Prowadzenie księgowości za pomocą przeznaczonego do tego programu komputerowego, który wspiera działania księgowych, ale jednocześnie jest głównym miejscem księgowania i rejestrowania wszelkich operacji finansowych wymaga stosowania również Jednolitego Pliku Kontrolnego. Czym jest ów Jednolity Plik Kontrolny i kiedy się go stosuje? Kto jest zobowiązany do tego, by go wystawiać?
Jednolity Plik Kontrolny
Zgodnie z zapisami ustawy i dokumentami precyzującymi rozliczanie w formie elektronicznej, Jednolity Plik Kontrolny to księgi i dokumenty księgowe, które prowadzone i ewidencjonowane są w programie komputerowym, a wydawane są na żądanie organu podatkowego. Jednakże, jeżeli w danym miesiącu urząd skarbowy nie wystąpi o wydanie Pliku, i tak należy go wygenerować. Wszystkie wystawione Pliki należy przechowywać aż do momentu, gdy urząd skarbowy wezwie do ich okazania.
Bardzo ważne jest systematyczne wystawianie JPK, ponieważ taki jest wymóg ustawodawcy. Nie można tego zrobić w jednym momencie, ale wstecz, tak by uwzględnić minione miesiące. Plik powinien być wystawiany regularnie i systematycznie niezależnie od żądania odpowiednich organów.
Cel wystawiania Pliku
Zdaniem Ministerstwa Finansów wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego zostało podyktowane dobrem przedsiębiorców. To rozwiązanie ma być ułatwieniem prowadzonych rozliczeń z urzędami skarbowymi, ale przede wszystkim ma to być ułatwienie w zakresie przekazywania informacji finansowych do urzędów. Dzięki Jednolitemu Plikowi Kontrolnemu, który przedsiębiorca samodzielnie generuje możliwe jest sprawne i płynne korzystanie z elektronicznych form prowadzenia księgowości przy zachowaniu płynności i sprawności przekazywania informacji i dokumentów finansowych.
Jednolity Plik Kontrolny to dla przedsiębiorcy oszczędność czasu, która wynika z automatycznego generowania dokumentu. Jednocześnie, to sposób na ujednoliconą formę komunikowania się przedsiębiorców z urzędem skarbowym. Sam Plik przekazywany jest również elektronicznie, co dodatkowo stanowi znaczną oszczędność czasu. Takie ułatwienie ma w efekcie prowadzić do oszczędzania również kosztów tego rodzaju komunikacji.
Dla organów podatkowych jest to natomiast sposób na usprawnienie procesu kontroli przedsiębiorstw i uszczelnienie systemu podatkowego. Dzięki temu, kontrolerzy są w stanie znacznie szybciej wykryć ewentualne nieprawidłowości lub próby wprowadzenia w błąd.
Zalety Jednolitego Pliku Kontrolnego
Jednolity Plik Kontrolny ma wiele zalet, które doceniają zarówno przedsiębiorcy, jak i urzędnicy. Obydwie strony są zmuszone z nim pracować, dlatego też dla obydwu ważne jest, by stanowił on ułatwienie a nie utrudnienie pracy.
Rozwiązanie to doceniane jest przede wszystkim za to, że jest wygodne. Odejście od papierowych wydruków stanowi dla przedsiębiorców ogromną wygodę i oszczędność, przede wszystkim czasu. Generowanie Pliku jest automatyczne, a jego format pozwala na szybką i łatwą analizę treści, co za tym idzie również kontrolę podatkową. Bardzo istotne jest także to, że jest to dokument, który ułatwia pracę audytorom. Dzięki temu szybciej przeprowadzają oni audyt i szybciej mogą zaproponować różnorodne rozwiązania i optymalizacje podatkowe.
Struktura dokumentu
Warto pamiętać, że wszelkie dokumenty przekazywane organom podatkowym mają swoją jasno określoną strukturę i tejże struktury należy się trzymać. Tak też jest w przypadku Jednolitego Pliku Kontrolnego. Składa się on z siedmiu sekcji, które należy w odpowiedniej kolejności umieścić oraz uzupełnić danymi. Te sekcje to księgi rachunkowe, wyciąg bankowy, magazyn, ewidencje zakupu i sprzedaży VAT, faktury VAT, księga przychodów i ryczałt. Oczywiście, w przypadku pełnej księgowości nie wypełnia się dwóch ostatnich elementów, czy też w przypadku ryczałtu nie uzupełnia się VATu. Księgowy prowadzący księgowość danego przedsiębiorstwa powinien jednak bez problemu skonfigurować Jednolity Plik Kontrolny i wypełniać wyłącznie te jego dane, które należy wypełnić.