Rejestracja własnej działalności wymaga podania wielu różnorodnych danych kontaktowych i teleadresowych. Wśród nich znajduje się informacja o miejscu, w którym firma ma zostać zarejestrowana oraz o miejscu faktycznego prowadzenia działalności. Czasami jest to dokładnie to samo miejsce. Firma jest zarejestrowana w tym miejscu, w którym prowadzona jest działalność, czasami jest jednak inaczej. Miejsce rejestracji to siedziba firmy, natomiast działalność wykonywana jest zupełnie gdzieś indziej.

Siedziba firmy

W czasie rejestrowania działalności gospodarczej należy obowiązkowo podać adres siedziby firmy. Nawet jeżeli przedsiębiorca już na etapie rejestracji wie, że jest to siedziba tymczasowa i tak musi ją podać. W razie zmiany siedziby można wprowadzić w bazie danych odpowiednią aktualizację i co za tym idzie, zmienić adres. Na początku jednak jakiś musi być podany.

Adresem siedziby może być nawet mieszkanie prywatne przedsiębiorcy pod warunkiem, że będzie go tam można zastać i tam przechowywane będą dokumenty, głównie finansowe prowadzonej działalności.

Wybór siedziby ma ogromne znaczenie i wpływa na dalsze losy przedsiębiorstwa. Od tego zależy przynależność chociażby do odpowiednio urzędu skarbowego. Właściwy urząd określany jest właśnie na podstawie adresu.

Adres siedziby firmy jest tym, który należy zamieszczać na wszystkich dokumentach finansowych i dowodach księgowych.

Ponadto, jest to adres, który musi być jawny i upubliczniony, ponieważ zgodnie z przepisami tego rodzaju dane kontaktowe muszą być dostępne.

Kilka miejsc wykonywania działalności

Jeżeli w danym przedsiębiorstwie charakter pracy powoduje, że praca wykonywana jest również poza siedzibą, w innych miejscach, należy je wskazać we wniosku rejestracyjnym. W przypadku spółki należy to zgłosić we wniosku rejestracyjnym składanym do KRS, jako oddziały przedsiębiorstwa. Jeżeli w momencie podejmowania działalności i jej rejestrowania znane są wszystkie dodatkowe miejsca wykonywania działalności, wszystkie należy wskazać. Jeżeli część z nich dochodzi w trakcie prowadzenia firmy, należy dokonywać systematycznych aktualizacji.

Czym w zasadzie jest siedziba firmy

Bardzo ważne jest uświadomienie sobie, czym jest siedziba firmy. Jeżeli bowiem jako usługodawca przedsiębiorca wykonuje swoją pracę u swoich klientów, to ich domy czy miejsca, w których usługa została wykonana wcale nie są miejscem, które może zostać uznane za siedzibę firmy. Należą one do klientów i to są miejsca klientów. Nie można tam zarejestrować swojej firmy, ani wskazać jej jako miejsce prowadzenia działalności.

Zwykle siedzibą firmy jest własne mieszkanie, mieszkanie rodziców lub wirtualne biuro. Przede wszystkim należy wiedzieć, że przedsiębiorca musi mieć prawo do zajmowania lokalu na prowadzenie własnej działalności. Jeżeli lokal do niego należy, to nie ma problemu. Jeżeli nie, to musi uzyskać zgodę jego właściciela. Bez tego nie jest możliwe zarejestrowanie działalności w tym miejscu.

Ustawodawca przewidział również taką sytuację, w której działalność wykonywana jest w różnych miejscach, których nie da się wskazać z uprzedzeniem. Może to być działalność wykonywana u klienta, a może być po prostu w wielu różnych miejscach. Jeżeli prowadzona działalność ma właśnie taki charakter, można to uwzględnić w zgłoszeniu i wniosku rejestracyjnym. Oznacza się to jako działalność wykonywana osobiście u klienta lub miejscu wskazanym przez klienta. Jest to doskonałe rozwiązanie problemu wskazania właściwego miejsca działalności.

Niezależnie jednakże od powyższego zapisu siedziba, jako centrum organizacyjne pracy, musi zostać wybrana i wskazana we wniosku. Jeżeli jest to mieszkanie prywatne, wiąże się to z możliwością odliczenia części kosztów utrzymania mieszkania właśnie na koszty prowadzonej działalności. Oczywiście, nie może to być całość kosztów, a zaledwie ich część. Zawsze to jednak pewien zysk, który pozwala na zmniejszenie podstawy opodatkowania.