Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca nastawiony jest przede wszystkim na zysk. Nie da się go jednak osiągnąć bez ponoszenia żadnych kosztów. Czy jest to kwestia opłacenia biura, wynagrodzenia pracowników czy podróży służbowych, zawsze z uzyskaniem dochodów łączy się jakaś inwestycja. Polskie przepisy dotyczące księgowości pozwalają na uwzględnienie ponoszonych kosztów. Ma to o tyle duże znaczenie, że wysokość kosztów w odczuwalny sposób wpływa na podstawę opodatkowania przedsiębiorcy podatkiem dochodowym. Co za tym idzie wpływa również na jego nominalną wartość. Warto wiedzieć, w jaki sposób można rozliczać paliwo, niezbędne do podróży służbowych, w ramach księgowości w firmie.
Auta dostawcze, ciężarowe i transportowe
Jeżeli auto bezsprzecznie i bezdyskusyjnie przeznaczone jest na działalność firmy, sprawa jest stosunkowo prosta, ponieważ przebyte kilometry i spożytkowane paliwo w całości wliczane jest w koszty uzyskania przychodu. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku samochodów ciężarowych czy dostawczych powyżej 3,5t, które należą do firmy i znajdują się w jej ewidencji. Nieco inna sytuacja ma miejsce w przypadku samochodów osobowych z tak zwaną kratką. To auto osobowe, do 3,5t, które po wstawieniu kratki i uzyskaniu specjalnego potwierdzenia z uprawnionej stacji kontroli pojazdów może uzyskać status auta dostawczego. Po uzyskaniu wpisu do karty pojazdu, sprawa z takim autem również jest uproszczona. Wszelkie wydatki związane z jego użytkowaniem stanowią koszt uzyskania przychodu, mogą więc zostać odliczone.
Sytuacja się zmienia gdy, przedsiębiorca nie spełni definicji takiego pojazdu i wtedy np. może odliczyć jedynie 50 proc. naliczonego podatku od towarów i usług. Kwota podatku VAT od samochodów, która może zostać odliczona od zakupu takiego pojazdu, zależy właśnie od tego, czy jest on wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej i dla samochodów, których masa nie przekracza 3,5 tony.
Samochody osobowe
Odliczanie kosztów związanych z użytkowaniem samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej jest nieco bardziej skomplikowane. Wiele zależy od tego, w jaki sposób auto jest użytkowane i jaki ma charakter. Mamy tutaj do czynienia z kilkoma różnorodnymi sytuacjami. Każda z nich determinuje sposób rozliczeń.
Auto osobowe, które są kupione na firmę i wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Auta te mają przeznaczenie wyłącznie firmowe. Należy je zarejestrować na specjalnym formularzu w Urzędzie Skarbowym. Trzeba stworzyć regulamin ich użytkowania oraz założyć dla nich ewidencję przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówkę. Dokumenty te pozwalają na odliczanie wykorzystanego paliwa bez limitu. Każda podróż jest traktowana jako służbowa i służąca uzyskaniu lub zabezpieczeniu przychodu.
Auto osobowe, które należy prywatnie do przedsiębiorcy, ale jest wykorzystywane również do celów służbowych. W tym wypadku auto nie jest wprowadzone do ewidencji środków trwałych, nie trzeba też go rejestrować w Urzędzie Skarbowym. Trzeba jednak założyć dla niego ewidencję przebiegu pojazdu. Do ewidencji należy wprowadzić każdą podróż służbową, z uwzględnieniem miejsca startu, punktu docelowego i ilości pokonanych kilometrów. W takiej sytuacji podróż musi być uzasadniona względami firmy. Jeżeli nie ma uzasadnienia, kosztów nie można odliczyć. Na koniec miesiąca, pokonane kilometry są zliczane i mnożone przez wskazany w tabelach księgowych współczynnik. Uzyskany wynik to kwota, jaką można odliczyć w ramach kosztów uzyskania przychodu. Kilometrówka posiada limit wydatków i tylko w tych ramach można je zaliczyć w koszty uzyskania przychodów (takie koszty to m.in. wydatki na zakup paliwa, oleju, części zamiennych, przeglądy, naprawy, jak i proporcjonalnie OC i AC). Należy tu nadmienić, że jeżeli suma poniesionych wydatków jest niższa niż limit wykazany w ewidencji przebiegu pojazdu, to do kosztów uzyskania przychodu zalicza się tylko rzeczywistą kwotę udokumentowanych fakturami wydatków. Istotną informacją jest też to, że ewidencji przebiegu pojazdu dokonuje się narastająco od początku roku podatkowego, do końca miesiąca, którego dotyczy rozliczenie.
Auto, które jest wprowadzone do ewidencji środków trwałych firmy, ale jest użytkowane w sposób mieszany przez przedsiębiorcę. To rozwiązanie, w którym auto dla celów amortyzacyjnych jest wprowadzone do ewidencji, ale jest też użytkowane prywatnie. Wówczas należy postępować podobnie, jak powyżej. Ewidencjonowane mogą być wyłącznie uzasadnione podróże służbowe, a odliczone paliwo przeznaczone na ich odbycie.
Jak odliczyć paliwo na firmę?
W przypadku pracownika, który użytkuje swoje prywatne auto dla celów służbowych można zastosować jedno z dwóch rozwiązań. Pracownik może raz w miesiącu otrzymywać zryczałtowaną kwotę mającą pokryć koszty jego przejazdów. Nie ma potrzeby prowadzenia ewidencji. Kwota wypłacona może zostać wliczona jako koszty dla firmy. Z drugiej strony można zastosować rozliczenie poprzez delegacje. Pracownik, który wyjeżdża w delegację otrzymuje rozliczenie według określonej stawki za kilometr. Jest ona mnożona przez liczbę pokonanych kilometrów. W tej sytuacji należy prowadzić ewidencję delegacji.
Ważne by każdy poniesiony wydatek był odpowiednio udokumentowany (faktura, rachunek) i uzasadniony względami zawodowymi. Nie można bowiem dokonać odliczenia niezgodnie z zasadami, czy też bez dokumentu potwierdzającego poniesione wydatki.