Prowadząc własną firmę, często zastanawiamy się, które z wydatków można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Okazuje się, że wiele z nich stanowi wyłącznie wydatek o charakterze osobistym – nawet jeśli pozornie są one związane z rodzajem działalności. Czym są wydatki osobiste i jakie możemy wyróżnić ich przykłady?
Wydatki o charakterze osobistym – co to takiego?
Wydatkami osobistymi nazywamy koszty ponoszone przez przedsiębiorcę, które nie mają związku z prowadzoną działalnością. Nie można wówczas zaliczać ich do kosztów podatkowych. Nawet w sytuacji, gdy wydatki są związane z firmą w sposób pośredni, jeżeli mają charakter osobisty, nie mogą stanowić KUP. Mowa m.in. o wydatkach na edukację, ochronę zdrowia czy tych związanych ze sportem. Wśród wydatków o charakterze osobistym wymienia się również wyposażenie firmy w przypadku siedziby w miejscu zamieszkania. Zdarza się jednak, że niektóre z nich można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu – warto więc analizować każdy przypadek z osobna.
Wydatki o charakterze osobistym – przykłady
Jednym z wydatków o charakterze osobistym jest zakup osobistej odzieży, którą przedsiębiorca wykorzystuje również w pracy – np. podczas spotkań z kontrahentami czy sponsorami. Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć ją wyłącznie wtedy, gdy zostanie ona całkowicie pozbawiona osobistego charakteru i będzie wykorzystywana jedynie w celach biznesowych. Wydatkami osobistymi są również te związane ze stanem zdrowia. Zakup okularów korekcyjnych – nawet jeśli są one niezbędne do codziennej pracy – czy prywatna operacja nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Do wydatków osobistych zaliczamy także koszty związane ze sportem i rozrywką – utrzymywanie dobrego stanu fizycznego i odpowiedniej kondycji nie ma bowiem na celu poprawy wyników czy przychodów w firmie. Wyjątek stanowią osoby, których działalność gospodarcza opiera się m.in. na szkoleniach specjalnych czy ochronie osób. Podobnie, za KUP nie można uznać wydatków związanych z edukacją i poszerzaniem wiedzy ogólnej. Jeśli jednak nowe umiejętności są ściśle związane z charakterem działalności i mają bezpośredni wpływ na przychody oraz rozwój firmy, nie są one już wydatkiem osobistym. Przykładem jest odbyty kurs językowy, który pozwolił poprawić stosunki z zagranicznymi klientami. Do wydatków osobistych zaliczamy również koszty związane z kursem prawa jazdy kat. B. Nawet jeśli przedsiębiorca będzie korzystał z samochodu w dużej mierze w celach firmowych, umiejętność prowadzenia pojazdu wykorzysta także w celach prywatnych. Nie ma więc w tym przypadku ścisłego powiązania z działalnością gospodarczą.
Indywidualna ocena każdego przypadku
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. W wielu przypadkach przedsiębiorca jest pewien, że dany wydatek może stanowić KUP, jednak według fiskusa jest zupełnie odwrotnie. To dlatego każdorazowa, rzetelna ocena, czy wydatek spełnia odpowiednie warunki, ma tak duże znaczenie w kontekście korzyści finansowych przedsiębiorcy. Nawet jeżeli powiązanie z charakterem prowadzonej działalności wydaje się być oczywiste, należy zawsze podejść do każdego przypadku indywidualnie.