W obrocie gospodarczym każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do dokumentowania firmowych wydatków i dochodów. Służą temu różnorodne dokumenty księgowe, wśród których najbardziej popularne są dwa. To rachunek i faktura. Ich wystawianie jest regulowane przepisami prawnymi. Zarówno rachunek jak i faktura mogą być wystawione w określonych okolicznościach, nie rządzi nimi dowolność. Poza tym, każdy z tych dokumentów musi mieć określony wygląd i zawierać w sobie z góry określone grupy informacji. Jak wygląda różnica między nimi? Oto najważniejsze informacje.

Kiedy można wystawić fakturę, a kiedy rachunek?

Faktura może być wystawiona wyłącznie przez podmiot, który rozlicza się z podatku VAT, czyli podatku od towarów i usług. Nie każda firma musi być „vatowcem”, a co za tym idzie, nie każda jest zobligowana do odprowadzania tego podatku. Regulują to odrębne przepisy, a zwolnienie może wynikać z powodu osiągania zbyt niskich dochodów w roku obrotowym lub z powodu wykonywania takiej działalności, która jest zwolniona z VAT. Jest to tak zwane zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe. Może się też zdarzyć tak, że firma odprowadzająca podatek VAT weźmie udział w transakcji, która tym podatkiem nie jest obłożona, wówczas nadal wystawia fakturę, z tym że jako wartość podatku VAT podaje wówczas 0%.

Rachunek wystawiany jest przez przedsiębiorcę, który korzysta ze zwolnienia z podatku. Niezależnie od tego, czy jest to zwolnienie podmiotowe czy przedmiotowe, jeżeli nie jest podatnikiem podatku VAT, nie może wręcz wystawiać faktur, a jedynie rachunki. Nie może też rozliczać VATu w ramach realizowanych przez siebie zakupów czy dokonywanej sprzedaży. Ze zwolnienie z VAT wiąże się również możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej.

Jak wygląda faktura i rachunek?

Każdy z tych dokumentów wymaga precyzyjnego wystawienia. Musi spełniać określone w przepisach wymagania. Rachunek i faktura mogą wyglądać bardzo różnorodnie pod względem wizualnym. Jeżeli jednak chodzi o ich treść i informacje, które powinny być zawarte, to nie ma tutaj mowy o dowolności i swobodzie. Każdy wystawiony rachunek i każda wystawiona faktura musi się zawierać określone dane.

Wystawiający

W obydwu dokumentach należy precyzyjnie określić wystawiającego. Muszą być podane oficjalne dane firmy czy przedsiębiorcy, wraz z danymi identyfikacyjnymi, takimi jak NIP czy REGON. Żadna z tych informacji nie może zostać pominięta.

Odbiorca

Podobnie rzecz się ma z opisaniem odbiorcy dokumentu. Jego dane muszą być kompletne i pełne. Nie można wystawić faktury ani rachunku wyłącznie na nazwisko przedsiębiorcy, czy wyłącznie na nazwę firmy. Należy podać również adres i dane identyfikacyjne.

Przedmiot transakcji

Obydwa dokumenty powinny również zawierać informacje o transakcji. Co było jej przedmiotem, czy wykonanie usługi, sprzedaż towaru czy jego produkcja. Poza tym opisem należy również wskazać jednostkę rozliczeniową. Może to być czas wykonywania usługi, jej zakres lub liczba sprzedanego towaru, a jeżeli jest to towar sprzedawany nie na sztuki, to ilość wyrażona w określonych jednostkach, np. metrach czy kilogramach. Wszystko zależy od rodzaju towaru. Wskazać należy też, ile tych jednostek rozliczeniowych było przedmiotem transakcji.

Ceny

Obydwa dokumenty wymagają opisania kilku różnych cen, które pozwolą prawidłowo rozliczyć transakcję. Na początek należy podać cenę jednostkową – czyli cenę za jednostkę rozliczeniową opisaną wcześniej. Następnie należy podać wartość transakcji. Jest to cena jednostkowa pomnożona przez liczbę sprzedanych jednostek rozliczeniowych (usługi lub towaru). Może to być cena za godzinę świadczenia usługi przemnożona przez liczbę godzin, gdy usługa ta była rzeczywiście świadczona. W ten sposób uzyskuje się kwotę do zapłaty i tu pojawiają się zasadnicze różnice.

Na rachunku zamieszcza się wyłącznie ceny jednostkowe i wartość transakcji. Na fakturze musi być jeszcze zamieszczona wartość podatku VAT. W obrocie gospodarczym funkcjonują różne stawki tego podatku, dlatego na fakturze należy zapisać, jaka stawka obowiązuje przy danej transakcji, ile to wynosi kwotowo i jaka jest wartość brutto. Takie rozliczenie należy zastosować zarówno do ceny jednostkowej, jak i do wartości całej transakcji. Ostatecznie na fakturze powinna znaleźć się wartość transakcji netto, wysokość podatku VAT od tej transakcji i wartość brutto, którą ostatecznie kupujący musi zapłacić.

Oznakowanie dokumentów

Obydwa dokumenty muszą być też prawidłowo oznakowane. Musi się znajdować data wystawienia i data transakcji. Trzeba też pamiętać o wprowadzeniu poprawnej numeracji dokumentów. Numeracja jest kwestią dowolną, może być prowadzona w systemie rocznym (dokumenty numerowane są po kolei od początku roku do jego końca) lub miesięcznym (kolejny miesiąc powoduje, że numeracja biegnie od początku, ale w takiej sytuacji częścią numeru musi być informacja o miesiącu rozliczeniowym, którego dokument dotyczy).

Widać zatem, że obydwa dokumenty są podobne, a różnice dotyczą zaledwie jednego elementu. Są to jednak różnice bardzo istotne i ważne i nie wolno ich pomijać.