Kilometrówka to pojęcie z którym bardzo często spotyka się wielu przedsiębiorców. Jest to sposób rozliczania użytkowania samochodu prywatnego przez samego przedsiębiorcę do celów służbowych, jak i przez zatrudnionych przez niego pracowników. Rozwiązanie jest bardzo praktyczne i pozwala na względnie wyrównane prowadzenie rozliczeń, a co za tym idzie ułatwia prowadzenie w tym zakresie księgowości.

Co to jest kilometrówka

Kilometrówka jest to ewidencja przebiegu pojazdu, która musi być prowadzona przez osoby posługujące się pojazdem prywatnym do celów służbowych w ramach prowadzonego przez siebie przedsiębiorstwa. Służy przede wszystkim rozliczeniu paliwa użytkowanego do celów służbowych. Dzięki tej ewidencji można zużytkowane paliwo zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności, a co za tym idzie, można nieco obniżyć sobie podstawę opodatkowania.

Jak to rozliczać

Przede wszystkim należy pamiętać, że w ewidencji powinna się znaleźć każda wykonana trasa. Nie można wprowadzić do ewidencji wyłącznie zbiorczego zestawienia za cały miesiąc. Jeżeli w miesiącu zostały wykonane dwie, to należy rozpisać ich odległości i zanotować każdą z nich, dopiero później wprowadzić wartość łączną. Jeżeli w miesiącu będzie wykonane dziesięć tras, to również każda z nich musi zostać rozpisana według odległości i dopiero na koniec miesiąca może zostać wprowadzona wartość sumaryczna. Oczywiście, mowa jak dotąd wyłącznie o przejechanych kilometrach.

Na tym jednak nie koniec. Każdy przejechany kilometr należy rozliczyć zgodnie z ustalonymi na dany rok stawkami. Oczywiście, mnożnik można zastosować do wartości sumarycznej. Stawki są uzależnione od pojemności silnika i należy zastosować stawkę właściwą dla auta, które jest zarejestrowane jako prywatne wykorzystywane do celów służbowych. Na rok 2017 obowiązują następujące stawki:

• 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
• 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,

Dodatkowe wydatki na auto

Każdy kierowca wie, że użytkowanie auta to nie tylko przejazdy i pokonywane kilometry. To również wiele innych elementów. To również materiały eksploatacyjne, jak wlewane do baku paliwo czy płyn do spryskiwaczy.

W przypadku tych wydatków stosuje się w rozliczeniach ceny netto plus połowę nieodliczonego podatku VAT, zgodnie z przepisami ustawy. Przedsiębiorca może więc doliczyć do poniesionych wydatków rozliczonych na bazie kilometrów również te dodatkowe na materiały eksploatacyjne.

Jeżeli dodatkowe wydatki zmieszczą się w limicie wydatków ustalonych na bazie przejechanych kilometrów (np. z kilometrówki wynika, że odliczeniu podlega 150zł, a na paliwo i płyn wydał 130zł), to przedsiębiorca może odliczyć te 130zł, a pozostałe w ten sposób 20zł (150 – 130 = 20) zostaje przeniesione na kolejny miesiąc i doliczone do limitu. Jeżeli więc kierowcy z rozliczenia kilometrówki wyjdzie limit znów 150zł, to rzeczywistości wynosi on 170zł, bo 20zło przeniesione zostaje z poprzedniego miesiąca. Jeżeli jednak, przedsiębiorca wyda na płyn i paliwo nie 130 zł, a 170zł, to i tak rozliczyć może 150zł wynikające z rozliczenia kilometrówki (przykład z pierwszego miesiąca). Nierozliczone 20zł (170zł – 150zł = 20zł) przenosi na kolejny miesiąc i wówczas może je rozliczyć. Jeżeli w kolejnym miesiącu limit z kilometrówki wyniesie dla niego 120zł, a na paliwo wyda 80zł to po uwzględnieniu przeniesionych 20zł odliczyć może sobie 100zł, a nadwyżka przechodzi na koleny miesiąc rozliczeniowy.

Kilometrówka rozliczana jest wyłącznie w roku podatkowym, czyli od stycznia do grudnia. Nadwyżki z grudnia nie można przenieść na styczeń. Od stycznia ewidencja musi być prowadzona od nowa.

Kilometrówka jest bardzo praktycznym i prostym do zastosowania rozwiązaniem. Warto się z zapoznać z jej prawidłowym rozliczaniem i stosowaniem, ponieważ pozwala ona kontrolować wydatki i koszty ponoszone na wykorzystywany w przedsiębiorstwie samochód. Stosując elektroniczne formy rozliczania można to wykorzystywać jeszcze skuteczniej i jeszcze łatwiej.