W celu udokumentowania transakcji przedsiębiorcy wystawiają zazwyczaj faktury VAT. Jeżeli jednak nie zostały przewidziane inne metody potwierdzenia transakcji, stosowana jest tzw. nota księgowa. Czym właściwie ona jest, jakie elementy musi zawierać i w jakich sytuacjach można ją wystawić?
Nota księgowa – co to takiego?
Notą księgową nazywa się dokument służący do dokumentowania operacji, w przypadku gdy nie zostały przewidziane inne metody potwierdzania transakcji. Mowa o transakcjach, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Notę księgową wykorzystuje się m.in. w rozliczeniach pomiędzy partnerami czy też w przypadku organizacji podpisujących umowy dotacji.
Rodzaje noty księgowej
Wyróżnia się kilka podstawowych rodzajów noty księgowej. W zależności od przeznaczenia jest to:
- nota księgowa obciążeniowa – dokument świadczący o uzyskaniu przychodów lub poniesieniu kosztów nieopodatkowanych podatkiem od towarów i usług;
- nota księgowa uznaniowa – dokument potwierdzający uzyskanie przychodów bądź poniesienie kosztów nieopodatkowanych podatkiem VAT, wystawiany przez stronę winną drugiej stronie pewną należność;
- nota księgowa uznaniowo-obciążeniowa – dokument wystawiany w przypadku, gdy wystawca może jednocześnie zostać obciążony i uznać obciążenie.
Noty księgowe dzieli się również w zależności od odbiorcy dokumentu – w tym podziale wyróżniamy: - notę księgową wewnętrzną – dokument wystawiany w ramach rozliczeń wewnątrz przedsiębiorstwa;
- notę księgową zewnętrzną – dokument wystawiany w przypadku rozliczeń z zewnętrznym podmiotem.
- nieterminowej lub nienależytej realizacji zobowiązania – w celu naliczenia kary umownej;
- naliczania odsetek za opóźnienie;
- obciążenia dłużnika odsetkami od niezapłaconych zobowiązań;
- obciążenia kontrahenta odszkodowaniem;
- przeniesienia na nabywcę kosztów nieopodatkowanych podatkiem VAT (np. opłat skarbowych);
- obciążenia pracownika kosztami wyrządzonych szkód, wykrytych niedoborów lub kar – jeżeli np. uszkodził on mienie należące do firmy.
Kiedy można wystawić notę księgową?
Nota księgowa może zostać wystawiona m.in. w przypadku:
Co powinno znaleźć się w nocie księgowej?
Nie istnieje żadna ustawa, która określałaby konkretne elementy noty księgowej, jednak ze względu na fakt, że jest ona dowodem księgowym, powinna zawierać punkty charakterystyczne dla tego typu dokumentów. W jej treści nie powinno zatem zabraknąć wyraźnego określenia „nota księgowa”, numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego ani danych stron transakcji. W nocie księgowej powinien znaleźć się również dokładny opis danej operacji gospodarczej, jej wartości oraz wyraźne podpisy wystawcy i drugiej ze stron. Dobrze, jeśli zawiera ona także datę dokonania transakcji w jednostkach naturalnych. Jeżeli data sporządzenia noty księgowej różni się od daty dokonania operacji, również ona powinna widnieć w treści dokumentu. Co więcej, nota musi zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu księgowego do ujęcia w księgach rachunkowych (poprzez wskazanie miejsca i sposobu ujęcia dowodu w księgach), a także podpis osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie i zakwalifikowanie noty księgowej jako dowodu księgowego.