Obrót gotówkowy powinien być potwierdzony różnorodnymi dokumentami finansowymi. Co do zasady, dokumenty takie mogą wystawiać wyłącznie firmy, przedsiębiorstwa i spółki. To podmioty, które prowadzą działalność gospodarczą i właśnie na tej podstawie są uprawnione do generowania dokumentów finansowych. Każdy taki dokument to dowód na to, że miała miejsce transakcja kupna – sprzedaży, niezależnie od tego, czy dotyczy ona towaru czy usługi. Jeżeli zaś transakcja przebiega między osobami fizycznymi lub między osobą fizyczną a firmą, czy ta osoba fizyczna może wystawić jakiś dokument finansowy, czy nie jest to możliwe?

 

• Dokumenty finansowe

 

Wśród dokumentów finansowych, wyróżnia się przede wszystkim faktury i rachunki. Te mogą być wystawiane wyłącznie przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. Rachunki wystawiają prowadzący działalność, którzy są podmiotowo lub przedmiotowo zwolnieni z podatku VAT. Są to podatnicy, którzy prowadzą tak zwaną małą księgowość.

Podatnicy, którzy mają obowiązek rozliczania również podatku VAT wystawiają faktury, na których mają obowiązek oznaczenia nie tylko charakteru i przedmiotu transakcji, ale również stawki podatku VAT. Dostępne są bowiem trzy różne stawki zależnie od tego, czego transakcja dotyczyła.

 

• Dokumenty wystawiane przez osobę fizyczną

 

Są jednak pojedyncze, wyjątkowe sytuacje, w których to osoba fizyczna wystawia rachunek. To sytuacje, gdy zatrudnienie opiera się o umowę o dzieło oraz umowę zlecenie. W jednym i drugim przypadku, wykonawca zlecenia lub dzieła, przygotowuje rachunek do podpisanej umowy.

W przypadku umowy zlecenia, rachunek powinien zawierać informacje o jednostce rozliczeniowej (np. godzinie pracy), stawce za jednostkę rozliczeniową oraz sumie jednostek rozliczeniowych wchodzących w skład rozliczanej umowy. Jeżeli więc osoba zatrudniona na umowę zlecenie ma płacone 15zł/godzinę pracy, a w okresie, za który przygotowuje rozliczenie, przepracowała 10 tych godzin, wówczas musi wszystkie te dane zamieścić na rachunku. Na koniec, podaje sumę, czyli w podanym przykładzie będzie to 150zł. Taki rachunek przedstawia zleceniodawcy i na podstawie tego dokumentu wypłacane jest wynagrodzenie.

Druga wspomniana sytuacja, to umowa o dzieło. W przypadku dzieła, w umowie określa się jednoznacznie, co ma być wykonane. To właśnie za to dzieło należy się wynagrodzenie. Wykonujący umowę wystawia więc rachunek, po stworzeniu dzieła. W rachunku powinny znaleźć się informacje, które oznaczają, do jakiej umowy się on odnosi oraz za co ma być wypłacone wynagrodzenie. Taki rachunek jest przedstawiany zlecającemu.

Bardzo częstą praktyką jest, że przy podpisywaniu umowy, zatrudniony podpisuje równocześnie upoważnienie dla swojego przełożonego. Jest to upoważnienie do wystawienia wspomnianych rachunków w imieniu zatrudnionego. To znacznie ułatwia i usprawnia pracę i rozliczenie, a zatrudnionemu zdejmuje jeden obowiązek.

 

• Rozliczenie roczne

 

Za dokument finansowy można również uznać rozliczenie roczne, które każdy podatnik co roku składa w urzędzie skarbowym. Jest to zeznanie podatkowe, które stanowi zestawienie wszystkich przychodów, kosztów, dochodów i odprowadzonych zaliczek na podatek z ubiegłego roku podatkowego. Jeżeli podatnik uzyskuje dochody z różnych źródeł, to wówczas, w zeznaniu musi zawrzeć zyski czerpane z każdego źródła, ale podane łącznie.

Ponieważ jest to dokument, który dotyczy zagadnień finansowych i podatkowych, można potraktować go jako dokument finansowy i jako taki zaliczyć do dokumentów wystawianych przez osoby fizyczne.

Podsumowując, co do zasady, osoby fizyczne nie mają uprawnień do wystawiania dokumentów finansowych. W wyjątkowych okolicznościach jest to jednak możliwe. Wszystkie te okoliczności są jednoznacznie sprecyzowane przepisami prawa, co zapobiega dowolności interpretacji.