W polskim prawie gospodarczym funkcjonują różnorodne dokumenty księgowe i finansowe. Są one niezbędne dla udokumentowania przeprowadzonej transakcji sprzedaży towaru lub uzyskania zapłaty. Ich rodzaj w dużej mierze zależy od rodzaju opodatkowania firmy, która bierze udział w transakcji. W związku z tym mamy do dyspozycji między innymi rachunki i faktury. Od czasu do czasu można też spotkać się z tym, że stosowane są w obrocie faktury pro forma. Co to jest i kiedy można je wykorzystywać? Oto najważniejsze informacje na ten temat.

Czym jest faktura pro forma

Przede wszystkim należy sobie uświadomić, że zgodnie z polskim prawem, faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, nie stanowi podstawy do uiszczenia opłaty, nie jest też dowodem zrealizowanej transakcji. Wysyła się ją jako element oferty, informujący o tym, jak rzeczywista faktura będzie wyglądać, z czego się będzie składać i jakie będą koszty zawartej transakcji. Można ją wysłać jako formę wezwania do zapłaty, formę informacji o kosztach czy też zapowiedź wystawienia faktury właściwej w niedalekiej przyszłości. Co za tym idzie, pro forma nie generuje obowiązku podatkowego i nie może zostać zaksięgowana w ewidencji. Nie może być brana pod uwagę podczas rozliczeń oraz nie stanowi podstawy do roszczeń wobec jej odbiorcy.

Co powinna zawierać pro forma

Faktura pro forma ma taki sam wygląd jak klasyczna faktura VAT. Musi więc mieć odpowiedni tytuł, numer, prawidłowe datowanie. Musi zawierać treść czy przedmiot transakcji, cenę jednostkową i cenę za całość. Należy na niej zamieścić wartość netto, wysokość podatku VAT, wartość VAT oraz wartość brutto. Niezbędne jest również oznaczenie terminu wykonania usługi lub dokonania sprzedaży oraz terminu płatności, mimo że termin ten nie jest dla stron wiążący. Jej nadawca i odbiorca również musi być na niej zamieszczony. Jedyna różnica, tak naprawdę, leży w tytule dokumentu. Właściwa faktura VAT nosi taki właśnie tytuł. Natomiast faktura pro forma musi zostać opisana, zatytułowana jako pro forma.

Kiedy można wystawić fakturę pro forma

Jako że nie jest to dokument księgowy, nie funkcjonuje w rzeczywistości polskiej księgowości i polskiego prawa, dlatego też nie ma jednoznacznych wskazań dotyczących tego, kiedy może być ona wystawiana, a kiedy nie. Nie istnieją przepisy, które regulują termin wystawienia, dlatego można ją przesłać kontrahentowi w dowolnym momencie. W momencie nawiązywania relacji biznesowej dobrą praktyką jest przesłanie faktury pro forma wraz z pierwszymi dokumentami ofertowymi. Pozwala to kontrahentowi zapoznać się z wartością usługi i sposobem jej fakturowania. Można też wystawiać ją na kilka dni przed terminem wystawienia właściwej faktury, jako forma poinformowania o zbliżającej się konieczności uiszczenia zapłaty. Może też być wystawiana po terminie zapłaty, jako swego rodzaju sposób ponaglenia czy wezwania do zapłaty. Co ważne, pro forma nie może zostać wypłacona po uiszczeniu przez kontrahenta zaliczki lub całości zapłaty. W takiej sytuacji trzeba wystawić właściwą fakturę VAT i na pro formę nie ma już miejsca.

Znaczenie i zastosowanie faktury pro forma jest bardzo duże i istotne. Przede wszystkim może ona służyć jako sposób na regulowanie relacji między kontrahentami. Tym bardziej że nie generuje ona obowiązku podatkowego, więc jej wystawienie nie wiąże się z koniecznością odprowadzenia VAT ani podatku dochodowego. Dla wystawiającego jest to narzędzie do ofertowania, informowania o zbliżającej się zapłacie lub ponaglania do opłacenia zaległej faktury. Dla odbierającego to sposób na zapoznanie się z wizualizacją właściwej faktury, możliwość przygotowana się do zbliżającej się opłaty i nieformalne przypomnienie o zaległych przez niego opłatach, które nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Obydwie strony transakcji mogą więc z powodzeniem wykorzystywać tego rodzaju dokument bez ponoszenia konsekwencji prawnych, finansowych ani księgowych.