Prowadzenie księgowości dla małych firm to z jednej strony bardzo uproszczone zasady księgowania, z drugiej strony konieczność prowadzenia bardzo szczegółowych i precyzyjnych rejestrów. Bardzo często księgowość małych firm nazywana bywa małą księgowością i rzeczywiście regulują ją nieco bardziej uproszczone przepisy niż te, które obowiązują w przypadku prowadzenia pełnej księgowości. O czym powinien pamiętać przedsiębiorca prowadzący małą firmę? Jakie elementy rozliczenia są dla niego absolutną koniecznością? Warto się temu przyjrzeć.
Niezbędne dokumenty
Mała księgowość wiąże się z prowadzeniem Księgi Przychodów i Rozchodów. Jest to dokument, w którym notowane są różnego rodzaju przychody, wydatki i ponoszone koszty. To dokument, który pozwala na miesięczne bilansowanie wszystkich ruchów finansowych w firmie. Dzięki temu, że dokument pozwala zanotować zarówno przychody, jak i rozchody pozwala na określenie sytuacji finansowej firmy. Księgę prowadzą przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.
Ewidencja przychodów to odpowiednik księgi przychodów i rozchodów, z tym że prowadzony dla przedsiębiorców, którzy opodatkowani są ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Na bazie powyższych dokumentów przedsiębiorca przygotowuje rozliczenie podatkowe dla urzędu skarbowego.
W niektórych przedsiębiorstwach pojawia się jeszcze konieczność prowadzenia dodatkowych zestawień i dokumentacji. Należy do nich ewidencja środków trwałych firmy, ewidencja wyposażenia lub też ewidencja przebiegu pojazdu. Każdy z nich możne mieć znaczenie podczas ewentualnej kontroli ze strony urzędu skarbowego. Każdy też z nich to sposób na precyzyjne określenie i udokumentowanie wydatków w firmie.
Rozliczanie podatku VAT
W niektórych sytuacjach prowadzący małe firmy muszą rozliczać się również z podatku od towarów i usług VAT. W takiej sytuacji przedsiębiorca jest zobowiązany do tego, by prowadzić specjalny rejestr zakupów i sprzedaży VAT. Dokument ten jest potrzebny, by możliwe było precyzyjne rozliczenie podatku VAT. Wszelka sprzedaż, która jest opodatkowana, powoduje naliczenie podatku do odprowadzenia, natomiast wszelkie zakupy tym podatkiem obciążone, powodują, że przedsiębiorca może sobie ten podatek odliczyć od tego, który ma opłacić. Z uwagi na to, że obecnie funkcjonują trzy stawki podatku VAT, konieczne jest prowadzenie precyzyjnej ewidencji, która pozwoli na dokładne rozliczenia.
Opłacanie składek ZUS
Odprowadzanie składek do ZUS to element obowiązkowy każdej działalności. Nie ma tu w zasadzie znaczenia czy firma jest mała, duża czy średnia. Każda jest zobowiązana do prowadzenia rozliczeń z ZUSem. Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do opłacenia swojej składki do dziesiątego dnia miesiąca następnego po tym, za który składka ma być naliczona. Natomiast w przypadku zatrudniania pracowników, termin ten to piętnasty dzień każdego następnego miesiąca. Warto wiedzieć, że część składek może zostać zaliczona do kosztów prowadzenia działalności, część nie. To, jaka część może się stać kosztem, regulują szczegółowe przepisy dotyczące prowadzenia księgowości.
Widać na podstawie powyższych informacji, że prowadzenie księgowości, nawet małej firmy jest dość skomplikowane. Nawet uproszczona księgowość wymaga wiedzy, doświadczenia i znajomości aktualnych przepisów prawa. Popełnienie błędu może poskutkować opłaceniem podatku w niewłaściwej wysokości. O ile będzie on zbyt wysoki, nie będzie problemów. Jeżeli jednak opłacony podatek będzie zbyt niski, może pojawić się problem, a urząd skarbowy będzie oczekiwał wyjaśnień i dopłaty. Nie są to oczywiście szczególnie dotkliwe konsekwencje, ale stanowią dodatkowe utrudnienia i zamieszanie, co nie jest potrzebne podczas prowadzenia działalności. Najlepiej jest w takiej sytuacji zatrudnić doświadczonego księgowego, który bezbłędnie rozliczy wszelkie przychody i rozchody oraz określi zobowiązania przedsiębiorcy wobec państwa.