Podczas prowadzenia działalności gospodarczej, wszelkie zdarzenia gospodarcze należy dokumentować. Służą temu przede wszystkim faktury, w niektórych sytuacjach również rachunki. Każda taka wystawiona lub otrzymana faktura musi zostać niezwłocznie prawidłowo zaksięgowana w zestawieniu z bieżącego miesiąca. Zdarza się jednak tak, że w natłoku spraw, dokumentów i innych obowiązków, taka faktura może zaginąć. Co należy zrobić, gdy taka faktura odnajdzie się po czasie, czyli po miesiącu, w którym doszło do zdarzenia gospodarczego?

 

 

• Kiedy należy zaksięgować fakturę

 

 

Zgodnie z obowiązującymi zasadami, faktura wystawiona lub otrzymana powinna być zaksięgowana z datą dokonania zakupu/sprzedaży lub z datą jej wystawienia. Czas na sporządzenie dokumentu nie jest długi, więc zazwyczaj data zdarzenia gospodarczego pokrywa się po prostu z datą wystawienia dokumentu. Jeżeli jednak następuje pewne przesunięcie, to i tak miesiąc zdarzenia i miesiąc wystawienia faktury jest ten sam.

Zaraz po otrzymaniu faktury, rachunku lub noty, należy ją odpowiednio zaksięgować, umieścić wpis we właściwej rubryce, a fakturę schować do pozostałych zaksięgowanych dokumentów.

 

 

• Rozliczanie kosztów

 

Prawidłowe księgowanie faktur ma znaczenie przede wszystkim wówczas, gdy podatnik chce rozliczać swoje koszty uzyskania przychodów oraz koszty poniesione w związku z opłacaniem podatku VAT naliczonego od faktury zakupowej.

Koszty uzyskania przychodu, które w toku działalności ponosi podatnik można podzielić na koszty pośrednie i bezpośrednie. Należy je rozliczać w bieżącym roku działalności, przy czym koszty bezpośrednie podatnik ma obowiązek księgować i rozliczać w momencie ich poniesienia.

Dodatkowo, podatnik może również rozliczać VAT naliczony do realizowanych przez niego zakupów. W tym przypadku obowiązek rozliczenia przypada w danym okresie rozliczeniowym, w którym VAT był opłacony. Jeżeli jednak podatnik tego nie zrobi, to ma na to dodatkowy czas, który wynosi dwa kolejne okresy rozliczeniowe. Innymi słowy, maksymalnie do dwóch miesięcy od opłacania VAT można go jeszcze rozliczyć.

 

 

• Skutki nieprawidłowego księgowania faktur

 

W przypadku takiej zaginionej faktury, która odnajduje się po jakimś czasie, nie można jej zaksięgować w miesiącu, którego ona dotyczy, ponieważ jest on już zamknięty na tym etapie. W związku z tym, wobec prowadzonej przez przedsiębiorcę Księgi Przychodów i Rozchodów można wysunąć zarzut, że jest ona prowadzona nierzetelnie, a za jej rzetelność odpowiada sam przedsiębiorca.  Ponadto, niezaksięgowanie wydatków, skutkuje zaniżeniem kosztów uzyskania przychodu oraz zawyżeniem podstawy opodatkowania. W dalszej konsekwencji, księga nie odzwierciedla rzeczywistych zdarzeń gospodarczych, które miały miejsce, jest więc podstawa do jej podważenia oraz podważenia sposobu, w jaki jest ona prowadzona, a to może sprowadzić na przedsiębiorcę kontrole skarbowe. O ile takie kontrole nie są niczym złym, o tyle spowalniają na pewien okres pracę przedsiębiorstwa, ponieważ przedsiębiorca musi być do dyspozycji kontrolerów.

Jeżeli więc zdarzy się tak, że odnajdzie się zaginiona faktura, po czasie dłuższym niż dwa miesiące, to należy ją zaksięgować w momencie jej odnalezienia. Odliczenie kosztów będzie możliwe w momencie jej zaksięgowania. Jeżeli zaś chodzi o podatek VAT, to w tej sytuacji możliwe jest jedynie wykonanie korekty rozliczenia. Bez korekty i jej uzasadnienia, nie można wprowadzić faktury VAT i odliczyć podatku, ponieważ czas na jego rozliczenie już po prostu minął.

Można też zaksięgować daną fakturę VAT bez korekty korekty tego podatku, ale wówczas zaksięgowana może być wyłącznie kwota netto, a podatek nie może zostać rozliczony. Jest to możliwe ponieważ rozliczenie podatku VAT jest prawem, a nie obowiązkiem podatnika. Z takiego prawa może on dobrowolnie zrezygnować.

Jeżeli zaginie faktura sprzedażowa, to natychmiast po jej odnalezieniu należy wykonać korektę zapisów w księdze, nawet jeżeli dotyczy to zamkniętych miesięcy czy zamkniętych i rozliczonych lat. Korekta musi zawierać uzasadnienie i prawidłowe rozliczenie zarówno podatku dochodowego, jak i podatku VAT.

Na podstawie powyższych informacji widać wyraźnie, że niezaksięgowana faktura stwarza pewne problemy, nie jest to jednakże sytuacja bez wyjścia, z którą przedsiębiorca nie może sobie poradzić. Można z niej wybrnąć, choć jest to nieco czasochłonne i wymaga przygotowania dodatkowych dokumentów.