Przedsiębiorcy nie mają obowiązku dostarczania klientom faktur w formie papierowej. Ze względu na liczne zalety dokumenty elektroniczne cieszą się coraz większą popularnością. Nie tylko umożliwiają one zaoszczędzenie sporej ilości czasu i pieniędzy, ale również sprawiają, że archiwizowanie staje się wygodniejsze. Przedstawiamy, jakie plusy wynikają z wystawiania faktur online.
Faktury elektroniczne – dlaczego warto?
Internet to narzędzie, bez którego większość z nas nie wyobraża sobie codziennego życia. Trudno się dziwić – dzięki niemu możemy usprawnić wiele procesów w firmie. Jedną z najbardziej przydatnych opcji jest wystawianie faktur elektronicznych. Takie rozwiązanie ma następujące zalety:
1. Błyskawiczne otrzymanie faktury przez klienta
Do przesłania faktury elektronicznej potrzebny jest jedynie dostęp do internetu. Dokument zostaje dostarczony do klienta chwilę po tym, jak przedsiębiorca wyśle fakturę ze swojego komputera. Nie ma zatem konieczności korzystania z poczty ani udawania się bezpośrednio do osoby, na rzecz której firma świadczy usługi.
2. Mniejsze ryzyko niedostarczenia faktury
Ze względu na to, że e-faktura nie jest wysyłana za pośrednictwem poczty, występuje znacznie mniejsze ryzyko, że dokument nie zostanie dostarczony do adresata. Dzięki temu klient nie może opóźniać terminu uregulowania należności, twierdząc, że nie otrzymał faktury z powodu nieprawidłowej pracy poczty.
3. Skrócony czas otrzymania zapłaty
Brak opóźnień związanych z pracą poczty lub wynikających z konieczności dostarczenia papierowej faktury klientowi (lub odebrania przez niego dokumentu) powoduje, że przedsiębiorca może szybciej otrzymać pieniądze za sprzedaż towarów lub wykonanie usług.
4. Znaczna oszczędność czasu
Wystawianie e-faktur wiąże się z bardzo dużą oszczędnością czasu. Przedsiębiorca nie musi dojeżdżać do klienta ani na pocztę. Wszystkie czynności związane z przygotowywaniem i wysyłaniem dokumentów może wykonać w jednym miejscu.
5. Brak kosztów związanych z dostarczaniem faktur papierowych
Dzięki wystawianiu faktur online przedsiębiorca może oszczędzić dużo pieniędzy. Nie tylko nie musi on ponosić kosztów wysyłki czy paliwa (jeśli np. dojeżdża do klienta), ale również może pominąć wydatki związane z drukowaniem dokumentów oraz ich przygotowywaniem do wysyłki. Papier, tusz do drukarki, koperty oraz znaczki generują spore koszty, jeśli weźmiemy pod uwagę, ile papierowych faktur wysyła przeciętnie firma w ciągu roku.
6. Pozytywny wpływ na środowisko
Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne ma pozytywny wpływ na środowisko. Dzięki niej maleje m.in. ilość wody oraz energii potrzebnej do wyprodukowania papieru.
7. Ułatwione przechowywanie dokumentów
Przedsiębiorca musi przechowywać faktury przez 5 lat. Liczba dokumentów papierowych, jaka uzbiera się w przeciągu tego czasu, zajmuje bardzo dużo miejsca. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest archiwizowanie faktur elektronicznych na komputerze.
8. Szybsze znajdowanie potrzebnych faktur
Niekiedy zachodzi potrzeba znalezienia jakiejś faktury. Przeglądanie sterty papierów – nawet jeśli są one uporządkowane – może wymagać sporo czasu i wysiłku. Dokumenty w formie elektronicznej pozwalają na szybsze wyszukanie niezbędnego pisma.