Przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż towarów lub usług na rzecz konsumentów nieposiadających działalności gospodarczej lub też posiadających, ale dokonujących zakupów, które nie są przeznaczone na cele firmy czy też na cele prowadzonej działalności oraz rolników rozliczających na ryczałcie jest zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej. Kasa ta ma dokumentować prowadzone transakcje. Jej celem jest ochrona praw konsumenta oraz zabezpieczenie zasad uczciwej konkurencji. Ponieważ posiadanie kasy fiskalnej to spory wydatek, ustawodawca oferuje różnorodne możliwości refinansowania poniesionych kosztów.

Możliwość zminimalizowania kosztów

Zwrot kosztów poniesionych na kasę fiskalną może się odbywać na kilka różnych sposobów. Jednym z nich jest na przykład możliwość odliczenia podatku VAT, który został zapłacony w czasie nabycia samego urządzenia. Podatek może zostać odprowadzony zarówno w całości, jak i w odpowiedniej proporcji.

Drugą możliwością swego rodzaju odzyskania poniesionych kosztów jest wprowadzenie ich do kosztów prowadzonej działalności, według tej samej zasady, jaka obowiązuje przy rejestrowaniu innych kosztów.

Dodatkowym ułatwieniem dla podatników, którzy dopiero zaczynają prowadzić rozliczenia za pomocą kasy fiskalnej jest możliwość odliczenia od podatku VAT 90% ceny netto kasy. To bardzo duża ulga, która w połączeniu z pozostałymi stanowi odczuwalne wsparcie dla przedsiębiorcy. Jest tu jednak wprowadzone pewne ograniczenie. Kwota nie może przekroczyć 700zł.

Uzyskanie odliczenia jest możliwe wyłącznie jeżeli kasa zostanie zarejestrowana, zgłoszona do Urzędu Skarbowego oraz sfiskalizowana zgodnie z obowiązującymi terminami, przepisami i regulacjami. Odliczenie dotyczy wyłącznie pierwszego zakupu kas i ich terminowego zgłoszenia. W przypadku zakupu kolejnych, odliczenie nie przysługuje.

Zasady i warunki odliczenia

Warunkiem uzyskania odliczenia jest złożenie do naczelnika urzędu skarbowego odpowiedniego oświadczenia, w którym znajdzie się informacja na temat liczby zakupionych kas oraz miejscach ich użytkowania. Wspomniane oświadczenie należy złożyć najpóźniej dzień przed rozpoczęciem ewidencjonowania na kasie. Przynajmniej jedna piąta posiadanych kas musi rozpocząć swoją pracę, a sprzedaż należy na nich rejestrować w momencie utraty zwolnienia. Pozostałe kasy wchodzą do użytku w każdym kolejnym miesiącu.

Do deklaracji podatkowej, która ma stanowić podstawę skutecznego odliczenia, należy dołączyć kserokopię dowodu zakupu kasy fiskalnej. Dołączyć należy również dowód uiszczenia opłaty (jeżeli została wystawiona faktura na przelew z odroczonym terminem płatności). Dowód uiszczenia opłaty powinien opiewać na całą kwotę, jaką należało zapłacić.

Uzyskanie zwrotu jest możliwe wyłącznie jeżeli podatnik złoży w urzędzie skarbowym wniosek zawierający jasno określone informacje. Na wniosku powinny się znaleźć:

• Imię i nazwisko podatnika lub nazwa prowadzonej przez niego firmy
• Dane adresowe wraz z podanym numerem kontaktowym
• Numer Identyfikacji Podatkowej
• Dane podmiotu, który serwisuje kasę i dokonał jej fiskalizacji
• Dowód zakupu wraz z dowodem opłacenia całej kwoty za kasę

W przypadku prowadzenia działalności taksówkarskiej, dodatkowo należy dołączyć odpowiednią licencję uprawniającą do prowadzenia działalności oraz dokument potwierdzający synchronizację kasy fiskalnej z taksometrem zainstalowanym w danej taksówce. Niezbędne jest również podanie danych identyfikacyjnych pojazdu, jak numer rejestracyjny oraz jego numer boczny.

Kasa fiskalna stanowi dla wielu przedsiębiorców bardzo duże obciążenie finansowe. I w istocie nim jest zważywszy na ceny urządzenia oraz koszt dopuszczenia go do użytku i późniejszego serwisowania. Ustawodawca zaoferował jednak przedsiębiorcom rozwiązania finansowe, które pozwalają nieco te koszty zminimalizować. Inwestycję trzeba ponieść, jednak można potem legalnie uzyskać zwrot części kosztów. Tego rodzaju rozwiązanie ma usprawnić proces fiskalizowania przedsiębiorstw.