Każdej firmie, niezależnie od wielkości czy charakteru działalności, zależy na sprawnej i efektywnej pracy. Elektroniczny obieg dokumentów jest w stanie wpłynąć na działanie wielu firmowych działów i znacząco przyspieszyć firmowe procesy. Czym właściwie on jest, jakie przynosi korzyści i kiedy warto przejść na e-dokumentację?
Elektroniczny obieg dokumentów – czym jest i co go wyróżnia?
Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia tworzenie, udostępnianie i archiwizowanie dokumentów w postaci elektronicznej. Są one wówczas umieszczone w tzw. chmurze, do której mają dostęp wyłącznie uprawnieni pracownicy – z dowolnego miejsca. Pozwala to na optymalizację wielu firmowych procesów oraz bieżące monitorowanie obiegu dokumentacji.
W przypadku elektronicznego obiegu drukowane dokumenty – m.in. faktury czy umowy – ulegają transformacji w pliki PDF czy Excel. Aby przekazać poszczególne dokumenty między kilkoma działami, nie ma potrzeby odchodzenia od biurka i pukania do kilku gabinetów. Każdy z działów może przesłać dany plik do innego – wystarczy skorzystać z urządzenia z dostępem do Internetu. Elektroniczny obieg dokumentów jest w stanie usprawnić pracę nie tylko księgowości, ale i wielu innych działów organizacji.
Elektroniczny obieg dokumentów – korzyści dla firmy
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z licznymi korzyściami dla przedsiębiorstwa. Przede wszystkim, umożliwia on dużą oszczędność – nie tylko pieniędzy, ale i czasu. Dokumenty gromadzone są w jednym miejscu, a ich obsługa jest prosta i intuicyjna. E-dokumentacja wpływa na poprawę prędkości, efektywności oraz wydajności pracy w firmie. Zarządzanie przedsiębiorstwem staje się łatwiejsze i przynosi lepsze efekty. Pracownicy mogą systematycznie monitorować obieg dokumentów, niezależnie od miejsca, z którego wykonują swoje obowiązki – to dobre rozwiązanie w przypadku zespołów pracujących w trybie zdalnym. Oprócz edytowania czy przekazywania dokumentów na zupełnie inny poziom wchodzi również ich archiwizacja. Wirtualne archiwa zapobiegają uszkodzeniom dokumentów oraz ich zagubieniu, a samo ich wyszukiwanie zajmuje znacznie mniej czasu. Pracownicy nie muszą poszukiwać konkretnych dokumentów w segregatorach i szufladach – wystarczy, że wprowadzą do wyszukiwarki określoną frazę, a dokument natychmiast będzie do ich dyspozycji. Dzięki temu mogą oni skupić się wykonywaniu innych zadań, oszczędzając przy tym wiele czasu i unikając żmudnej pracy. Co więcej, dzięki e-dokumentacji firma może zaoszczędzić przestrzeń biurową oraz środki, które wydałaby na jej wynajem.
Dokumentacja elektroniczna – pomocna w każdej organizacji
Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które sprawdzi się w niemal każdej firmie – zarówno dużej, jak i małej, bez względu na rodzaj działalności. Szczególnie pomocne może się ono okazać zwłaszcza w przedsiębiorstwach zatrudniających wielu pracowników w dużej ilości działów. Automatyzacja firmowych procesów znacząco wpływa na szybkość i efektywność pracy, poprawiając przepływ informacji. O przejściu na elektroniczny obieg dokumentów powinna pomyśleć każda firma, która ceni sobie wydajną pracę, szybkie efekty i nowoczesne rozwiązania. Ułatwi on pracę niemal każdego z firmowych działów – nie tylko administracji, kadr i płac czy księgowości.