Faktura pro forma to dokument przypominający swoją zawartością fakturę VAT. Wystawia się go przed uiszczeniem zapłaty przez kontrahenta, m.in. w celu przedstawienia oferty handlowej. Co ważne, zgodnie z obowiązującymi przepisami, tego typu pismo nie jest dokumentem księgowym. Wyjaśniamy, w jakich przypadkach stosuje się takie rozwiązanie.
Faktura pro forma – co to takiego?
W przepisach polskiego prawa nie występuje definicja faktury pro forma. Takie pismo można określić jako zapowiedź właściwego dokumentu, potwierdzającego transakcję. Na wystawienie faktury pro forma często decydują się przedsiębiorcy w celu szczegółowego przedstawienia danej transakcji. Choć faktura pro forma w dużym stopniu przypomina fakturę VAT, to nie może być ona traktowana jako dokument księgowy. Warto także podkreślić, że fakturę pro forma wystawia się przed uregulowaniem części należności za towar lub usługi przez kontrahenta. Po otrzymaniu zapłaty przez przedsiębiorcę, np. w formie zaliczki, konieczne jest natomiast wystawienie faktury VAT.
Kiedy wystawia się fakturę pro forma?
Przedsiębiorcy wystawiają fakturę pro forma m.in. po to, by przedstawić ofertę handlową. Za pomocą dokumentu mogą pokazać kontrahentowi, jakie będą koszty dostawy zamówionego przez niego towaru albo usługi, która zostanie zrealizowana w przyszłości. W piśmie oszacowuje się również wysokość zaliczki. Faktury pro forma nie można traktować jako dowodu sprzedaży czy wykonanej usługi. Taką funkcję pełni faktura VAT.
Jakie informacje zawiera faktura pro forma?
Faktura pro forma w dużej mierze przypomina fakturę VAT. Znajdują się w niej dane stron zawierających daną transakcję. Oprócz tego, pismo zawiera numer dokumentu oraz datę jego wystawienia. Faktura pro forma określa, czego dotyczy transakcja – w dokumencie wymienione są towary lub usługi. W piśmie przedstawiona jest cena jednostkowa netto, stawka oraz kwota podatku od towarów i usług, a także wartość netto i brutto towarów/usług. W dokumencie znajduje się również wysokość ewentualnych rabatów przysługujących kontrahentowi. Pismo musi być opatrzone odpowiednią adnotacją („faktura pro forma”). Można umieścić w nim także informacje o terminie i formie zapłaty za towary/usługi, jak również terminie realizacji transakcji.
Faktura pro forma a VAT
Ze względu na to, że faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, nie można traktować jej jako pisma, które stanowi potwierdzenie zrealizowania transakcji. Faktury pro forma nie należy ujmować w ewidencji księgowej. Co więcej, wystawienie tego dokumentu nie wiąże się z koniecznością zapłaty przedstawionego w nim podatku od towarów i usług. Pisma nie można traktować jako faktury dokumentującej przychód. Dodatkowo, wystawienie przez przedsiębiorcę faktury pro forma nie sprawia, że jest on zwolniony z konieczności wystawienia faktury VAT, potwierdzającej zrealizowanie transakcji. Należy pamiętać o tym, że faktura pro forma nie stanowi zobowiązania do dokonania opłaty w wysokości przedstawionej w dokumencie.