Zakup oprogramowania do firmy to konieczność przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Trzeba bowiem pamiętać, że każda firma musi posługiwać się oprogramowaniem legalnym, zarówno w zakresie oprogramowania samego komputera, jak również w zakresie dodatkowych programów i aplikacji. To, jak te zakupy rozliczać zależy od wielu różnorodnych czynników. Poniżej przedstawiamy możliwości i dostępne rozwiązania.

 

• Oprogramowanie w firmie

 

Oprogramowanie wykorzystywane w firmie musi być legalne i oryginalne. Nie wolno korzystać z rozwiązań nielegalnych, pobranych w sposób nieuprawniony czy ze złamanymi kodami dostępu. Firma może za takie działania odpowiedzieć poważniejszymi konsekwencjami niż osoba prywatna, która by w ten sposób postąpiła. Trzeba bowiem wiedzieć, że użytkowanie nielegalnego oprogramowania jest przestępstwem i nie wolno tego robić.

Oczywiście, posiadanie legalnych programów nie zawsze wiąże się z koniecznością ich zakupienia. Niektórzy wydawcy udostępniają swoje produkty cyfrowe w sieci całkowicie za darmo. Pobranie ich i użytkowanie nie jest nielegalne, ponieważ jest zgodne z zasadami ustalonymi przez samego autora.

Są też takie programy, które można pobrać w wersji próbnej za darmo. Darmowa wersja próbna jest zwykle ograniczona i nie ma wszystkich funkcji, które dostępne są w wersji płatnej. Jeżeli funkcjonalności udostępnione w wersji darmowej są odpowiednie i wystarczają, to korzystanie z takiego rozwiązania jest jak najbardziej możliwe. Jeżeli jednak trzeba dany program rozszerzyć, to należy to zrobić w sposób legalny, poprzez zapłacenie jego wydawcy za uzyskanie licencji lub certyfikatu uprawniającego do użytkowania.

 

• Rozliczanie zakupionego oprogramowania

 

Zakupione oprogramowanie, czy to w postaci licencji czy w postaci certyfikatu, należy rozliczyć w kosztach swojej firmy. W tym zakresie jest kilka różnorodnych opcji i możliwości, które można wykorzystać.

Oczywiście, nie zawsze sposób rozliczenia zależny jest od decyzji przedsiębiorcy. Są pewne wskazania, które jednoznacznie określają, jak taką licencję należy rozliczyć i w tym zakresie przedsiębiorca nie może nic samodzielnie zdecydować. Jeżeli jednakże warunki określone w przepisach nie zostaną spełnione, to wówczas decyzja leży po stronie podatnika.

 

• Jak można rozliczać zakupione oprogramowanie?

 

Rozliczanie oprogramowania, jak wspomniano, zależne jest od kilku warunków, których spełnienie bądź nie, decyduje o wybranej firmie tego rozliczenia. Te warunki to:

• wykupienie oprogramowania na okres użytkowania przekraczający rok;
• możliwość użytkowania oprogramowania od razu od momentu jego wykupienia;
• wartość oprogramowania, która jest równa lub większa niż 10 000zł.

Należy tu dodać, że na wartość oprogramowania składa się koszt samej licencji, ale nie tylko. To również koszty związane z jego uruchomieniem, zainstalowaniem i wdrożeniem. Jeżeli całość przekracza wspomnianą kwotę 10 000zł, to wówczas należy postąpić zgodnie z wytycznymi zawartymi w przepisach.  

W ramach tych wytycznych, zakupione oprogramowanie należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych, jako wartości niematerialne, prawne. Jako środek trwały musi być wprowadzone w miesiącu zakupu lub w miesiącu następnym. Rozliczenie zakupu natomiast odbywa się na podstawie amortyzacji na zwykłych zasadach.

Jeżeli jednak wartość zakupu nie przekracza 10 000zł, to przedsiębiorca ma do wyboru trzy możliwości. Pierwszą z nich jest wprowadzenie do kosztów uzyskania przychodu z datą nabycia i nierozliczanie amortyzacji. Drugą możliwością jest wprowadzenie do środków trwałych jako wartość niematerialna, prawna i rozliczenie amortyzacji jednorazowo, zaraz po wprowadzeniu. Trzecią możliwością jest rozliczenie amortyzacji przez okres użytkowania licencji, po uprzednim wprowadzeniu do środków trwałych, wartości niematerialnych prawnych.

Jeżeli licencja udostępniona została na krócej niż ponad rok, wówczas przedsiębiorca musi wprowadzić  taki zakup w rubryce „inne wydatki” i rozliczyć, jak wszystkie pozostałe, znajdujące się w tej rubryce koszty.

Rozliczenie zakupionego oprogramowania wymaga zatem przeanalizowania jego kosztów, czasu na jaki zostało zakupione i na jaki zostały udostępnione uprawnienia. Na bazie tych informacji należy ustalić, czy forma rozliczenia jest z góry ustalona, czy samodzielnie można podjąć decyzję.