czy zadania.
MS Access – narzędzie do tworzenia baz danych
Równie przydatnym w biurze programem okaże się system do tworzenia oraz obsługi baz danych, np. MS Access. Program sprawdzi się m.in. podczas tworzenia list zadań czy materiałów na konferencje. Zapewnia on wygodny dostęp m.in. do nazw firm, adresów e-mail czy numerów telefonów klientów, a dzięki temu znacząco usprawnia codzienną pracę wielu firmowych działów.