Ze względu na pandemię choroby COVID-19 wielu pracowników realizuje powierzone im zadania zdalnie. Praca poza siedzibą przedsiębiorstwa możliwa jest również w przypadku księgowych. Aby zdalna księgowość funkcjonowała w prawidłowy sposób, trzeba pamiętać m.in. o kwestiach bezpieczeństwa. Wyjaśniamy, jakie warunki są niezbędne do tego, by pracownik działu księgowości lub biura rachunkowego mógł wykonywać swoje obowiązki w domu.
Odpowiednio przygotowany służbowy sprzęt
Jeśli księgowość ma być prowadzona z użyciem przenośnego służbowego komputera, to sprzęt powinien zostać odpowiednio przygotowany. Bardzo istotne jest zabezpieczenie go przed atakami hakerskimi. Trzeba zwrócić uwagę na to, by na komputerze było zainstalowane skuteczne oprogramowanie antywirusowe. Nie należy zapominać o szyfrowaniu danych ani o zabezpieczeniu systemu przed dostępem poprzez hasło.
Prywatny sprzęt właściwie zabezpieczony
Może zdarzyć się tak, że do prowadzenia księgowości będzie wykorzystywany prywatny sprzęt pracownika, np. stacjonarny. W takiej sytuacji pracodawca powinien zadbać o to, by komputer został właściwie przygotowany do pracy. Sprzęt musi spełniać kryteria bezpieczeństwa w celu zminimalizowania ryzyka związanego z cyberatakami. Oprócz tego, na komputerze należy zainstalować odpowiednie oprogramowanie, które umożliwi zdalne wykonywanie obowiązków.
Aktualny system i oprogramowanie
W przypadku prowadzenia zdalnej księgowości nie należy zapominać o korzystaniu ze zaktualizowanego systemu operacyjnego. Trzeba również zwracać uwagę na aktualizowanie oprogramowania służącego do pracy z dokumentami, jak i instalowanie najnowszych wersji programów antywirusowych. Często zdarza się tak, że systemy i programy aktualizowane są z uwagi na to, że we wcześniejszych wersjach dochodziło do naruszenia bezpieczeństwa.
Ostrożność w kwestii dokumentów papierowych
Prowadzenie księgowości zdalnie wymaga bycia ostrożnym w kwestii dokumentów papierowych. Powinny one być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich. Należy zwracać uwagę na to, by nie pozostawiać ich na widoku ani nie wyrzucać do domowego kosza. Warto w jak największym stopniu zminimalizować liczbę wydruków papierowych, żeby zredukować ryzyko ich utraty.
Korzystanie z dokumentacji elektronicznej
Używanie dokumentów papierowych wiąże się z ryzykiem ich zgubienia. Jeśli jest taka możliwość, lepiej zdecydować się na dokumenty przesyłane elektronicznie. Dzięki stale rozwijającej się technologii praca na zdjęciach dokumentów lub ich skanach nie jest skomplikowana. W przypadku gdy prowadzenie zdalnej księgowości wymaga udostępniania danych, najlepiej korzystać z bezpiecznych usług chmurowych.
Bezpieczeństwo w komunikacji
Przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną powinno być zabezpieczone przed atakami hakerskimi. Niezwykle istotną kwestią w prowadzeniu zdalnej księgowości jest korzystanie z bezpiecznych połączeń oraz szyfrowanie plików. Należy także zwracać szczególną uwagę na otrzymywane wiadomości. Jeśli treść e-maila wydaje się podejrzana, to przede wszystkim nie powinno się otwierać żadnych załączników.