Inwentaryzacja – na dźwięk tego słowa wielu przedsiębiorców i pracowników dostaje dreszczy. Nie dość, że coroczna inwentaryzacja kojarzy się z przykrym i żmudnym obowiązkiem, to jeszcze jej niepoprawne lub niedbałe przeprowadzenie może nieść ze sobą poważne konsekwencje prawne i finansowe. Co robić, by inwentaryzacja przebiegała sprawnie i z zachowaniem wszystkich obowiązujących zasad? Zainteresowanych odsyłamy do poniższego artykułu.
Cele inwentaryzacji
Z poprawnie przeprowadzonej inwentaryzacji można osiągnąć wiele korzyści. Nie tylko dopełniamy w ten sposób obowiązku formalnego, ale też pozyskujemy cenne informacje i dane, które mogą okazać się bardzo przydatne dla dalszego rozwoju firmy. Wiedząc, jakie towary czy usługi cieszyły się największym zainteresowaniem, a jakie nie spotkały się z dużym odzewem ze strony klientów, można w o wiele lepszy sposób „zbudować” asortyment, tak aby lepiej odpowiadał on rzeczywistym potrzebom i oczekiwaniom odbiorców docelowych.
Etapy inwentaryzacji
Do sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji należy się odpowiednio przygotować. Najlepiej jest podzielić wszystkie zadania na etapy i zacząć od powołania komisji inwentaryzacyjnej z przewodniczącym na czele, który odpowiadać będzie za rozliczenie spisu. Warto także zadbać zawczasu o sporządzenie harmonogramu działań i zapewnienie niezbędnej dokumentacji. Dla usystematyzowania procesu liczenia wszystkich produktów, które mają podlegać inwentaryzacji, przydatne okazać się może podzielenie ich na poszczególne grupy. Ułatwi to zapanowanie nad dużą ilością towarów. Gdy czynności przygotowawcze są już zakończone, można przystąpić do liczenia. I tutaj do wyboru jest kilka opcji. Wielu przedsiębiorców nadal jest wiernych tradycyjnej metodzie, polegającej na ręcznym liczeniu i wpisywaniu ilości produktów do protokołu z wykorzystaniem kartki i długopisu. Może to okazać się jednak dużym wyzwaniem, jeśli magazyn jest bardzo obszerny i znajduje się w nim kilka tysięcy i więcej produktów. Wówczas bardziej efektywną pracę mogą zapewnić nowocześniejsze narzędzia – odpowiednie programy komputerowe i czytniki kodów kreskowych, umożliwiające szybsze wprowadzenie zaliczonych towarów do ewidencji. Kiedy wszystkie towary w magazynie zostaną już policzone, należy przystąpić do realizacji kolejnego etapu inwentaryzacji, jakim jest porównanie wartości stanów z ewidencją księgową. Nie wystarczy jednak sprawdzić, czy stan faktyczny zgadza się z tym, na jaki wskazują np. programy do prowadzenia sprzedaży w firmie. Trzeba także poddać otrzymane w ten sposób wyniki analizie i zastanowić się, z czego mogą wynikać ewentualne niedobory, braki lub nadstany.
Zakończenie inwentaryzacji
Na zakończenie inwentaryzacji należy wprowadzić dane otrzymane ze spisu z natury do ewidencji księgowej. Ukoronowaniem całego procesu jest doprowadzenie do stanu pełnej zgodności faktów z dokumentami oraz sporządzenie protokołu końcowego. Dokumenty inwentaryzacyjne należy zarchiwizować i przechowywać przez określony w regulaminie okres.