W ustawie o podatku od towarów i usług wspomniane zostały jedynie warunki wystawienia faktury korygującej. Warto natomiast zdawać sobie sprawę z tego, że w praktyce istnieje możliwość anulowania dokumentu. Jest to dopuszczalne m.in. wtedy, gdy przedsiębiorca wystawiający fakturę zauważy, że zawiera ona błędne dane przed dostarczeniem jej wraz z towarem do kontrahenta. Wyjaśniamy, kiedy można anulować fakturę VAT i jak zrobić to w prawidłowy sposób.
W jakiej sytuacji można anulować fakturę VAT?
W praktyce korzysta się z pojęcia anulowania faktury VAT. Aby takie działanie było możliwe, muszą zaistnieć pewne okoliczności. Po pierwsze, przedsięwzięcie, którego dotyczy dany dokument, nie doszło do skutku (czynność opisywana fakturą nie została zrealizowana). Po drugie, faktura nie trafiła do obiegu prawnego, czyli nie została dostarczona do odbiorcy. Oznacza to, że osoba wystawiająca dokument posiada jego oba egzemplarze. Przykładem takiej sytuacji jest wysłanie do klienta faktury wraz z towarem, gdy należność ma być uregulowana za pobraniem. Jeśli odbiorca nie przyjmie przesyłki oraz nie uiści zapłaty, faktura może zostać anulowana. Wynika to z faktu, że transakcja opisywana dokumentem nie doszła do skutku (sprzedaż nie została zrealizowana) oraz klient nie otrzymał faktury (wróciła ona do osoby wystawiającej, razem z wysłanym towarem).
W jaki sposób należy anulować fakturę VAT?
Jeśli zostały spełnione warunki umożliwiające anulowanie faktury VAT, czynność unieważnienia należy przeprowadzić w odpowiedni sposób. Osoba zajmująca się w firmie wystawianiem dokumentów powinna przekreślić oba egzemplarze pisma – zarówno oryginał, jak i kopię. Dodatkowo, musi się znaleźć na nich adnotacja świadcząca o anulowaniu faktury, zawierająca podpis oraz datę. Warto również zamieścić informację na temat powodu unieważnienia dokumentu. Nie należy przy tym zapominać o konieczności zachowania go w przedsiębiorstwie. Choć nie podlega on ewidencji, numeracja pism w księgowości musi pozostać ciągła.
Anulowana faktura a deklaracja VAT
Może się zdarzyć tak, że daną fakturę uwzględniono w deklaracji VAT, a następnie dokument ten został anulowany. W przypadku gdy dojdzie do takiej sytuacji, istnieje opcja skorygowania wspomnianej deklaracji. Dzięki temu wysokość nieprawidłowo obliczonego podatku (uwzględniającego fakturę, która później została unieważniona) będzie poprawiona.
Czy można anulować fakturę, jeśli zawiera ona błędy?
Zauważenie błędów w fakturze nie jest podstawą do jej anulowania. Jeśli natomiast osoba wystawiająca dokument zauważy nieprawidłowości np. przed wysłaniem pisma i towaru do klienta, może go anulować. W innych sytuacjach wykonuje się korektę faktury VAT, która została opisana w ustawie o podatku od towarów i usług. Fakturę korygującą należy wystawić m.in. wtedy, gdy pomyłka związana jest z ceną towaru, którego sprzedaży dotyczy dokument. W przypadku gdy zauważony błąd występuje w opisowym fragmencie pisma (i nie wpływa np. na kwotę podatku czy cenę towaru), można sporządzić notę korygującą.