Posiadanie kasy fiskalnej wiąże się z koniecznością realizowania pewnych obowiązków. Zostały one jasno i precyzyjnie sformułowane w przepisach skarbowych,  a ich celem jest ujednolicenie sposobu fiskalizowania oraz serwisowania kas fiskalnych, które są własnością różnych przedsiębiorców. W efekcie przedsiębiorca, który dysponuje kasą zostaje zobowiązany określonymi obowiązkami, które mus wykonać w określonym czasie.

Fiskalizacja kasy

Pierwszym obowiązkiem przedsiębiorcy, który dopiero zaczyna swoją pracę z kasą fiskalną jest jej fiskalizacja. Kasę należy zakupić i zarejestrować w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na rozliczane podatki. Na zgłoszeniu należy podać całkowitą liczbę kas, które będą wykorzystywane przez dane przedsiębiorstwo oraz adresy instalacji wszystkich urządzeń.

Kasy można wprowadzać do przedsiębiorstwa stopniowo. W pierwszym miesiącu, w którym występuje obowiązek posiadania kas należy wprowadzić minimum 1/5 wszystkich urządzeń. W kolejnym miesiącu, kolejną część, ale nie mniejszą niż ta wprowadzona w pierwszym.

Po zgłoszeniu do naczelnika należy przeprowadzić fiskalizację. Jest to czynność jednorazowa, wykonywana tylko na początku funkcjonowania kasy. Polega na tym, że synchronizowana jest praca modułu z pamięcią fiskalną kasy. Jeżeli jest prawidłowo przeprowadzona to kończy się wydrukowaniem raportu dobowego z kasy. Ta procedura powinna się odbywać w obecności serwisanta, który w przyszłości również będzie się tą właśnie kasą opiekował. Co ważne, serwisant musi być pracownikiem serwisu certyfikowanego przez producenta lub dostawcę kas.

Po dokonaniu fiskalizacji, należy zgłosić urządzenie jako przygotowane do prowadzenia rejestracji.

Regularne przeglądy

W toku użytkowania kasy fiskalnej przedsiębiorca jest zobowiązany do jej systematycznego serwisowania i prowadzenia przeglądów technicznych. Każdy kolejny przegląd powinien być przeprowadzony najpóźniej dwa lata po poprzednim przeglądzie. Dłuższe przerwy mogą skutkować poważnymi i wysokimi karami grzywny dla przedsiębiorcy, który nie dopilnował swojego obowiązku.

Termin narzucony przez urząd skarbowy jest nieprzekraczalny i nie ma od niego odstępstw, nawet w przypadku bardzo poważnych zdarzeń, które nie są zależne od samego podatnika. To on jest bowiem odpowiedzialny za serwisowanie swojej kasy, za jej stan techniczny i to on jest zobowiązany wykonać wszystko w terminie. Można oczywiście przeprowadzić przegląd wcześniej, nie ma tutaj ograniczeń. Nie można natomiast zrobić tego później.

Regulacje prawne

Wszystkie przedstawione wyżej obowiązki przedsiębiorcy związane zarówno z pierwszą rejestracją kasy, jak i z późniejszym jej serwisowaniem i dokonywaniem przeglądów mają swoje źródło w zapisach ustaw regulujących tego rodzaju działalność.

Oczywiście, nadal nie wszyscy przedsiębiorcy są zobowiązani do wprowadzenia kasy fiskalnej do swojego przedsiębiorstwa. Jest to uzależnione od kilku czynników i ustawodawca zaoferował zwolnienie dla niektórych (w tym dla tych przedsiębiorców, którzy nie uzyskują obrotu powyżej 20.tys. złotych). Trzeba jednak pamiętać, że nie wszyscy przedsiębiorcy, którzy rzeczywiście spełniają warunek obrotowy mogą z tego zwolnienia skorzystać. Warunek nie dotyczy osób prowadzących salony kosmetyczne czy fryzjerskie i innych usługodawców. Warto więc sprawdzić, czy jest się w gronie zwolnionych, czy tych, którym zwolnienie nie przysługuje.

Niedociągnięcia czy zaniedbania, wynikające nawet z niewiedzy czy nieświadomości są przez urząd skarbowy traktowane bardzo surowo i ostro. Co za tym idzie, przedsiębiorca, który niedopełnia swoich obowiązków w jakimkolwiek wymiarze może się liczyć z bardzo poważnymi konsekwencjami. Oczywiście, wszystko można wyjaśnić, a konsekwencje nie są obligatoryjnie ustalone – urząd może nałożyć karę, ale nie musi. Natomiast stres i nerwy, jakie się wiążą z wyjaśnieniami i uporządkowaniem źle zinterpretowanej sytuacji mogą być naprawdę duże i lepiej się na to po prostu nie narażać.