Koniec roku to czas porządków i podsumowań nie tylko w gospodarstwie domowym, ale i w przedsiębiorstwach. Zamknięcie roku podatkowego to wytężona praca dla działu księgowego. Podatnicy, prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, zobligowani są do sporządzenia spisu z natury oraz zamknięcia księgi. Procedury, zgodnie z którymi należy postępować przy spełnieniu tego obowiązku, wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak prawidłowo powinno wyglądać zamknięcie roku podatkowego? O jakich formalnościach trzeba pamiętać?
Zamknięcie roku w księdze przychodów i rozchodów
O czym nie powinni zapomnieć podatnicy na koniec roku?
- O sporządzeniu i wycenie remanentu końcowego na dzień 31 grudnia,
- o dokonaniu podsumowania zapisów w księdze,
- o ustaleniu dochodów do opodatkowania.
Remanent na koniec roku
Na dzień 31 grudnia podatnik powinien dokonać remanentu (spisu z natury) i wpisać go do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.
Podsumowanie zapisów w księdze
Podatnik może dokonywać podsumowania w KPiR na dwa sposoby – sumować kwoty w poszczególnych kolumnach narastająco przez cały rok lub wyłącznie na koniec miesiąca. Na koniec roku należy wykazać sumę kwot znajdujących się w kolumnach od 7 do 16 KPiR. Strona z podsumowaniem powinna być ostatnią stroną księgi w danym roku podatkowym. Działanie to ma na celu poprawne wyliczenie dochodu osiągniętego w danym roku podatkowym.
Ustalenie dochodu lub straty
Dochodem wynikającym z KPiR jest różnica między przychodem a kosztami, powiększona o różnicę między wartościami remanentów (z początku i końca roku). Jeżeli wartość spisu z natury na koniec roku jest wyższa od wartości spisu z natury na początek roku, wówczas o tę różnicę koszty uzyskania przychodu zostaną zmniejszone. W przypadku kiedy wartość spisu z natury na koniec roku jest niższa od wartości spisu z natury na początek roku, wówczas o tę różnicę koszty uzyskania przychodu zostaną zwiększone.
Koszty roku minionego
Niemożliwe jest całkowite zaksięgowanie operacji finansowych należących do roku mijającego do 31 grudnia. Zawsze pozostaną koszty, które będą dotyczyć roku mijającego, a będą faktycznie zapłacone w roku następnym, tak jest np. w przypadku opłaty za telefon, gdzie rachunek telefoniczny otrzymujemy w miesiącu następnym, czy za zużycie energii. Również będą koszty, które będą należały do roku mijającego (np. zostanie podpisana umowa zlecenie i wykonana praca do 31 grudnia), a zostaną fizycznie wypłacone w roku następnym. W obydwu tych przypadkach, koszty te należą do roku minionego, chociaż zostaną wypłacone dopiero w roku następnym.
Przychody roku minionego
Wszystkie przychody, które fizycznie wpłynęły na konto organizacji w danym roku stanowią przychody danego roku. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt księgowania tych przychodów, z których tylko część będzie wykorzystana w danym roku, a pozostała w latach kolejnych. W takim przypadku, jeśli to wynika z Umowy o dotację, zgodnie z zasadą równomiernego rozłożenia kosztów i przychodów, tylko część, która miała być wykorzystana w roku minionym powinna być zaliczona w przychody danego roku, a pozostała część jako przychody przyszłych okresów.
Obowiązki księgowych na koniec roku
Do obowiązków każdego księgowego należy:
– uzgodnienie sald z kontrahentami – na koniec roku z każdym kontrahentem, z którym było kilka transakcji w ciągu roku należy ustalić saldo, czyli stan wzajemnych zobowiązań;
– rozliczenie rozrachunków z pracownikami – należy ustalić, kto z pracowników ma nierozliczoną zaliczkę i w jakiej wysokości oraz rozliczyć wszystkie zaległości;
– ustalenie zobowiązań wobec ZUS czy US – ZUS czy US to kontrahenci każdej instytucji, należy uważnie przejrzeć swoje rozliczenia z tymi instytucjami i je wyjaśnić, zanim urzędnicy sami do nas się zgłoszą;
– sporządzenie protokołu kontroli kasy – dyrektor organizacji pisemnie powinien wyznaczyć Komisję składającą się z 2-3 osób, która powinna przeliczyć wszystkie pieniądze w kasie oraz zgromadzone w niej inne papiery wartościowe;
– uzyskanie z banku potwierdzenia stanu posiadanych przez organizację kont bankowych;
Roczne sprawozdania finansowe jednostek, których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym i zakończył się 31 grudnia, powinny być zatwierdzone w terminie do 30 czerwca roku kolejnego. Roczne sprawozdania finansowe jednostek powinny być zatwierdzone przez odpowiedni organ zatwierdzający.