Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów do finansowy dokument, który stanowi ewidencję uzyskanych przez firmę dochodów i poniesionych kosztów. Na jego podstawie obliczana jest wysokość podatku, który ma być zapłacony oraz określana kondycja i sytuacja firmy. Nie może więc być tak, że z jakiegoś powodu księga ta prowadzona jest niestarannie lub niesystematycznie. Warto wiedzieć, o czym należy pamiętać, prowadząc własną księgę podatkową.

Ważne terminy

Przede wszystkim należy pamiętać o terminach, które związane są z prowadzeniem księgi. Jej pierwsze założenie powinno przypadać na dzień, w którym firma rozpoczyna działalność. Nie może to być ani wcześniej, ani później. Dzień rozpoczęcia działalności to również dzień rozpoczęcia prowadzenia księgi.

W kolejnym roku należy pamiętać, by kolejna księga została założona z dniem pierwszego stycznia. Księgę przychodów zakłada się na rok podatkowy, właśnie dlatego ostatni dzień grudnia to jej koniec, a pierwszy stycznia to początek nowej księgi.

W przypadku prowadzenia księgi w trybie elektronicznym, na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek comiesięcznego wydruku księgi z zestawieniami z poprzedniego miesiąca. Należy to uczynić nie później niż do 20. dnia miesiąca następnego. Wzór tego wydruku jest jasno i jednoznacznie określony. Trzeba pamiętać, by wydruk został też poprawnie zarchiwizowany.

Forma księgi i jej wygląd

Księga przychodów i rozchodów nie musi być prowadzona w jeden jedyny sposób. Ustawodawca nie nakazuje, by księgę prowadzić wyłącznie elektronicznie czy też wyłącznie w formie papierowej. Dopuszcza w tym zakresie dowolność i swobodę. To przedsiębiorca podejmuje decyzję, w jakiej formie będzie prowadził swoją ewidencję.

Ustawodawca doprecyzował jednakże zasady jej prowadzenia i ich należy trzymać się bezwarunkowo. Zasady te dotyczą organizacji treści, która ma być zebrana w formie tabeli. Dotyczą również kolejności i nazewnictwa wszystkich poszczególnych jej kolumn. Decydując się na prowadzenie księgi w formie elektronicznej, za pomocą jednego z dostępnych programów komputerowych, można otrzymać gotowe tabele, które należy wyłącznie wypełniać. Dodatkową zaletą tych programów są wbudowane funkcje, które automatycznie sumują te pola, które powinny być zsumowane i na podstawie danych wyliczają należny urzędowi skarbowemu podatek. Decydując się natomiast na prowadzenie księgi w formie papierowej, można założyć ją samodzielnie. Jest to jednak czasochłonne i pracochłonne. Można też kupić gotowy formularz, który należy jedynie systematycznie wypełniać. To znaczne uproszczenie i ogromna oszczędność czasu.

Miejsce przechowywania księgi

Miejsce przechowywania księgi jest niezwykle istotne. Może się tak zdarzyć, że kontrola z urzędu skarbowego zechce sprawdzić prowadzoną dokumentację. W tym celu uda się do miejsca, które zarejestrowane jest jako siedziba firmy. Tam właśnie powinna znajdować się księga. Jeżeli jej nie ma, przedsiębiorca będzie zobowiązany do złożenia w tej sprawie wyjaśnień. Taka sytuacja ma miejsce, gdy księgę prowadzi przedsiębiorca samodzielnie. Jeżeli jednak zleca on jej prowadzenie księgowemu lub wynajmuje do tego celu biuro rachunkowe, wówczas o swojej decyzji musi powiadomić odpowiedni urząd skarbowy. W razie kontroli przedstawiciel urzędu skarbowego uda się bowiem prosto do biura, a nie będzie szukał dokumentów w siedzibie firmy.

Prowadzenie księgi nie jest zadaniem bardzo skomplikowanym, choć rzeczywiście jest bardzo czasochłonne i wymaga systematyczności. Bez tego, trudno jest zachować w tym dokumencie ład i porządek. Jeżeli jednak księga prowadzona jest rzeczywiście prawidłowo i z należytą starannością, staje się nie tylko podstawą do obliczenia należnego urzędowi podatku, ale również pozwala na przeanalizowanie sytuacji firmy, znalezienie jej mocnych i słabych punktów i rozpoczęcie pracy nad usprawnieniem jej funkcjonowania. Źródła największych dochodów można bowiem wzmocnić, natomiast źródła wydatków można zlokalizować i spróbować je ograniczyć.26