Obecnie wszyscy, zarówno osoby fizyczne, jak i przedsiębiorcy, mają własne konta bankowe. Rozliczanie różnorodnych opłat i rachunków za pośrednictwem konta bankowego jest nie tylko prostsze i szybsze, ale również znacznie wygodniejsze. O ile w przypadku osoby prywatnej, opłaty za przelewy czy odsetki wynikające z oprocentowania konta, to zwykłe koszty i zyski, o tyle w przypadku przedsiębiorcy, każdy taki ruch finansowy musi mieć specjalne udokumentowanie i musi być rozliczony. Jak zatem rozliczać opłaty za wykonywane przelewy? Jak to dokumentować i księgować?

• Koszty rachunku bankowego

Prowadzenie konta bankowego wiąże się z różnorodnymi kosztami. Należy zapłacić za prowadzenie rachunku, za utrzymanie karty bankomatowej czy też za wykonywanie różnorodnych przelewów. Niekiedy, banki oczekują również wniesienia opłaty za utworzenie rachunku. Do opłat ponoszonych przy okazji prowadzenia konta bankowego zaliczyć można również prowizje za wypłaty z bankomatów innych niż danego banku czy też za wykonywanie transakcji walutowych.

Kwoty te zazwyczaj nie są bardzo wysokie. Jednakże po ich zsumowaniu nie tylko z danego miesiąca, ale również z całego roku, można otrzymać z tego znacznie wyższe wartości, szczególnie gdy transakcji jest dużo, a wiele z nich jest właśnie obarczonych różnorodnymi opłatami. Taka sytuacja powoduje, że przedsiębiorcy bardzo poważnie rozważają możliwość wprowadzenia tych opłat do kosztów prowadzonej działalności.

• Koszty prowadzenia działalności gospodarczej

Działalność gospodarcza generuje nie tylko zyski, ale również koszty. Ich zarejestrowanie jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy na ich poniesienie przedsiębiorca ma jednoznaczne dokumenty potwierdzające oraz, gdy poniesiony wydatek rzeczywiście wiąże się z uzyskiwaniem przychodu lub utrzymaniem jego źródła. Związek ten zaś może być bezpośredni lub pośredni. Taka definicja kosztów jest bardzo szeroka i daje bardzo duże pole do manewru dla przedsiębiorców. Jednakże księgowi, którzy zawodowo zajmują się księgowaniem wydatków, bardzo ostrożnie podchodzą do kwestii księgowania kosztów prowadzenia rachunku bankowego i przelewów. Nie jest to bowiem jednoznaczne, czy można je uznać, za koszty niezbędne do poniesienia przy generowaniu zysków, czy służą zabezpieczeniu źródła przychodu.

• Księgowanie kosztów związanych z prowadzeniem konta

Doświadczenie i praktyka pokazują, że w przypadku konta firmowego, koszty, które są ponoszone w związku z jego funkcjonowaniem i wykonywanymi na nim operacjami, zazwyczaj są księgowane i rozliczane, tak by jednak nieco zmniejszyć tę podstawę opodatkowania.

Warunkiem podstawowym jednakże w tym zakresie jest to, by każdy z księgowanych kosztów był jednoznacznie udokumentowany za pomocą wyciągu bankowego. Takie potwierdzenia można samemu wygenerować za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Wystarczy zalogować się na rachunek bankowy i pobrać potwierdzenia wszystkich dokonanych obciążeń.

W ten sposób uzyskuje się dokumenty, które są nie tylko wiarygodne, ale również uznawane przez urząd skarbowy, jako dokumenty stanowiące podstawę do rozliczenia.

Warto więc zainteresować się tego rodzaju rozliczeniami. Choć w skali jednorazowego wydatku, czy nawet miesiąca nie są to duże koszty, to w skali roku czy kilku lat te kwoty się sumują, a to już ma większe znaczenie.