Niektóre firmy, które zajmują się transportem na szeroką skalę lub pracownicy tych firm dużo podróżują, dysponują dużą flotą samochodów. Taka flota to bardzo duża inwestycja, którą należy nie tylko prawidłowo rozliczyć, ale również w miarę możliwości zoptymalizować. Jak można to zrobić, jakie koszty wiążą się z posiadaniem floty samochodowej i jakie możliwości stoją przed przedsiębiorcą w zakresie optymalizacji kosztów tej floty.

 

• Flota samochodowa

 

Flota samochodowa w firmie to zespół pojazdów osobowych, ciężarowych lub jednych i drugich. Wszystko zależy od charakteru prowadzonej działalności i założonych sobie celów biznesowych. Samochody osobowe mogą być potrzebne w celu odbywania spotkań z klientami, nawiązywania kontaktów biznesowych i zbierania zamówień.

Samochody ciężarowe służą do transportu towarów i przedmiotów wielkogabarytowych. Dzięki nim można podczas jednego kursu przewieźć wiele rzeczy, co pozwala na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy.   Oczywiście, takie auta prowadzić mogą tylko kierowcy posiadający do tego odpowiednie uprawnienia.

 

 

• Koszty związane z posiadaniem floty

 

Stworzenie floty samochodów wymaga bardzo dużych nakładów finansowych. Zakup aut osobowych jest kosztowną inwestycją, nie mówiąc już o zakupie ciężarówek, czy ciągników siodłowych. Każdy taki pojazd (osobowy i ciężarowy), to wydatek rzędu kilkudziesięciu do kilkuset złotych.

Na tym jednak nie koniec. Każdy pojazd we flocie musi być zarejestrowany. O ile auta kupowane są pojedynczo, to nie są to duże kwoty. Jednorazowa rejestracja to koszt kilkudziesięciu do nieco ponad stu złotych. Przy kupowaniu kilku samochodów naraz, te koszty się zwielokrotniają, a to już jest bardziej odczuwalne dla przedsiębiorcy.

Dodatkowo dochodzi kwestia corocznych przeglądów technicznych. Każdy samochód musi przejść obowiązkowe badanie techniczne. W momencie, gdy flota składa się z kilkunastu lub kilkudziesięciu pojazdów, to takie badania również są dużym obciążeniem dla firmy. Wystarczy już kilkanaście pojazdów, by suma kosztów badania technicznego sięgnęła kilku tysięcy.

I na koniec, kwestia która jest najbardziej kosztowna w samym utrzymaniu pojazdów w firmie. Chodzi mianowicie o ubezpieczenie komunikacyjne. Każdy pojazd musi być ubezpieczony od OC. Oczywiście firmy ubezpieczeniowe, mają specjalne oferty flotowe. Dzięki nim, w jednej polisie można ująć kilka pojazdów, a to generuje zniżki na ubezpieczeniu. Mimo tego, to i tak wysokie kwoty, które trzeba zapłacić.

 

 

• Koszty dodatkowe

 

 

Zdarza się czasem, że zatrudnieni kierowcy są sprawcami wypadków, kolizji samochodowych czy w inny sposób uszkadzają auta. Wszystko to wiąże się z dodatkowymi kosztami, czy to pośrednio – zwyżka na ubezpieczeniu, czy bezpośrednio – konieczność pokrycia niektórych kosztów z firmowych pieniędzy.

Do tego konieczność opłacenia napraw uszkodzeń, do których doszło nie z winy kierowcy. O ile sprawcą tych uszkodzeń jest inny kierowca, można wnosić o pokrycie kosztów z OC sprawcy. Jeżeli jednak jest to tak zwana „szkoda parkingowa”, czyli bez ustalonego sprawcy, to będzie ona pokryta z AC firmowego, a jeżeli nie ma takiego ubezpieczenia, to z pieniędzy firmy.

 

 

• Jak rozliczać koszty związane z utrzymaniem floty samochodów

 

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, każdy wydatek, który bezpośrednio lub pośrednio przyczynia się do uzyskania lub zabezpieczenia przychodu może być potraktowany jako koszt uzyskania przychodu i odliczony. W ten sposób pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania i przedsiębiorca musi odprowadzić mniejszy podatek. Wszystkie więc wydatki ponoszone na samochody w firmie, która dzięki transportowi generuje przychody, mogą być zaksięgowane jako koszty uzyskania przychodu.

Do tego samochody należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych firmy. Dzięki temu mogą być amortyzowane, a to kolejny sposób na optymalizowanie kosztów ponoszonych w firmie.

Prowadząc działalność, w której konieczna jest flota samochodowa, warto dbać o optymalizację kosztów, ponieważ wydatki są bardzo duże. By przedsiębiorstwo było rentowne, dochody powinny znacznie przewyższać koszty, a można to osiągnąć właśnie poprzez rozsądne planowanie i rozliczanie wydatków.