Zdarza się tak, że pracodawcy przekazują na rzecz swoich pracowników różnorodne świadczenia, które nie są dla pracowników odpłatne. Część z tych świadczeń powoduje, że u pracownika powstaje dodatkowy przychód z tytułu stosunku pracy. Część jednak tych świadczeń takiego przychodu nie generuje. Kiedy mamy do czynienia z każdą z tych sytuacji? Jak je rozróżniać i co decyduje o tym, czy przychód powstaje czy nie?
Przychód ze stosunku pracy
Na podstawie łączącego pracodawcę i pracownika stosunku pracy, świadczenia przekazywane przez pracodawcę pracownikowi za wykonaną pracę stanowią przychód tego ostatniego z tytułu wykonywanej pracy. W związku z tym podlegają one opodatkowaniu i należy się z nich rozliczyć. Świadczenia te mogą mieć charakter pieniężny – w postaci klasycznej wypłaty przelewanej zazwyczaj na konto pracownika, jak również w postaci różnorodnych dóbr i innych świadczeń.
Ordynacja podatkowa, która reguluje tego rodzaju świadczenia i rozliczenia wymusza zatem na pracowniku konieczność oszacowania wartości w przypadku świadczeń niepieniężnych i rozliczenia tej wartości w deklaracji podatkowej.
Ustalenie wartości świadczeń nieodpłatnych
W przypadku gdy pracodawca rozlicza się ze swoim pracownikiem za pomocą świadczeń niepieniężnych, może to być rozliczenie w naturze, ustalenie wartości tego świadczenia odbywa się na podstawie cen, które stosowane są wobec innych odbiorców. W jakich sytuacjach należy określić wartość pieniężną świadczenia nieodpłatnego?
Przede wszystkim, gdy pracownikowi świadczona jest usługa, która jest przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej pracownika. Wówczas jej wycena jest dokonywana na podstawie cen przekazywanych innych odbiorcom.
Jeżeli usługi świadczone pracownikowi zostały przez pracodawcę zakupione. Wówczas, wycenia się je na podstawie cen zakupu.
Jeżeli pracodawca udostępni pracownikowi nieodpłatnie lokal lub budynek do użytkowania, wówczas rozliczenie takiego świadczenia odbywa się na podstawie czynszu, jaki pracownik musiałby zapłacić, gdyby samodzielnie tę nieruchomość wynajął.
Rozliczenie prowadzi się również jeżeli pracodawca udostępnia przedmioty, towary i rzeczy, udostępnia prawa lub inne usługi. Wycena musi odbywać się na podstawie cen rynkowych, ale z uwzględnieniem ewentualnego stopnia zużycia, czy aktualnej wartości udostępnianego świadczenia.
Świadczenia częściowo nieodpłatne
Może się tak zdarzyć, że pracodawca oferuje swojemu pracownikowi usługi lub towary częściowo nieodpłatne. Na przykład sprzedaje pracownikowi swój towar po cenach preferencyjnych. Takie rozwiązanie powoduje, że trzeba zastosować nieco inny mechanizm do rozliczenia przychodu pracownika. Może też się okazać, że usługi, które pracodawca świadczy pracownikowi są tylko częściowo niepłatne, a część pracownik musi jednak uregulować.
W takiej sytuacji ponownie trzeba rozliczyć całkowitą wartość towaru lub usługi i pomniejszyć ją o tę część, którą pracownik musi uregulować, bo oczekuje tego od niego pracodawca. Różnica pomiędzy całkowitą wartością, a częścią opłaconą przez pracownika stanowi dodatkowy przychód pracownika i od tej różnicy należy ustalić podatek i odprowadzić zaliczkę na ten podatek dochodowy.
Prezenty dla odchodzących pracowników
Warto również wiedzieć, że upominki i prezenty kupowane dla odchodzących z pracy pracowników, również powinny być uwzględnione jako wynagrodzenie wypłacane w naturze. Powinny być wycenione i uwzględnione w przychodach pracownika. Należy wyliczyć należny od nich podatek i w formie zaliczki odprowadzić odpowiednią kwotę do urzędu skarbowego. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy to pracownicy składają się na taki prezent dla odchodzącego. Wówczas, upominek nie jest finansowany z pieniędzy przedsiębiorstwa, a z prywatnych środków osób zatrudnionych, nie stanowi więc wynagrodzenia i jako taki nie musi być rozliczony. Jeżeli jednak pracodawca chce podziękować prezentem zakupionym z pieniędzy firmowych, to ten upominek należy opodatkować i uwzględnić w rocznym zeznaniu podatkowym.