Księga Przychodów i Rozchodów bywa kłopotliwa. Podatnicy nie zawsze zdają sobie sprawę z tego, że poniesiony wydatek stanowi koszt podatkowy, a także w której kolumnie KPiR należałoby go ująć. W poniższym tekście spróbujemy wytłumaczyć, jak prawidłowo prowadzić Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (PKPiR).
Czym jest księga przychodów i rozchodów?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów stanowi formę opodatkowania przedsiębiorstw, które nie mają zbyt wysokiego zysku i przez to płacą podatek naliczony od faktycznego dochodu. Jest to również urządzenie księgowe, które służy do spisywania bieżącej ewidencji operacji gospodarczych w dość uproszczonej formie, czyli w tzw. systemie księgowości pojedynczej. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów zapisywane są wszelkie koszta oraz obroty firmy.
Co wpisujemy do księgi przychodów i rozchodów?
W księdze przychodów i rozchodów (KPiR) obejmuje się następujące pozycje:
- przychody
- zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych
- poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności
- koszty prac badawczo-rozwojowych
Co nie podlega wpisowi do księgi przychodów i rozchodów?
Wpisowi do księgi przychodów i rozchodów nie podlegają:
- zaliczki na poczet dostawy lub sprzedaży towarów albo wykonania usługi, ponieważ nie jest to jeszcze przychód ani koszt jego uzyskania
- koszty inwestycji w czasie jej realizacji – dopiero zakończenie inwestycji można wpisać do księgi przychodów i rozchodów jako odpis amortyzacyjny
- obrót opakowaniami zwrotnymi, które wydawane za kaucją nie mogą stanowić własności podatnika i nie mogą przez to stanowić przychodu
- jednorazowa pomoc na rozpoczęcie działalności gospodarczej, np. dotacje z Urzędu Pracy czy też dotacje z UE
Formy prowadzenia księgi przychodów i rozchodów
Podatnik prowadzący uproszczoną księgowość, ma do wyboru dwie formy księgi przychodów i rozchodów – formę tradycyjną oraz formę elektroniczną.
Forma tradycyjna opis kolumn:
W kolumnie 10 przedsiębiorca wpisuje wartość zakupionych towarów i usług według cen zakupu.
Przykład 1
Pan Jacek prowadzi myjnię samochodową zastanawia się w której kolumnie w KPiR powinien zaksięgować zużywane podczas wykonywania usługi podstawowe produkty typu płyny do mycia, środki czyszczące czy wosk?
Wymienione wyżej materiały należą do materiałów podstawowych Pana Jacka, dlatego powinien ująć je w kolumnie 10 KpiR.
Dodatkowo w kolumnie 10 wykazujemy materiały pomocnicze. Są to materiały , które nie są materiałami podstawowymi, ale są zużywane w związku z działalnością gospodarczą.
Przykład 2
Pani Anna która prowadzi sklep spożywczy zakupiła owoce i warzywa przeznaczone do odsprzedaży. W której kolumnie KPiR powinna ująć zakupione produkty?
W związku z tym, że zakupione produkty stanowią towary handlowe przeznaczone do dalszej odsprzedaży Pani Anna powinna ująć fakturę zakupu towarów w kolumnie 10 KPiR – Zakup towarów handlowych i materiałów.
Podsumowując w kolumnie 10 przedsiębiorca powinien ewidencjonować: towary handlowe materiały podstawowe oraz pomocnicze zgodne z definicją rozporządzenia Ministra Finansów.
W kolumnie 13 – podatnik ujmuje większość pozostałych kosztów, niestanowiących materiałów czy towarów. Podstawowe wydatki księgowane w tym miejscu, to m.in. koszty czynszu, mediów, usług telekomunikacyjnych, materiały biurowe, paliwo do samochodów, składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorcy czy odpisy amortyzacyjne od środków trwałych. Także w przypadku, kiedy podatnik tworzy coś w ramach swojej firmy – np. maszynę czy nowe stanowisko pracy – to wydatki poniesione na ten cel uwzględnia właśnie w kolumnie 13. Przykładem może tu być np. zakup części do zbudowania stacji napełniania butli gazem.
Forma elektroniczna
Forma elektroniczna księgi przychodów i rozchodów prowadzona jest w sposób podobny do formy tradycyjnej, z tym że w systemie teleinformatycznym.
Księga przychodów i rozchodów jest najprostszym sposobem na księgowanie dochodów i wydatków w swojej firmie. Ta forma ewidencji jest dosyć prosta niezależnie od tego, czy jej forma jest tradycyjna, czy elektroniczna.