Własna siedziba firmy to ogromny komfort zarządzania i prowadzenia swojej działalności. Jednakże, własna siedziba to również całkiem duża odpowiedzialność i cała gama różnorodnych obowiązków. Od czasu do czasu trzeba ją odświeżyć, wyremontować i unowocześnić. To konieczne, szczególnie gdy tę siedzibę odwiedzają również klienci. Dobre wrażenie robi się nie tylko poziomem usług czy towarów, ale również sposobem zadbania o miejsce swojej pracy. Jak takie remonty należy rozliczać i w jaki sposób się je księguje.

Remont siedziby firmy

Nieustanne rozwijanie swojej działalności i prowadzonej przez siebie firmy to również wprowadzanie i wdrażanie kolejnych udoskonaleń, innowacji i zmian. To również wprowadzanie zmian w otoczeniu i wystroju siedziby swojej firmy. Im bardziej jest ona nowoczesna, im lepiej się prezentuje, tym większe budzi zainteresowanie. Troska o każdy aspekt swojej działalności, również o ten wizualny, pokazuje potencjalnemu klientowi, że pracownicy i właściciel przedsiębiorstwa, działają dokładnie, starannie i perfekcyjnie.

Remont firmy z punktu widzenia rozliczeń podatkowych

Prowadzenie remontu w siedzibie firmy bywa niekiedy koniecznością. Trzeba go wykonać nie tylko w celu odświeżenia pomieszczenia, ale niekiedy motywacją bywa potrzeba wprowadzenia różnorodnych napraw. Oczywiście, inwestycje we własną siedzibę – niezależnie od tego, czy są to gruntowne remonty, czy tylko delikatne zmiany, można wliczyć w koszty prowadzonej działalności, ponieważ w pewnym sensie przyczyniają się do uzyskiwania w przyszłości przychodów. Skoro tak, warto wiedzieć, jaki zakres zmian w siedzibie firmy uznawany jest za remont i może być tak rozliczany, a jaki zakres jednak nie może być tu rozliczany.

Z pomocą przychodzą przepisy prawa budowlanego, ponieważ w przepisach podatkowych, definicja remontu nie występuje. I tak, zgodnie ze wspomnianymi regulacjami, remontem określane są te działania w istniejącym już budynku, które zmierzają do przywrócenia go do stanu pierwotnego. Istotne jest jednak to, że do wspomnianego przywracania nie muszą być wykorzystywane te same materiały budowlane, które zostały wykorzystane pierwotnie. To istotna informacja, ponieważ bardzo często remont ma właśnie na celu zmianę wizerunku pomieszczenia.

W przypadku ulepszania czy modernizacji siedziby firmy, ważne jest również to, że wydatki poniesione na wprowadzane zmiany muszą przekraczać kwotę 3500 netto – w przypadku podatników opłacających podatek VAT lub 3500 brutto, gdy dany podmiot jest na jakiejś podstawie z tego podatku zwolniony.

Kwestią znaczącą dla ustalenia podstawy odliczeń jest również to, że dany budynek lub lokal musi znajdować się w ewidencji środków trwałych firmy, która z niego korzysta i zamierza przeprowadzić modernizację.

Kwestie dodatkowe

Remont siedziby firmy może prowadzić w dwóch kierunkach. Jednym z nich jest wyłącznie zmiana wizerunku siedziby. Wówczas stan lokalu niejako się nie zmienia. Oczywiście, wszelkie wykończenia są wówczas nowsze, lepsze. Znacznie lepiej wizualnie prezentuje się ta nieruchomość, ale nie zostały wprowadzone żadne znaczące innowacje. To oznacza, że budynek nie został ulepszony.

W takiej sytuacji wszelkie wydatki poniesione na przeprowadzony remont – zarówno koszty materiałów budowlanych, jak i koszt wykonanej przez robotników pracy – wprowadza się jako wydatki firmowe. Miejscem do ich zaksięgowania jest kolumna nr 13, czyli „inne wydatki”.

Jeżeli jednakże na skutek prowadzonego remontu zostały wprowadzone takie zmiany i takie innowacje, które ulepszają nieruchomość i powodują, że zyskuje ona na wartości, wówczas sprawę należy rozwiązać nieco inaczej. Zmienia się bowiem wartość środka trwałego w stosunku do jego wartości początkowej, a to natomiast wpływa na dokonywane dotychczas i planowane w przyszłości odpisy amortyzacyjne.

Przystępując do tego rodzaju prac, warto zasięgnąć szczegółowych informacji dotyczących ich rozliczania i postąpić zgodnie z interpretacją przepisów podatkowych dostosowaną do tej konkretnej sytuacji.