Numerowanie dowodów księgowych jest niezwykle istotne, ponieważ pozwala wprowadzić porządek w całej dokumentacji, pozwala wszystkie dowody prawidłowo zaksięgować, a w razie kontroli można bez problemu wszystkie odnaleźć i pokazać. Numerowanie dowodów księgowych jest wręcz niezbędne podczas prowadzenia księgowości. Wielu przedsiębiorców ma jednak z tym ogromne problemy. Kwestią niewyjaśnioną jest często ciągłość numeracji, jaki okres powinien być uwzględniany – miesiąc czy rok oraz jak tę numerację projektować.
Numerowanie dowodów księgowych
Przede wszystkim trzeba mieć świadomość, że sposób numerowania dowodów księgowych został jednoznacznie uregulowany Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów powinna być prowadzona zgodnie z wytycznymi zawartymi we wspomnianym rozporządzeniu. Wszystkie zdarzenia podatkowe powinny być w niej kolejno notowane, a każde z nich powinno być opatrzone kolejnym numerem. Ten sam numer powinien się znaleźć również na dowodzie księgowym, który stanowi podstawę wpisania zdarzenia podatkowego do księgi. To jedna z bardzo istotnych informacji.
Drugim istotnym wskazaniem dotyczącym numerowania jest Ordynacja podatkowa. Zgodnie z zawartymi w niej wskazaniami, przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, wystawiający rachunki, powinni je kolejno numerować i przechowywać w tejże kolejności, aż do momentu przedawnienia się roszczeń podatkowych z każdego z nich.
Niestety, przepisy mówią wyłącznie o kolejności numeracji i zachowaniu porządku. To ważne wskazanie, natomiast pozostawia jednocześnie bardzo dużą swobodę w zakresie ustalania numeracji. Taka swoboda może jednak być źródłem konfliktów z urzędem skarbowym, który może kwestionować ten rodzaj numeracji.
Akceptowane i stosowane metody numeracji dowodów księgowych
Co do zasady i doświadczeń praktycznych, przedsiębiorcy numerują swoje dowody księgowe w jednym z dwóch cykli. Może to być cykl miesięczny lub roczny.
W cyklu rocznym, pierwszy numer powinien mieć pierwszy dowód księgowy wystawiony w nowym roku lub zaraz po rozpoczęciu działalności, jeżeli została otwarta w trakcie roku. Ostatni numer powinien więc mieć dokument, który jako ostatni zostaje wystawiony w danym roku podatkowym lub ostatni przed zamknięciem lub zawieszeniem działalności, jeżeli jest ona zamykana w trakcie roku podatkowego.
W cyklu miesięcznym natomiast, pierwszy numer, najczęściej łamany przez dany miesiąc, powinien mieć dokument wystawiany jako pierwszy w danym miesiącu. Ostatni numer przypada więc analogicznie dowodowi księgowemu wystawianemu ostatniego dnia danego miesiąca lub wcześniej, pod warunkiem, że nowe dowody nie będą wystawiane. Kolejny miesiąc powoduje, że numeracja prowadzona jest od nowa.
O czym należy pamiętać
Niezwykle istotna jest w tym zakresie kolejność numeracji oraz jej niepowtarzalność. Kolejność numeracji musi być zgodna z kolejnością zachodzenia wspomnianych zdarzeń podatkowych. Trzeba więc pamiętać o tym, by stale tego pilnować i dbać o formalności.
Niepowtarzalność numeracji powoduje, że w całej księdze podatkowej nie znajdą się dwa różne zdarzenia podatkowe o tym samym numerze dowodu księgowego. Żeby tak było, warto numer komponować z kilku składników. Jeżeli jest to numeracja roczna, to warto numer łamać przez rok, w którym doszło do zdarzenia, a jeżeli jest to numeracja miesięczna, to numer można łamać przez miesiąc i rok.
Zmiana sposobu numerowania dowodów
Zmiana sposobu numerowania dowodów księgowych również jest możliwa. Jeżeli dotychczas prowadzona była numeracja roczna, a przedsiębiorca chce ją teraz prowadzić miesięcznie, to może to zrobić, ale ważne, by zmianę wprowadził z początkiem nowego roku podatkowego. Jeżeli z cyklu miesięcznego chce przejść na roczny, to również jest to możliwe od początku roku podatkowego.
Numerowanie dowodów księgowych jest ważne i musi być prowadzone według czytelnej i jasnej zasady, tak by nic nie budziło wątpliwości i w księgach nie znalazły się dwa dowody o tym samym numerze.8