Refakturowanie to jedno z często stosowanych rozwiązań, które pozwala przedsiębiorcom na rozliczanie. Jest szczególnie często stosowane, gdy jeden przedsiębiorca podnajmuje od drugiego lokal wraz z dostarczanymi do lokalu mediami oczywiście. Faktury wówczas przychodzą na właściciela nieruchomości, ale przedsiębiorca ponoszący opłaty, również chce mieć możliwość zaksięgowania ich w ramach swoich wydatków.

Czym jest refakturowanie

Przepisy polskiego prawa podatkowego nie definiują pojęcia refakturowania, ponieważ jako takie nie występuje ono w terminologii gospodarczej. Jest to określenie praktyki często stosowanej przez przedsiębiorców, która zadomowiła się już w gospodarczej rzeczywistości.

W praktyce, refakturowanie jest to przeniesienie kosztów usługi na ten podmiot, który faktycznie z niej korzysta. Zakładając więc, że właściciel nieruchomości, który ma wszystkie liczniki zapisane na siebie, wynajmuje tę nieruchomość, to w czasie refakturowania, koszty za energię elektryczną i inne media może refakturować na podmiot, który z tejże nieruchomości korzysta, czyli jest najemcą. W ten sposób, sam nie jest obciążony kosztami i nie musi ich opłacać, natomiast najemca, który często w przypadku refakturowania jest również podmiotem gospodarczym, może te opłaty wprowadzić jako koszty prowadzenia działalności, gdyż rzeczywiście te koszty ponosi.

Zasadniczo, refakturowanie odnosi się do usług, natomiast nie ma prawnych wykluczeń, by dotyczyło również odsprzedaży towarów.

Czy przy refakturowaniu można narzucać własne marże

Co do zasady, podczas refakturowania nie można narzucać własnej marży odbiorcy docelowemu. Faktura wystawiana w ramach refakturowania musi być co do kwot zgodna z fakturą pierwotną. Jest to swego rodzaju przeniesienie kosztów na odbiorcę docelowego, a nie osobna sprzedaż. Nie można więc w tej sytuacji podnieść wartości sprzedaży. Podmiot wystawiający fakturę w ramach refakturowania musi przepisać wartości z faktury, którą sam otrzymał i wyłącznie te wartości mogą zostać rozliczone.

Refaktury a podatki

Z uwagi na to, że kwestia refakturowania kosztów między podmiotami nie została prawnie ani zdefiniowana ani uporządkowana i określona żadnymi zasadami, pojawia się problem dotyczący rozliczania podatku VAT i podatku dochodowego.

W przypadku podatku VAT zasadniczo uznaje się, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi (np. usługi, która jest refakturowana) lub też z chwilą wystawianie dokumentu finansowego, czy faktury, ale nie później niż do 15 dnia miesiąca następnego po wykonaniu usługi. Co do zasady można się tutaj opierać na tych ogólnych regulacjach. Jeżeli jednak podmioty stosujące refakturowanie mają tutaj problemy z podjęciem decyzji, warto rozważyć uzyskanie interpretacji przepisów z urzędu skarbowego. Na wniosek podatnika, takie interpretacje są wystawiane.

Jeżeli zaś chodzi o podatek dochodowy, to tu również dobrym rozwiązaniem jest zastosowanie zasad ogólnych, obowiązujących przy wszystkich innych sytuacjach gospodarczych.

Warto również zwrócić uwagę na kwestię kosztów ponoszonych z uwagi na wystawienie/otrzymanie refaktury. Organy podatkowe uważają bowiem, że takie koszty nie są bezpośrednio związane z uzyskaniem przychodu. Co za tym idzie, należy je księgować z datą ich poniesienia. Naturalnie, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu i wprowadzone do ksiąg rozliczeniowych. W ten sposób opłacający je podatnik może obniżyć  sobie podstawę opodatkowania i odprowadzić mniejszy podatek od uzyskanego dochodu. Podatnik, który ma wątpliwości dotyczące formalnego, prawnego potraktowania refaktur – wystawianych lub otrzymywanych – powinien udać się do najbliższego urzędu skarbowego, żeby tę kwestię omówić i przedyskutować. Jej wyjaśnienie pozwoli uniknąć ewentualnych problemów, niejasności i nieporozumień.