Działalność i funkcjonowanie spółki cywilnej zależne jest od wielu zróżnicowanych czynników. Przede wszystkim i najważniejsze jest to, by to wspólnicy ze sobą odpowiednio i zgodnie współpracowali. Zdarza się jednak tak, że wspólnicy ze sobą nie współpracują i nie ma już dla spółki przyszłości. Należy więc zakończyć jej działalność. Warto jednak wiedzieć, że ta działalność może zostać zakończona z zyskiem finansowym lub na stracie i dopełniając wszelkich likwidacyjnych formalności, trzeba również i o tym pamiętać.

Wspólnicy

Zamykając działalność spółki należy pamiętać o tym, że każdy ze wspólników powinien dokonać odpowiednich wpisów w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jeżeli będzie dalej prowadzona działalność, to należy to zaznaczyć. Jeżeli będzie ona zakończona lub zawieszona, również powinna znaleźć się na ten temat informacja.

Należy również zgłosić likwidację spółki w Urzędzie Statystycznym w dziale rejestracji Regon. Wówczas spółka zostanie wykreślona z tego rejestru. Należy w urzędzie skarbowym aktualizować swój NIP do rozliczeń. Mianowicie należy wrócić do własnego, osobistego NIPu i zlikwidować NIP spółki oraz, również w urzędzie skarbowym, należy wypisać spółkę z rejestru podatników VAT, żeby nie być pociągniętym do obowiązku wykonania rozliczeń.

Wspólnicy powinni również dokonać rozliczenia posiadanego w spółce majątku.

Remanent likwidacyjny

Jest to tak zwany remanent likwidacyjny. Jego dużą i bardzo istotną częścią jest prowadzony spis z natury. W spisie z natury należy uwzględnić wszystkie towary zakupione na spółkę w przypadku których został opłacony podatek VAT. Są to oczywiście zarówno te towary, które były przeznaczone do dalszej sprzedaży (w tym również materiały i produkty, których po prostu nie zdążyła sprzedać) oraz elementy wyposażenia, środki trwałe czy materiały użytkowe.

Spis z natury powinien być dokładny i przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi standardami. Musi się w nim znaleźć informacja dotycząca jego nazwy, ilości, wartość nabycia, cenę netto, brutto, stawkę podatku VAT i kwotę tegoż podatku.

Deklaracja zawierająca w sobie treść spisu z natury powinna zostać dołączona do rozliczenia rocznego dotyczącego podatku VAT. Oczywiście, jest ona załączona wraz z tym rozliczeniem, które dotyczy roku , w którym spis był przeprowadzony. Jeżeli więc spółka kończy działalność w styczniu i w styczniu prowadzony jest spis, to rozliczenie można złożyć dopiero po zakończeniu roku rozliczeniowego.

Należy oczywiście pamiętać, że spis z natury dotyczy wyłącznie tych towarów i przedmiotów, które łączyły się z odliczeniem podatku VAT. Jeżeli przy zakupie jakiegoś towaru ten zwrot przedsiębiorcy nie przysługiwał, tego towaru nie należy uwzględniać w zestawieniu.

Przygotowany spis wraz z rozliczeniem składany jest w urzędzie skarbowym. Należy pamiętać o tym, by wybrać właściwy formularz. To znacznie usprawni i przyspieszy pracę urzędników i z pewnością przyspieszy rozliczenie. Jeżeli z rozliczeń wynika konieczność zapłacenia podatku to VAT, to należy to niezwłocznie uregulować. Jeżeli jednak okazuje się, że przysługuje zwrot tegoż, to w składanej deklaracji należy zaznaczyć czas, jaki urząd skarbowy ma na wypłacenie należnego zwrotu.

Podstawowy okres to 60 dni. Wydłużony to 180 dni, pod warunkiem, że w tym okresie nie nastąpi żadna sprzedaż. To bardzo istotne, ponieważ każda sprzedaż zmienia sytuację związaną z VAT. Tak długi okres rozliczenia należy umotywować. Może to też być skrócony termin, czyli 25 dni. Coraz trudniej jednak uzyskać uwzględnienie takiego żądania, a warunki, które trzeba spełnić, by zostało ono wzięte pod uwagę są coraz bardziej skomplikowane. Najczęściej więc rozliczenia wykonywane są w terminie sześćdziesięciu dni.

Należy tu również pamiętać, że ostatni zwrot VAT nie jest przelewany na konto spółki, tylko na konto wspólników. Dlatego też trzeba przesłać do urzędu skarbowego umowę spółki, w której wskazany jest podział udziałów. Zgodnie  tym podziałem zostaną przekazane pieniądze. Trzeba również przesłać dokument, w którym znajduje się numer konta bankowego, na które urząd ma przelać pieniądze. Tylko tak poprowadzone rozliczenie i tylko w sytuacji, gdy dostarczony będzie komplet dokumentów możliwe będzie poprawne i sprawne rozliczenie nadpłaconego podatku VAT.