Jednym z obowiązków przedsiębiorców produkcyjnych i handlowych jest przeprowadzanie inwentaryzacji – przed przygotowaniem sprawozdania finansowego. O czym warto pamiętać zarówno podczas inwentaryzacji, jak i samych przygotowań?
Inwentaryzacja – czym właściwie jest?
Inwentaryzacja to zespół czynności, mających na celu określenie rzeczywistego stanu majątku przedsiębiorstwa – aktywów i pasywów. Na jej podstawie stwierdza się różnice między stanem realnym a tym z ewidencji księgowej. Ustalanie realnego stanu majątkowego obejmuje m.in. przeciwdziałanie stwierdzonym podczas spisu nieprawidłowościom, rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzony majątek oraz ocenę przydatności gospodarczej objętych spisem majątków. Inwentaryzacja umożliwia zaplanowanie działań, które wpłyną na zyski oraz lepsze zarządzanie. Wyróżniamy kilka jej podstawowych rodzajów – spis z natury, weryfikacja danych ksiąg z dokumentacją oraz uzgadnianie sald z kontrahentami. Najczęściej odbywa się ona w godzinach zamknięcia zakładu – w nocy lub w weekendy, o ile firma funkcjonuje od poniedziałku do piątku. Można przeprowadzać ją ręcznie lub przy użyciu wspomaganych przez sprzęt elektroniczny narzędzi informatycznych – np. czytników kodów kreskowych, drukarek etykiet czy kolektorów danych.
Jak przygotować się do inwentaryzacji?
Aby prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację, należy najpierw odpowiednio się do niej przygotować. Niezbędne jest m.in. opracowanie harmonogramu i zakresu inwentaryzacji, przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej i niezbędnego sprzętu elektronicznego oraz powołanie specjalnej komisji. Co więcej, przed jej przeprowadzeniem kierownik jednostki musi wydać stosowne zarządzenie, informujące o terminie inwentaryzacji, rodzaju objętych nią składników majątku oraz powołanej do jej przeprowadzenia komisji. Następnie należy usunąć z magazynu uszkodzone urządzenia czy zapasy i zaznaczyć ten fakt w dokumentacji związanej z likwidacją z ewidencji. Istotnym elementem przygotowania powinno być również przeszkolenie pracowników oraz osób odpowiedzialnych materialnie. Każda z nich powinna zostać poinformowana o swoich obowiązkach i prawach podczas inwentaryzacji.
Jak przeprowadzić inwentaryzację?
Inwentaryzacja powinna obejmować precyzyjne obliczanie towarów znajdujących się w magazynie i bieżące wpisywanie wyników do protokołu inwentaryzacyjnego. Niezbędne jest w tym przypadku zachowanie odpowiedniej terminowości oraz działanie według zasady kompleksowości i kompletności. W spisie muszą znaleźć się zarówno wszelkie składniki majątku objęte ewidencją bilansową, jak również te składniki będące na stanie, których ona nie obejmuje. Przeprowadzając inwentaryzację, należy sugerować się również zasadą jednokrotności – każdy ze składników może zostać wykazany w dokumentacji wyłącznie raz. Co więcej, stan każdego z nich powinien być możliwy do porównania z jego stanem ewidencyjnym.