Rachunkowa księga przychodów i rozchodów to zestawienie różnorodnych operacji, które zostały przeprowadzone przez dane przedsiębiorstwo. Oczywiście, są to zarówno wszelkiego rodzaju zyski firmy, czyli transakcje sprzedaży towarów lub usług, jak również różnego rodzaju wydatki, czyli zakupy. Kupowane mogą być zarówno towary, jak i usługi. Ważne jednakże by wszystkie transakcje, niezależnie od ich charakteru były prawidłowo ewidencjonowane i prawidłowo dokumentowane w prowadzonych księgach.

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności

W pierwszej kolejności należy się zastanowić, jakie wydatki w ogóle można włączyć do kosztów prowadzonej przez siebie działalności. Co to może być? Nie każdy poniesiony koszt można wliczyć do swojej ewidencji, ponieważ wydatki poniesione na firmę muszą być potrzebą tej firmy uzasadnione.

Zgodnie z przepisami do wydatków firmy można zaliczyć te, które bezpośrednio należy ponieść po to, by uzyskać przychody lub też te, które należy ponieść by zabezpieczyć lub zachować źródło przychodów. Jest tu więc bardzo wyraźnie podkreślony związek pomiędzy poniesionymi kosztami, a uzyskiwanymi dochodami.

I tak, do kosztów z całą pewnością można doliczyć koszty związane z utrzymaniem biura, materiałami papierniczymi, promocyjnymi, związane z utrzymaniem strony internetowej czy też podróżowaniem. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że koszty te muszą jednoznacznie wiązać się z prowadzoną działalnością. W razie kontroli, gdyby pojawiły się u kontrolerów wątpliwości dotyczące niektórych wydatków, to przedsiębiorca ma obowiązek uzasadnić ich znaczenie i sensowność.

W jaki sposób można udokumentować poniesione koszty

Jeżeli poniesiony wydatek jest rzeczywiście związany z charakterem prowadzonej działalności i ma znaczenie dla uzyskiwania przez przedsiębiorcę dochodu należy go odpowiednio udokumentować. Nie można wprowadzić do rejestru wydatku, na który nie ma odpowiedniego dokumentu, czyli potwierdzenia. Przepisy rozporządzenia dotyczącego prowadzenia księgowości jasno precyzują dokumenty, które mogą być traktowane jako dowody księgowe. Tylko takie zostaną bowiem uznane przez urząd skarbowy w razie prowadzonej kontroli. Do uznawanych dokumentów księgowych należą więc przede wszystkim faktury, faktry VAT, rachunki czy też dokumenty celne. Może to również być dzienne zestawienie dochodów, które wystawiane jest na koniec dnia, jako zbiorcze zestawienie sprzedaży służące do zaksięgowania. Różnego rodzaju noty księgowe sporządzone z różnych powodów, jak również o różnej treści. Warunkiem jest jednak to, by każda taka nota została sporządzona zgodnie z wytycznymi. Uznawane są również dowody przesunięć, opłat pocztowych lub opłat bankowych oraz dowody wewnętrzne.

Bardzo ważne jest zachowanie ich poprawności nie tylko od strony samej treści dokumentu, ale również od strony formalnej. Błędy formalne mogą być podstawą do odrzucenia danej faktury.

W jaki sposób prowadzona jest ewidencja kosztów

Po zweryfikowaniu dokumentów księgowych należy je odpowiednio zewidencjonować. Wszystkie zapisy w księdze powinny być prowadzone starannie i czytelnie. Należy notować w języku polskim, a kwoty muszą być wprowadzane w złotówkach. Ewidencjonować można wyłącznie te wydatki, które są prawidłowo i poprawnie udokumentowane.

Sam zapis powinien składać się z kilku elementów, wśród których znajduje się liczba porządkowa wydatku, data zdarzenia gospodarczego, numer dowodu księgowego oraz dane kontrahenta. Oczywiście, należy również opisać samo zdarzenie gospodarcze, żeby łatwiej było je zidentyfikować.

W KPiR wszystkie kolumny są precyzyjnie opisane i rejestrując wydatki trzeba po prostu wypełnić każdą z nich. Wyjątek stanowią kolumny od 10 do 16, które służą odpowiedniemu zakwalifikowaniu poniesionego wydatku. Część bowiem stanowi zakup towarów, inne wydatki to zakup surowców, jeszcze inne to wypłaty dla pracowników. Kwotę wydatku trzeba więc wprowadzić w tej kolumnie, której dany wydatek odpowiada.

Prawidłowe księgowanie wydatków jest niezwykle istotne i wymaga ogromnej staranności i precyzji. Wszystkie informacje znajdujące się w księdze muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w poprawnie sporządzonych dokumentach księgowych.