Konieczność księgowania całego majątku przedsiębiorstwa prowadzi również do konieczności poprawnego i właściwego jego kategoryzowania i rozdzielania. Czym innym są bowiem przychody, czym innym wyposażenie, a czym innym środki trwałe, przy czym całość rzeczywiście jest majątkiem. Jak to właściwie rozdzielać? Jako to uporządkować, żeby wszystko było opisane zgodnie z przepisami i nie budziło żadnych wątpliwości?

Elementy stanowiące majątek firmy

W skład majątku firmy wchodzą bardzo różnorodne elementy. Z jednej strony jest to oczywiście przychód generowany z prowadzonej działalności. Jednakże nie tylko wartości gotówkowe należy rozliczać w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych. To również różnorodne przedmioty i urządzenia, które mają określoną wartość. W rozliczeniu należy więc uwzględnić posiadany na magazynie towar, wszystkie samochody służące dostarczaniu go do nabywców, komputery, urządzenia, meble i wiele innych. Każdy z tych elementów musi być prawidłowo skategoryzowany. Dobrze przygotowana do swojej pracy księgowa powinna to bez problemu rozróżniać. Warto jednak by sam przedsiębiorca również miał wiedzę, która pomoże mu te kwestie sprawdzać i weryfikować.

Środki trwałe

Dokumenty określające odpowiednią kategoryzację wydatków to przede wszystkim ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Niestety, nie podaje ona jednoznacznie definicji środka trwałego. Wskazuje jednak na to, jakie składniki majątku, przy spełnieniu określonych warunków, można uznać jako środki trwałe. Trzeba tutaj mieć na uwadze fakt, że to takie elementy, które można poddawać amortyzacji, czyli dokonywać regularnych odpisów od podatku częściowych kosztów tych środków.

I tak, zgodnie z zapisami tegoż dokumentu, środkami trwałymi mogą być przedmioty i urządzenia, które są zarówno wyprodukowane samodzielnie, jak i nabyte oraz stanowią własność lub współwłasność danego podatnika. Ponadto, ważny jest warunek, że w momencie przyjęcia ich do użytkowania muszą być one już kompletne (nie mogą to być półprodukty) i zdatne do natychmiastowego użytkowania.

W związku z tym, środkami trwałymi w danej firmie mogą być różnego rodzaju budowle i budynki, maszyny, urządzenia, specjalistyczne narzędzia czy środki transportu oraz inne przedmioty spełniające określone w ustawie kryteria.

Dodatkowym warunkiem jest tu to, że przewidywany czas użytkowania środków trwałych musi być dłuższy niż rok, a jego użytkowanie musi być podporządkowane prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej.

Czym jest wyposażenie

Pojawia się zatem pytanie, czym w myśl przepisów jest wyposażenie, jak należy je definiować i określać. Jakie warunki musi spełniać zakup, by mógł zostać zakwalifikowany jako zakup wyposażenia?

Kwestię wyposażenia reguluje dość szczegółowo Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Ksiąg Przychodów i Rozchodów z dnia 26.08. 2003 roku. Zgodnie z tym dokumentem, wyposażenie będą stanowić rzeczowe składniki majątku, które służą wykonywaniu działalności gospodarczej, ale nie zostały zaliczone do środków trwałych, gdyż nie spełniają wymaganych kryteriów.

Rozporządzenie określa również, że do ewidencji wyposażenia należy wprowadzić te przedmioty, których wartość przekracza 1500 zł netto. Co również ważne, nie ma tutaj cenzusu czasowego. To oznacza, że do ewidencji wyposażenia można również wprowadzić te przedmioty, których użytkowanie nie będzie trwało dłużej niż rok. Jeżeli jednak wartość początkowa jakiegoś przedmiotu nie przekracza 1500 zł netto, to nie może on zostać wprowadzony do ewidencji wyposażenia, ponieważ nie spełnia warunków przewidzianych w ustawie.

Podsumowując, środki trwałe i wyposażenie to dwie odrębne grupy składników majątku firmy. Należy je rozróżniać i rozumieć, na czym polega ta różnica między nimi. Prawidłowe ewidencjonowanie składników majątku firmy stanowi bowiem podstawę rozliczenia podatku dochodowego.