Podczas prowadzenia działalności gospodarczej należy pamiętać, że wszystkie użytkowane produkty, programy i inne funkcjonalności muszą być legalne. Komputery muszą mieć legalne oprogramowanie, podobnie jak wszystkie inne dodatkowe użytkowane programy i aplikacje. W związku z tym wszystko powinno być certyfikowane, a przedsiębiorca musi mieć dokumenty potwierdzające dokonanie zakupów.29

 

• Zakup licencji

 

Programy, zdjęcia i dokumenty dostępne są w sieci na kilku różnorodnych zasadach. Część z nich to produkty cyfrowe darmowe. Można je pobrać bezpłatnie i użytkować w pełnym lub ograniczonym zakresie – zależnie od decyzji wydawcy. Jeżeli program jest udostępniony w pełni, to oczywiście można go w pełni wykorzystywać. Jeżeli wydawca udostępnia wyłącznie część swojego produktu, to bez wykupienia licencji można korzystać wyłącznie z udostępnionej części. Są jednak takie produkty, które koniecznie muszą mieć opłaconą licencję, a ich użytkowanie musi wiązać się z podpisaniem autora – tak jest na przykład w przypadku zdjęć lub utworów muzycznych czy wideo.

Zakup licencji można oczywiście rozliczyć jako jeden z wydatków firmy. Wszystko jednak zależy od tego, jakie koszty wiążą się z nabytą licencją i jaki jest przewidywany okres użytkowania zakupionego produktu cyfrowego.

 

• Licencja to wartość niematerialna i prawna

 

Mimo tego, że wielokrotnie mówi się o licencjach jako produktach cyfrowych, nie są to produkty w tradycyjnym tego słowa znaczeniu. Nie są materialne i nie da się ich uwzględnić jako majątek firmy. Licencja jest niezbywalna na osoby czy podmioty trzecie. Jej wykupienie powoduje, że wyłącznie kupujący może nią dysponować. Jakie warunki powinna więc spełnić licencja np. na oprogramowanie, by można ją było zaliczyć do wartości niematerialnych i prawnych?

Przede wszystkim, taka licencja musi być gotowa do użytkowania w przedsiębiorstwie, w momencie jej uzyskania. Drugim ważnym wskaźnikiem jest to, że okres jej użytkowania musi być dłuższy niż rok. Po trzecie, jej wykupienie bezpośrednio lub pośrednio wiąże się z wykonywaną działalnością gospodarczą, służy na jej potrzeby oraz przyczynia się do uzyskania lub utrzymania dochodów.

W cenie nabycia zaś licencji uwzględnia się również wszelkie, związane z tym koszty dodatkowe. Jeżeli na przykład samo zakupienie licencji nie uruchamia oprogramowania, a potrzebne jest do tego wsparcie fachowca, który je zainstaluje i uruchomi, to również jego pracę wlicza się w koszty nabycia licencji.

Niektóre wykupowane programy pozwalają również na ich spersonalizowanie do potrzeb kupującego. Jeżeli ta personalizacja również wymaga działania specjalisty, któremu trzeba za pracę zapłacić, wówczas traktuje się to jako koszty wdrożeniowe, a one również wliczane są do kosztów samej licencji.

Jeżeli powyższe warunki zostaną wliczone, a suma kosztów zakupu, uruchomienia i wdrożenia przekracza 10.000 zł, to wówczas licencję można zaliczyć do wartości niematerialnych i prawnych. Jako taka musi zostać uwzględniona w ewidencji i jej koszty muszą zostać rozliczone na zasadzie odpisów amortyzacyjnych.

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku, gdy koszty licencji, wdrożenia i uruchomienia nie przekraczają 10.000 zł. Wówczas przedsiębiorca może skorzystać z jednej z trzech możliwości w celu rozliczenia takiego zakupu.

 

• Rozliczenie licencji o wartości poniżej 10.000 zł

 

Jeżeli wartość zakupionej licencji nie sięga 10.000 zł to podatnik może wykorzystać inne sposoby jej rozliczenia. Pierwszym z nich jest zaliczenie jej w koszty uzyskania przychodu, nieprowadzenie odpisów amortyzacyjnych i rozliczenie całości jednorazowo. Rozliczenie prowadzi się w dacie nabycia licencji i na tym koniec.

 

Można również wprowadzić licencję do ewidencji środków trwałych jako wartości niematerialne i prawne i dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Taki wpis należy wykonać w miesiącu przyjęcia licencji do użytkowania lub w miesiącu następnym, ale nie później.

Trzecia możliwość to wprowadzenie licencji do środków trwałych, jako wartość niematerialną i prawną i rozliczać amortyzację na zasadach ogólnych.

Jest jeszcze jedna sytuacja, gdy licencja przekracza wartość 10.000 zł, ale nie będzie wykorzystywana dłużej niż rok. W takim przypadku wydatki na licencję należy wprowadzić w rubryce „inne wydatki” i rozliczyć jak wszystkie znajdujące się tam koszty.

Rozliczenie licencji wymaga więc rozważenia kilku istotnych kwestii, które decydują o sposobie wykonanego rozliczenia i zdefiniowania kosztów.