Pracodawcy mają możliwość delegowania pracowników do pracy za granicą – i nie należy mylić tego z popularnymi podróżami służbowymi. Co warto wiedzieć o delegowaniu do wykonywania pracy w obcym kraju?
Delegowanie pracowników a podróż służbowa
Oddelegowanie pracownika do pracy za granicą bywa często mylone z podróżą służbową, nazywaną także delegacją. Są to jednak dwa różne pojęcia. Podróż służbową wyróżnia charakter incydentalny – mówimy o niej w przypadku jedno- lub kilkudniowego wyjazdu do innego kraju, np. w celu reprezentowania firmy na branżowych targach. To wykonywanie obowiązków służbowych przez krótki okres poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy bądź siedziba pracodawcy. W przypadku delegowania pracownik wyjeżdża tymczasowo do pracy za granicą:
- w państwie należącym do Unii Europejskiej;
- na Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG).
Zasady delegowania pracowników do pracy za granicą
Delegowanie pracownika do pracy za granicą ma miejsce w kontekście transgranicznego świadczenia usług. Jest ono możliwe w sytuacji, gdy:
- pracodawca posiada swój oddział na terenie państwa, gdzie zostaje delegowany dany pracownik;
- pracodawca podpisał umowę z innym pracodawcą prowadzącym działalność na terytorium państwa członkowskiego;
- pracodawca to agencja pracy tymczasowej, która deleguje pracowników do pracodawcy użytkownika z siedzibą na terenie docelowego państwa.
Niezależnie od przypadku firma może delegować pracownika tylko wtedy, gdy przez cały okres delegowania zachodzi z daną osobą stosunek pracy. Maksymalny okres delegowania za granicę wynosi 12 miesięcy – to tzw. delegowanie krótkoterminowe. Istnieje jednak możliwość przedłużenia tego okresu o dodatkowe pół roku (delegowanie długoterminowe) – wówczas niezbędne jest złożenie umotywowanego powiadomienia do Państwowej Inspekcji Pracy.
Delegowanie pracowników za granicę – niezbędne formalności
Przed oddelegowaniem osoby zatrudnionej do pracy w innym kraju pracodawca musi skontaktować się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w celu wyrobienia zaświadczenia A1. Stanowi ono potwierdzenie objęcia ubezpieczeniem społecznym w Polsce. Wniosek o wydanie takiego zaświadczenia można złożyć zarówno podczas osobistej wizyty w placówce, jak również drogą pocztową i przez Internet. Państwo członkowskie przyjmujące danego pracownika może poprosić również o przedstawienie:
- oświadczenia o danych pracodawcy, liczbie delegowanych pracowników, okresie delegacji, adresie miejsca pracy, osobach kontaktowych i charakterze świadczonych usług;
- osób do kontaktu z organami państwa członkowskiego przyjmującego pracownika.
Warto mieć na uwadze także pozostałe wymogi administracyjne wynikające z przepisów obowiązujących w danym kraju (np. w Niemczech – obowiązek posiadania meldunku).
Delegowanie obywateli państw spoza UE i EOG
Obywatele państw spoza Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą zostać oddelegowani do pracy do innego państwa członkowskiego, jeśli legalnie przebywają na terenie państwa członkowskiego i legalnie w nim pracują. Są oni wówczas delegowani na podstawie takich samych zasad co obywatele UE.