Jedną ze struktur, które wchodzą w skład Jednolitego Pliku Kontrolnego jest JPK_FA, czyli plik dotyczący faktur sprzedażowych. Od pierwszego lipca 2018 roku wszystkie przedsiębiorstwa są zobowiązane do składania JPK w urzędach skarbowych, warto więc zapoznać się z poszczególnymi strukturami. Ich prawidłowe rozumienie ma bowiem bardzo istotne znaczenie podczas przygotowywania dokumentacji i deklaracji do urzędów.

• Czym jest struktura JPK_FA

JPK_FA dotyczy wyłącznie faktur sprzedażowych. Dzięki tej strukturze przedsiębiorcy wykonują kompleksowe zestawienie swojej sprzedaży wraz z potwierdzającymi ją dokumentami. Jest to najbardziej złożona i rozbudowana struktura. W jej skład wchodzi przeszło 90 pól do wypełnienia. Z tym, że przeszło 40, to pola obowiązkowe, które podatnicy muszą wypełnić.

Obowiązek generowania JPK_FA dotyczy jedynie tych przedsiębiorców, którzy swoją księgowość prowadza w formie elektronicznej. Nawet jeżeli faktury wystawiane są w formie papierowej, a jedynie archiwizowane są elektronicznie, ale księgi są w pełni elektroniczne, to JPK_FA już obowiązuje. Natomiast, jeżeli księga prowadzona jest w formie papierowej, to wówczas przedsiębiorca nie jest zobowiązany do generowania omawianego pliku.

• Jak wygląda konstrukcja JPK_FA

Ustawodawca, decydując się na stworzenie tejże struktury, jednoznacznie określił również to, jak ma ona wyglądać i z jakich elementów musi się składać. Wyłącznie ujednolicenie tego dokumentu pozwala bowiem na szybkie prowadzenie weryfikacji i kontroli, a to właśnie był cel utworzenia wszelkich struktur JPK.

I tak, JPK_FA powinien zawierać w sobie takie dane, jak datę wystawienia dokumentów oraz kolejny numer faktury, oznaczony według jednej lub więcej serii, ale w taki sposób, by można było ten dokument jednoznacznie zidentyfikować. W pliku muszą się znaleźć również dane nabywcy sprzedawanych towarów lub usług oraz dostawcy, czyli wystawcy faktury.

Nie wolno pominąć również takich danych, które pozwolą zidentyfikować podatnika do celów podatkowych, najczęściej jest to numer NIP. Oczywiście, chodzi tutaj o numer zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy.

Wśród danych obowiązkowych muszą się również pojawić dane finansowe. Chodzi mianowicie o wartość sprzedaży, wartość podatku VAT, informacje o zwolnieniu z podatku, o stawce podatkowej, cenie jednostkowej i ilości sprzedanego towaru i wartości faktury ogółem. Najprościej można to podsumować w ten sposób, że jest to niemalże odwzorowanie danych, które muszą się znaleźć na wystawianej przez podatnika fakturze.

W przypadku wystawiania faktury sprzedażowej, gdy sprzedaż ta odbywała się w walucie obcej, oczywiście również należy wystawić JPK_FA w tym samym brzmieniu, z uzupełnieniem tych samych informacji, z tym że w polu, które dotyczy kodu waluty, należy zamiast PLN wprowadzić właściwy kod, odpowiadający tej walucie, której dotyczy dokument.

JPK_FA jest wystawiany wyłącznie na żądanie organów podatkowych i kontrolnych. Nie ma więc obowiązku, by był on dostarczany regularnie. Warto jednak pamiętać, że jego wygenerowanie jest konieczne i należy do obowiązków podatnika. Plik musi być wygenerowany co miesiąc i zawierać miesięczne zestawienie sprzedaży. Należy go przechowywać na bezpiecznym, dopuszczonym przez ustawę, nośniku danych elektronicznych i przekazywany do odpowiedniego urzędu wyłącznie w momencie, gdy zachodzi taka potrzeba.

Wprowadzenie JPK, w tym jego poszczególnych struktur, między innymi JPK_FA ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego i uregulowanie rozliczeń podatników z fiskusem. Ujednolicenie pliku, który ma być składany przez wszystkich podatników ułatwia kontrolę i weryfikację zamieszczonych w nim danych, a co za tym idzie, usprawnia odnalezienie ewentualnych nieścisłości. Właśnie dlatego JPK_FA musi być wygenerowany zgodnie z wytycznymi ustalonymi przez ustawodawcę.