Prowadzenie magazynu wymaga bardzo skrupulatnego dokumentowania wszystkich związanych z nim operacji. Należy precyzyjnie spisywać towar przyjęty i wydany. Wszystkie faktury powinny być dokładnie opisane i zweryfikowane ze stanem faktycznym. Dbałość o prowadzenie dokumentacji to nie tylko porządek w księgowości związanej z magazynem, ale również kontrola nad zatowarowaniem i poziomem sprzedaży w firmie.

Dokumenty magazynowe

Dokumenty, które dotyczą zatowarowania magazynu noszą zbiorczą nazwę dokumentów magazynowych. Określają one zarówno towary przyjmowane, jak i wydawane. Sposób ich prowadzenia i oznaczania określa ustawa z 29 września 1994 roku o księgowości. To tam właśnie zgromadzone są wszystkie wytyczne i wskazówki i tychże wytycznych należy się obowiązkowo trzymać. Dokumenty dotyczą zarówno przyjmowania towarów, ich wydawania i przesunięcia.

Zasadniczo stosuje się klasyfikację dokumentów ze względu na kierunek obrotu towarów. Są to więc dokumenty:

• do magazynu – dokumenty przychodowe
• z magazynu – dokumenty rozchodowe

Dokumenty przychodowe

Dokumenty przychodowe dzielą się na kilka rodzajów. Są to przyjęcia zewnętrzne (PZ) i przyjęcia wewnętrzne (PW), zwroty wewnętrzne (ZW) i przesunięcia międzymagazynowe (MM).

Przyjęcia zewnętrzne  wystawia się w momencie, gdy do magazynu przyjmowany jest towar, niezależnie od tego czy przyjęcie następuje na skutek jego zakupienia czy jest to przyjęcie nieodpłatne. Można go wystawić wyłącznie na podstawie dokumentu, który potwierdza dostawę. Obowiązek stworzenia takiego dokumentu spoczywa na osobie zatrudnionej w magazynie. Jest on szczególnie istotny, gdy dostawa odbywa się bez faktury.

Taki dokument powinien być prawidłowo oznakowany. Musi mieć swój numer zgodny z dotychczasową kolejnością. Należy zamieścić na nim datę przyjęcia towaru i datę jej udokumentowania. Konieczne jest oznaczenie przyjętego towaru, jego cenę jednostkową i przyjętą ilość. Prawidłowo wypełniony dokument zawiera dane osoby, która go sporządziła, dane dostawcy i podpisy. Podpisy muszą złożyć następujące osoby: dostawca, osoba upoważniona do wystawiania PZ oraz osoba przyjmująca towar.

Drugim typem dokumentów przychodowych są przyjęcia wewnętrzne. Stosuje się je w sytuacji, gdy towar dostarczany jest z innej jednostki należącej do przedsiębiorstwa lub też, gdy kontrahent nie jest oznaczony. Dane, jakie muszą się znaleźć na tym dokumencie są bardzo zbliżone do tych z przyjęcia zewnętrznego. W zasadzie różnica polega wyłącznie na tym, że nie podaje się tu danych dostawcy, choć osoba personalnie odpowiedzialna za dostawę musi złożyć swój podpis.

Zwroty wewnętrzne, czyli trzeci typ dokumentacji, to dokumenty wyjaśniające przyczynę zwrotu, ale również pozwalające na zintegrowanie stanu faktycznego z tym zapisanym w dokumentach. Najważniejszą informacją, jaka musi się tam znaleźć jest właśnie przyczyna zwrotu.

I ostatni z dokumentów przychodowych, czyli przesunięcie międzymagazynowe. Jest on stosowany wtedy, gdy towary są przenoszone między magazynami należącymi do danego przedsiębiorstwa.

Dokumenty rozchodowe

Wśród dokumentów rozchodowych wyróżnić można ich trzy rodzaje. Są to wydania na zewnątrz (WZ), rozchody wewnętrzne (RW) oraz przesunięcia magazynowe.

Wydania na zewnątrz przygotowuje się wówczas, gdy towar zostaje odebrany z magazynu z powodu jego sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania. Co istotne, musi to być przekazanie do kontrahenta zewnętrznego, a nie w obrębie przedsiębiorstwa. Jeżeli towar jest przekazywany wewnętrznie, stosuje się inny rodzaj dokumentu, czyli rozchody wewnętrzne (RW).

Dokument WZ musi zawierać kolejny numer, datę wystawienia i wydania towaru, oznaczenie towaru, jego ilość, cenę jednostkową oraz dane wystawcy i odbiorcy. Konieczne jest również złożenie podpisu przez osobę, która jest upoważniona do wystawiania WZ.

Rozchody wewnętrzne to dokumenty, które wystawia się w momencie wydania towaru na potrzeby danego przedsiębiorstwa. Obowiązek jego wystawienia spoczywa na wydającym. Musi on zawierać te same dane, które zamieszcza się w WZ, poza jedynie danymi odbiorcy. Dodatkowo należy wpisać na dokumencie numery konta kosztowego i wydziałowego – dzieje się to wtedy, gdy prowadzona jest pełna rachunkowość. Zamieścić trzeba też informację skąd pobrano towar i dokąd go przekazano. Istotną kwestię stanowią także dane dotyczące pozostałej wielkości zapasów. Dokument zakończony być musi podpisami dostawcy, odbierającego oraz osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu.

Przesunięcie międzymagazynowe (MM) wystawia się wówczas, gdy towar opuszcza magazyn, ale zmienia go na inny należący do przedsiębiorstwa.

Dokumenty magazynowe pozwalają zachować porządek w zasobach towarowych i materiałowych, ale również znacząco ułatwiają okresowe rozliczenia.