Kiedy sprzedaż towarów lub wykonanie konkretnej usługi zajmuje więcej czasu, na poczet przyszłego zamówienia najczęściej wpłacana jest zaliczka. Niezbędne jest wówczas wystawienie tzw. faktury zaliczkowej. Co powinien zawierać tego rodzaju dokument, kiedy nie ma potrzeby jego wystawiania i jak odbywa się ewidencjonowanie faktury zaliczkowej?
Czym właściwie jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa to dokument potwierdzający otrzymanie części zapłaty za dany towar lub usługę – np. zadatku, zaliczki czy przedpłaty. W związku z ustawą o podatku od towarów i usług, w chwili jej wpłaty powstaje obowiązek podatkowy. Tego rodzaju dokument powinien zostać wystawiony do 15. dnia miesiąca po tym, w którym została wpłacona zaliczka – najwcześniej 30 dni przed uregulowaniem płatności. Transakcję z fakturą zaliczkową zamyka faktura końcowa, w której określona jest umówiona należność pomniejszona o przyjęte przedpłaty – o ile faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty. W związku z tym, że odbiorca może wpłacić sprzedawcy kilka zaliczek, samych faktur zaliczkowych również może być więcej. Korzystając z pakietów Szybkiej Faktury, bez trudu wystawisz fakturę zaliczkową w zaledwie kilka minut!
Co powinno znaleźć się w fakturze zaliczkowej?
W fakturze dokumentującej wpłatę zaliczki nie powinno zabraknąć kilku istotnych elementów. To przede wszystkim data jej wystawienia i numer kolejny, dane dotyczące zamówienia – w tym nazwa towaru lub usługi – a także nazwy bądź imiona i nazwiska zarówno przedsiębiorcy, jak i nabywcy towarów. Ponadto faktura zaliczkowa powinna zawierać ich adresy, numery NIP oraz datę otrzymania części lub całości kwoty przed wykonaniem usługi bądź wydaniem zamówionego produktu – o ile różni się ona od daty wystawienia dokumentu. W fakturze zaliczkowej powinna widnieć również wysokość otrzymanej kwoty, kwota i stawki podatku, cena jednostkowa netto za towar bądź usługę, a także wartość netto oraz brutto. Niezbędne jest też określenie ilości zamówionych towarów.
Kiedy nie wystawia się faktury zaliczkowej?
Istnieją pewne sytuacje, w których nie wystawia się faktury zaliczkowej – dokładnie wskazuje je ustawa o podatku VAT. Mowa m.in. o świadczeniu usług radio- i telekomunikacyjnych, dostawach energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej czy dostawach gazu przewodowego. Faktury tej nie wystawia się również w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, świadczenia usług związanych z najmem, dzierżawą czy leasingiem, a także usług ochrony, obsługi biurowej i ochrony prawnej. Co więcej, tego rodzaju dokumentu nie wystawiają przedsiębiorcy zajmujący się dostarczaniem i uzdatnianiem wody, oczyszczaniem czy odprowadzaniem ścieków oraz wszelkiego rodzaju usługami sanitarnymi. W wymienionych sytuacjach po wpłacie zaliczki nie powstaje obowiązek podatkowy ani obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej.
Faktura zaliczkowa – ewidencjonowanie
Ewidencjonowanie faktur zaliczkowych odbywa się w taki sam sposób u wystawcy i odbiorcy. W KPiR można ująć ją wyłącznie w sytuacji, gdy wystawiono fakturę końcową lub gdy dokument zaliczkowy potwierdza wpłatę ostatniej części należności. Podatek dochodowy może zostać odliczony przez odbiorcę w chwili otrzymania faktury zaliczkowej według skali podatkowej. Dokument podlega ewidencji w rejestrze sprzedaży i zakupów VAT. W przypadku zwrotu zamówionego towaru zwrotowi podlega również sama zaliczka, którą należy zaksięgować w ewidencji VAT.