Od 7 kwietnia 2023 roku zapis o pracy zdalnej widnieje na stałe w kodeksie pracy. W związku z tym pracodawcy są już zobowiązani do przestrzegania nowych przepisów dot. pracy w trybie „home office” oraz hybrydowym. O czym powinni wiedzieć zarówno przełożeni, jak i pracownicy zdalni?
Definicja pracy zdalnej w kodeksie pracy
W związku z wprowadzeniem nowych przepisów pracownicy będą mogli wykonywać pracę w całości w trybie zdalnym bądź hybrydowym. W kodeksie pracy widnieją pojęcia tych form pracy – uchylono za to rozdział związany z zatrudnianiem na zasadzie telepracy. Praca zdalna ma się opierać na porozumieniu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Według definicji ma być ona również wykonywana całkowicie bądź częściowo w miejscu wskazanym przez osobę zatrudnioną – np. w miejscu zamieszkania – lecz miejsce to musi być każdorazowo ustalane z przełożonym. Co więcej, pracownik będzie mógł ustalić warunki pracy zdalnej bądź hybrydowej także w trakcie zatrudnienia – nie tylko w chwili podpisywania umowy. W wyniku zmian każda osoba zatrudniona ma prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu całego roku kalendarzowego w odpowiednio uzasadnionych, incydentalnych sytuacjach – czyli na tzw. żądanie.
Określenie zasad pracy zdalnej w odpowiednim dokumencie
Nowelizacja ustawy określa, że w porozumieniu pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją zawodową musi znaleźć się zapis dot. zasad pracy zdalnej. Jeżeli przy firmie nie działa organizacja związkowa, zasady te należy określić w wewnątrzzakładowym regulaminie pracy. Mogą być one ustalone także w samym porozumieniu wykonywania pracy zdalnej bądź w porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem zdalnym. Co istotne, przełożony ma prawo zlecić pracownikom taki tryb pracy w przypadku siły wyższej – np. stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii – oraz trzy miesiące po odwołaniu stanu nadzwyczajnego.
Obowiązek zapewnienia sprzętu i materiałów do pracy
Zgodnie z kodeksem pracy na pracodawcy zatrudniającym pracowników w trybie zdalnym spoczywa obowiązek zapewnienia niezbędnych urządzeń, narzędzi i materiałów do pracy – włącznie z ich konserwacją oraz serwisowaniem. Oprócz samych sprzętów powinien on także zagwarantować zatrudnionym odpowiednie wsparcie techniczne i niezbędne szkolenia. Po stronie pracodawcy leży również pokrycie kosztów zużytej w trakcie pracy energii elektrycznej lub usług telekomunikacyjnych. Pracownik zdalny opłacający rachunki za prąd czy Internet może teraz otrzymać ryczałt lub tzw. dodatek za pracę w trybie zdalnym.
Możliwość kontrolowania pracowników zdalnych
W związku z nowymi przepisami pracodawca ma prawo do odbycia kontroli pracownika zdalnego w miejscu, w którym wykonuje on powierzone mu obowiązki. Może on wówczas sprawdzić, czy praca wykonywana jest zgodnie z zasadami BHP, a firmowe informacje – odpowiednio chronione. Zasady kontroli powinny zostać określone wspólnie przez pracodawcę i pracownika w regulaminie, porozumieniu lub poleceniu pracy zdalnej.