Ogromna popularność Internetu, swoboda poruszania się i usprawnienie transportu i przesyłek powodują, że prowadzenie działalności gospodarczej nie musi zamykać się wyłącznie na rynek lokalny czy krajowy. Swoje usługi czy towary można udostępniać również na rynku międzynarodowym. Decydując się na taki krok, przedsiębiorca rozszerza swoje horyzonty, zwiększa możliwości i rozwija działalność. Musi jednak pamiętać, że kwestia dokumentowania wszystkich transakcji musi być dopilnowana niezależnie od tego, skąd pochodzi kontrahent. W przypadku dokumentów finansowych międzynarodowych istnieją pewne różnice w stosunku do dokumentów wewnętrznych krajowych. Trzeba je poznać, by nie popełnić błędu.

Miejsce świadczenia usług

Miejsce świadczenia usług to pierwsza kwestia, która może budzić wątpliwość podczas wystawiania dokumentów. Przy czym trzeba wiedzieć, że jego prawidłowe określenie jest niezwykle istotne, ponieważ decyduje o sposobie rozliczenia podatku VAT i generuje w ogóle obowiązek jego opłacenia.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, art. 28b reguluje rodzaj opodatkowania zależnie od miejsca świadczenia usług. Zgodnie z tym dokumentem obowiązują następujące zasady:

• Usługa świadczona w siedzibie działalności gospodarczej usługobiorcy – rozliczenie VAT na zasadach ogólnych;
• Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej usługobiorcy – rozliczenie na zasadach obowiązujących przy prowadzeniu działalności gospodarczej w innym miejscu niż stała siedziba;
• Usługa świadczona w stałym miejscu zamieszkania lub w zwykłym miejscu pobytu usługobiorcy – rozliczenie na zasadach obowiązujących usługobiorcę, który nie posiada siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Faktura dla zagranicznego kontrahenta

Przedsiębiorca, który chce dokonywać transakcji z kontrahentem zagranicznym w obrębie państw członkowskich Unii Europejskiej podlega obowiązkowi rejestracji co celów VAT UE. Rejestracja obowiązuje zarówno tych podatników, którzy w Polsce są czynnymi „vatowcami”, jak i tych, którzy z tego obowiązku są zwolnieni czy to przedmiotowo czy podmiotowo. Po rejestracji i spełnieniu wszystkich wymogów, przedsiębiorca otrzymuje NIP UE, który służy mu do rozliczania transakcji zagranicznych.

Podczas wystawiania faktur dla kontrahenta z UE trzeba pamiętać o tym, by była ona poprawnie skonfigurowana pod względem formalnym i merytorycznym. Na każdym takim dokumencie musi znajdować się numer VAT UE odbiorcy i nabywcy.

Ważne jest to, która ze stron jest zobowiązana do dokonania rozliczenia VAT. Jeżeli obowiązek spoczywa na zagranicznym kontrahencie, to na fakturze nie wprowadza się ani stawki ani kwoty podatku VAT. Jednakże, pole dotyczące opodatkowania nie może pozostać puste. W takiej sytuacji wprowadza się skrót „NP”, czyli „nie podlega opodatkowaniu”. Są też sytuacje, gdy to nabywca jest zobowiązany do opłacenia podatku, a nie usługodawca czy dostawca towaru. W takiej sytuacji na fakturze powinna znaleźć się informacja o „odwrotnym obciążeniu”.

Dane identyfikacyjne podmiotów uczestniczących w transakcji nie różnią się od tych, które zamieszczane są na fakturze dla kontrahenta z Polski. Należy więc zamieścić nazwy stron, adresy siedzib i odpowiednie numery identyfikacyjne (NIP UE).

Oczywiście, taka faktura musi mieć jednoznacznie określoną walutę, w jakiej przeprowadzane jest rozliczenie. Nie ma tu bowiem miejsca na podwójne walutowanie dla każdej ze stron. Obydwie faktury muszą się ze sobą zgadzać co do treści, dlatego też obydwie muszą być wystawione w tej samej walucie. W przeciwnym razie dokumenty zostaną zwrócone jako wystawione nieprawidłowo i nieważne. Można też zastosować rozliczenie w obydwu walutach, ale taki zapis musi się znaleźć na obydwu fakturach. Dzięki temu rejestracja dokumentu w księgach będzie znacznie prostsza.

Podsumowując, wystawianie faktury dla zagranicznego kontrahenta nie jest czymś bardzo skomplikowanym. Takie działanie musi być jedynie poprzedzone rejestracją dla celów VAT UE i zapoznaniem się z wymogami formalnymi dotyczącymi takich faktur. Po wykonaniu tych procedur, wystawianie faktur jest niezwykle proste.