Prowadzenie własnej firmy bardzo często wiąże się z różnorodnymi podróżami. Czasem w tę podróż wybiera się sam właściciel, czasem w delegację wysyłany jest pracownik. Taki wyjazd, gdy służy realizowaniu zadań firmy lub jej rozwijaniu, może zostać zaliczony, jako jeden z kosztów prowadzenia działalności i odliczony od podstawy opodatkowania. Jak to zrobić, by odliczenie zostało zaakceptowane przez urząd skarbowy i było zgodne ze wszystkimi przepisami? Oto najważniejsze informacje.

Między oddelegowaniem a podróżą służbową

W pierwszej kolejności należy rozróżnić dwa pojęcia związane z podróżowaniem w celach służbowych. Jest to oddelegowanie i podróż służbowa. Zależnie od tego, z czym mamy do czynienia, inne zasady regulują rozliczanie.

Oddelegowanie ma miejsce wyłącznie wtedy, gdy pracodawca skieruje swojego pracownika do pracy w innym miejscu na określony czas. Miejsce to musi być inne, niż to wskazane w umowie o pracę. Można to zrobić wyłącznie poprzez stworzenie i podpisanie przez obydwie strony aneksu do umowy, który zmienia pierwotne warunki pracy.

Podróż służbowa natomiast jest to podróż, którą pracownik musi odbyć na zlecenie pracodawcy. Jest to podróż we wskazane miejsce, inne niż miejsce pracy lub siedziba firmy. Wyjątek tu stanowi stałe odbywanie podróży przez pracodawcę, jeżeli wynikają one z organizacji pracy firmy. W tym wypadku nie można mówić o podróży służbowej. Podróżą służbową nie jest również wykonywanie pracy przez pracownika w różnych miejscach, do których musi dotrzeć, ale leżą one na terenie jego pracy zgodnie z zawartą umową. Jeżeli bowiem miejscem pracy jest województwo, to wszystkie podróże w jego obrębie nie mogą zostać potraktowane jako podróż służbowa.

Delegacje

Delegacje pracowników mogą być krajowe i zagraniczne. Każda z nich jest nieco inaczej rozliczna  nieco inaczej traktowana przez prawo. Przede wszystkim, pracownikowi przysługują pewne należności z uwagi na to, że odbywa podróż służbową. Regulują to przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Delacje krajowe

W czasie delegacji krajowej pracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie, czyli tak zwana dieta. W zakładach pracy poza strefą budżetową, stawki mogą być ustalane swobodnie, ale nie mogą być niższe niż dieta wypłacana pracownikowi w strefie budżetowej. Obecnie jest to 30 zł za dzień. Jeżeli podróż trwa krócej niż dobę, ale nie dłużej niż 12 godzin, to przysnuje połowa tej stawki. Jeżeli podróż trwa ponad 12 godzin, to przysługuje pełna stawka. W przypadku podróży kilkudniowych, to pełna stawka przysługuje za każdy dzień, a dobra rozpoczęta, w której pracownik wraca do domu jest rozliczana jak podróż jednodniowa. Jeżeli ostatnia doba trwa do 8 godzin, to przysługuje połowa stawki, a jeżeli dłużej to pełna stawka jest również za niepełną, rozpoczętą dobę.

Jeżeli pracodawca zapewnia pełne wyżywienie (3 posiłki), to pracownikowi nie przysługuje dieta. Jeżeli wyżywienie jest częściowe, to pracodawca może obniżyć dietę o 25% przy zapewnieniu śniadań lub kolacji i o 50% przy zapewnieniu obiadów.

I tu bardzo istotna informacja, diety nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym i nie stanowią podstawy do naliczania składek do ZUS.

W przypadku podróży kilkudniowych ważną kwestię stanowi również rozliczenie noclegu. Jeżeli pracodawca nie zapewnia noclegu, pracownik sam może sobie taki wynająć. Musi jednak pamiętać, że otrzyma zwrot kosztów wyłącznie wówczas, gdy będzie miał za taki nocleg rachunek lub fakturę. W przeciwnym razie pracodawca może rozliczyć się na bazie zryczałtowanej opłaty za nocleg, która wynosi 150% diety, czyli 45zł. Zdecydowanie więc lepiej dla pracownika, by pamiętał o zbieraniu wszystkich rachunków i faktur za wszystkie wydatki poniesione w czasie podróży służbowej.9