Błędy mogą zdarzyć się każdemu. Istotne jest jednak to, by w porę te błędy wychwytywać i wprowadzać zmiany. Jest to szczególnie ważne podczas prowadzenia działalności gospodarczej i rejestrowania dokonywanej sprzedaży. Błędy bowiem prędzej czy później i tak zostaną ujawnione, ponieważ prowadzone rozliczenia nie będą się zgadzały. Niekiedy konieczne jest również wprowadzenie korekty na kasie fiskalnej. Jak należy to robić i kiedy jest to możliwe? Oto najważniejsze informacje.
Obowiązek posiadania kas fiskalnych
Przedsiębiorcy, którzy zajmują się sprzedażą towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej lub na rzecz rolników rozliczających się na ryczałcie, są zobowiązani do ewidencjonowania prowadzonej sprzedaży za pomocą kas fiskalnych.
Każda kasa musi być odpowiednio zalegalizowana – co regulują stosowne przepisy. Fiskalizacja kasy musi się odbyć przed rozpoczęciem ewidencjonowania. Tak przygotowana może być użytkowana przez przedsiębiorcę. Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania tylu kas, ile punktów sprzedaży prowadzi.
Korekta na kasie fiskalnej – zwrot towaru
Zgodnie z przepisami, które zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 roku klienci mają prawo do zwrotu towaru lub zwrotu w ramach reklamacji, która uwzględnia zwrócenie całości lub części kosztów poniesionych na zakup zwróconego produktu. Takie zwroty, zgodnie ze wspomnianym Rozporządzeniem powinny być zarejestrowane w odrębnej ewidencji.
Jednocześnie, ustawodawca określił jednoznacznie, co taka ewidencja powinna zawierać. Muszą się w niej znaleźć wszystkie informacje niezbędne do zidentyfikowania modyfikowanej transakcji. Wśród wymaganych danych znajdują się więc:
- data transakcji;
- nazwę towaru lub jego opis;
- datę dokonania zwrotu;
- wartość brutto towaru oraz wartość podatku;
- zwracaną wartość brutto wraz z wartością podatku;
- dokument, który potwierdza sprzedaż;
- protokół, który potwierdza przyjęcie zwrotu.
Jest to dość skomplikowana procedura, zważywszy szczególnie na fakt, że konieczne jest dla jej dopełniania gromadzenie dowodów sprzedaży i generowanie dokumentów potwierdzających zwrot. Warto przy tym pamiętać, by obowiązkowo gromadzić dowody sprzedaży. O ile wygenerowanie protokołu zwrotu nie jest tak problematyczne, o tyle dołączenie dowodu sprzedaży może napotykać pewne problemy.
Korekta na kasie fiskalnej – błąd lub pomyłka
Błędy lub pomyłki popełnione na kasie fiskalnej również wymagają odpowiedniego ewidencjonowania. Muszą być uwzględnione w całościowym zestawieniu i rozliczeniu. Trzeba jednak pamiętać, że do ich ewidencjonowania nie służy ten sam dokument, który stosuje się przy reklamacjach i zwrotach. Ewidencjonowanie pomyłek i błędów prowadzi się w odrębnym zestawieniu.
W przypadku popełnienia błędu należy ująć w ewidencji wartość błędnie zarejestrowanego towaru brutto wraz z podatkiem należnym za tę sprzedaż. Do tego należy dołączyć krótki opis powodu, dla którego sprzedaż ta została błędnie zarejestrowana. Trzecim elementem korekty jest paragon fiskalny, który dokumentuje błędnie wykonaną sprzedaż.
Naturalnie, po zweryfikowaniu pomyłki należy niezwłocznie zarejestrować poprawną sprzedaż. Tylko w ten sposób można prawidłowo rozliczyć sprzedaż z danego okresu. Jeżeli pod wpływem popełnionego błędu lub pomyłki zaszły zmiany w podatku należnym, wówczas podatnik ma prawo do skorygowania również tego naliczenia.
Jak widać, wprowadzanie korekty do ewidencji transakcji zarejestrowanych na kasie fiskalnej jest w pełni możliwe. Nie stanowi to większego problemu czy trudności. Jedynym problemem są dodatkowe zadania czy obowiązki dla przedsiębiorcy, który jest zobowiązany do prowadzenia odpowiednich ewidencji, zarówno w zakresie korekty spowodowanej zwrotem towaru, jak i w zakresie korekty spowodowanej błędem lub pomyłką.
Wszystkie prowadzone ewidencje muszą spełniać narzucone im wymogi. Nie mogą to być dokumenty zaprojektowane samodzielnie. W razie kontroli skarbowej one również będą podlegały weryfikacji.