Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się ściśle z rozliczaniem różnorodnych zdarzeń gospodarczych, które mają miejsce w ramach prowadzonej firmy. Niektóre z tych zdarzeń generują zyski, inne zaś generują koszty. O ile w firmie należy ponosić bardzo różnorodne wydatki, o tyle nie wszystkie stanowią rzeczywiście koszty uzyskania przychodu. To, które z tych kosztów można odliczyć od podstawy opodatkowania, regulują odpowiednie przepisy. Przed rozpoczęciem prowadzenia rozliczeń warto się z nimi zapoznać, by wiedzieć, co można wliczyć do kosztów, a co tym kosztem nie będzie.

• Koszty uzyskania przychodu

Co do zasady, do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wszystkie te wydatki, których poniesienie w sposób pośredni bądź bezpośredni przyczyni się do uzyskania przychodu lub pozwoli zabezpieczyć źródło przychodu. Co za tym idzie, wykazując jakieś wydatki w kosztach uzyskania przychodu, przedsiębiorca musi się liczyć z tym, że będzie musiał uzasadnić ich poniesienie. To na nim spoczywa konieczność udowodnienia związku wydatków z zyskami. Jeżeli taki związek nie zostanie wykazany lub będzie co najmniej wątpliwy, to wówczas, podczas ewentualnej kontroli skarbowej, mogą go spotkać bardzo poważne konsekwencje, w tym finansowe.

Nieuzasadnione wprowadzenie wydatków do kosztów uzyskania przychodu pomniejsza podstawę opodatkowania i naliczony podatek. Skoro więc przedsiębiorca wpłaca podatek w zbyt niskiej kwocie, oznacza to, że rozlicza się nieprawidłowo, a to już jest obciążone różnorodnymi skutkami.

Nie bez znaczenia jest tu również kwestia dokumentowania wydatków. Poza tym, że muszą mieć one związek z generowanymi przez firmę zyskami, to muszą być jednoznacznie udokumentowane. Do potwierdzających wydatek dokumentów należą rachunki, faktury, faktury VAT RR, rachunki celne. Paragony, czy innego rodzaju dokumenty nie mogą stanowić podstawy do wprowadzenia wydatków do księgowości.

W niektórych sytuacjach, przedsiębiorca może wykorzystać, do udokumentowania poniesionego wydatku, tak zwane dokumenty wewnętrzne, czyli stworzone samodzielnie na własne potrzeby. Jednakże, by miały one swoją wartość księgową muszą być przygotowane zgodnie z wytycznymi zawartymi w przepisach. Oznacza to, że muszą precyzyjnie opisywać zdarzenie gospodarcze – zakup towaru lub usługi, muszą być oznaczone datą, kwotą jednostkową za zakup, zakresem zakupu oraz jego wartością sumaryczną. Na dokumencie muszą się również znaleźć podpisy osób, które w danym zdarzeniu gospodarczym brały udział.

• Co można wliczyć w koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu, jak już wspomniano, muszą się wiązać z generowanymi zyskami lub zabezpieczeniem źródła dochodu. To oznacza, że takie wydatki, jak opłacenie biura, podróży służbowych, utrzymania służbowego samochodu, czy wyrobienie pieczątki i utrzymanie pracowników, oczywiście można zaliczyć do ponoszonych przez firmę kosztów uzyskania przychodu. Wszystkie wymienione wydatki rzeczywiście przyczyniają się do generowania zysków, wpływają na pracę i rozwój firmy, można je więc jednoznacznie uzasadnić.

Problem może się pojawić przy rozliczaniu takich zakupów jak kawa czy ciastka do biura. Oczywiście, służą one temu, by kontrahentów przyjmować w odpowiedni sposób i móc im zaproponować poczęstunek. Jednak takie wydatki nie są jednoznaczne i warto się dobrze zastanowić nad nimi, zanim się je wprowadzi do księgowości.

Zdecydowanie dobrą praktyką jest zatrudnienie doświadczonego księgowego, który nie tylko zna aktualne obowiązujące przepisy, ale co ważniejsze, potrafi je też prawidłowo zinterpretować i zastosować do konkretnej sytuacji. Dzięki niemu prowadzenie ksiąg będzie zdecydowanie prostsze i bardziej efektywne, a wątpliwe wydatki będzie można pominąć w księgowości, czym przedsiębiorca nie narazi się na kontrole i konieczność składania wyjaśnień.