W 2025 roku mikrofirmy nadal muszą zwracać szczególną uwagę na sposób regulowania płatności między przedsiębiorcami. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, limit transakcji gotówkowych w relacjach B2B wynosi 15 000 zł brutto. Oznacza to, że każda transakcja przekraczająca tę kwotę musi zostać zrealizowana w formie bezgotówkowej (np. przelewem bankowym lub innym rachunkiem płatniczym, kartą, systemem online). Choć wysokość limitu nie uległa zmianie, organy podatkowe coraz częściej kontrolują przestrzeganie tych zasad. Dla mikrofirm to nie tylko formalność – naruszenie reguł może pozbawić prawa do ujęcia w kosztach tej części wydatku, która została opłacona nieprawidłowo. Sprawdź, co wdrożyć, aby zachować zgodność i uniknąć ryzyka podatkowego.
Najważniejsze informacje
- Limit płatności gotówkowych pomiędzy firmami wynosi 15 000 zł brutto (liczy się łączna wartość transakcji/umowy).
- Po przekroczeniu limitu płatność musi być bezgotówkowa (rachunek płatniczy, karta itp.).
- Do kosztów zaliczasz tylko tę część wydatku, która została uregulowana prawidłowo – część zapłacona niezgodnie z przepisami jest wyłączona z KUP.
- Limit dotyczy całej wartości transakcji, a nie poszczególnych rat.
- Warto wdrożyć proste procedury i narzędzia elektroniczne, by unikać błędów.
Zasady limitu płatności gotówką – co zmienia się dla mikrofirm
W świetle obecnych przepisów każda transakcja pomiędzy przedsiębiorcami o wartości powyżej 15 000 zł brutto musi być rozliczona bezgotówkowo. Limit ten obowiązuje niezależnie od tego, czy płatność jest dokonywana jednorazowo, czy w ratach – liczy się łączna wartość umowy. Oznacza to, że nawet kilka mniejszych płatności dotyczących jednego zamówienia w sumie przekraczających limit traktowane jest jako jedna transakcja i podlega obowiązkowi rozliczenia przez rachunek płatniczy.
Przepisy te mają charakter uniwersalny i dotyczą wszystkich podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Ich celem jest uszczelnienie systemu finansowego i ograniczenie obrotu gotówkowego, który wciąż generuje ryzyka związane z ewidencją i podatkami. Dla mikrofirm to także okazja do uporządkowania przepływów finansowych i łatwiejszego kontrolowania wydatków.
Kiedy transakcja musi być rozliczona bezgotówkowo?
Transakcję uznaje się za wymagającą płatności bezgotówkowej, gdy spełnione są dwa warunki: obie strony są przedsiębiorcami, a wartość umowy przekracza 15 000 zł brutto. Nie ma przy tym znaczenia, czy umowa została podzielona na kilka mniejszych płatności. Jeżeli łączna kwota wynikająca z danej umowy przekracza próg, płatność gotówką w całości lub części jest niedopuszczalna.
Niektórzy przedsiębiorcy próbują obejść przepisy poprzez rozdzielenie zamówień lub faktur, jednak w przypadku kontroli fiskus traktuje takie działania jako obejście prawa. Aby uniknąć nieporozumień, warto ustalić z kontrahentami jasne zasady płatności i już na etapie podpisywania umowy określić formę rozliczenia. To pozwoli uniknąć konieczności późniejszej korekty księgowej i problemów z urzędem skarbowym.
Co grozi za złamanie limitu?
Konsekwencje przekroczenia limitu transakcji gotówkowych są poważne. Jeśli przedsiębiorca zapłaci gotówką za fakturę przekraczającą 15 000 zł, nie może ująć w kosztach tej części wydatku, która została opłacona z pominięciem rachunku płatniczego. Oznacza to, że pomimo realnego poniesienia wydatku, nie obniży on podstawy opodatkowania.
Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca mimo wszystko wprowadzi taki wydatek do ewidencji, zobowiązany jest do jego korekty – musi zmniejszyć koszty lub zwiększyć przychody. To może wpłynąć na wysokość należnego podatku dochodowego. Warto więc zadbać o to, by wszystkie płatności były prowadzone przez rachunek bankowy lub inny kanał elektroniczny. W mikrofirmach, gdzie każda złotówka ma znaczenie, takie błędy mogą odbić się na płynności finansowej i reputacji.
Jak dostosować procedury płatnicze w mikrofirmie?
Aby uniknąć problemów, mikrofirma powinna wprowadzić proste, ale skuteczne zasady rozliczeń. Przede wszystkim należy weryfikować wartość umów i faktur jeszcze przed ich realizacją. Jeśli kwota przekracza limit, płatność powinna być z góry zaplanowana jako przelew lub inna forma bezgotówkowa.
Warto również opracować wewnętrzną politykę płatności, określającą kto, kiedy i w jaki sposób zatwierdza transakcje. Ułatwi to kontrolę przepływów finansowych i zapobiegnie przypadkowemu przekroczeniu limitu. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z oprogramowania księgowego, które automatycznie monitoruje wysokość płatności i sygnalizuje, gdy zbliżają się do progu ustawowego.
Bezpieczne zasady rozliczeń – firmowy rachunek, biała lista i split payment
Wszystkie płatności firmowe powinny być realizowane z rachunku bankowego przedsiębiorcy na rachunek kontrahenta, wskazany na fakturze i zarejestrowany w białej liście podatników VAT. Przelew z prywatnego rachunku płatniczego jest dopuszczalny, natomiast ryzyko wyłączenia z kosztów dotyczy m.in. płatności gotówką lub przelewów na rachunki spoza białej listy. Przelew na rachunek spoza białej listy (gdy > 15 000 zł B2B) wyklucza ujęcie wydatku w kosztach, o ile podatnik nie złoży ZAW-NR lub nie zastosuje MPP.
MPP jest obowiązkowy, gdy łącznie:
- faktura > 15 000 zł brutto,
- zawiera pozycję z załącznika nr 15,
- obie strony są podatnikami VAT.
Umożliwia on bezpieczne rozdzielenie kwoty netto i podatku VAT na dwa odrębne rachunki, co chroni przedsiębiorcę przed sankcjami i ryzykiem solidarnej odpowiedzialności za nieuczciwego kontrahenta.
Wygodne narzędzia do obsługi transakcji bezgotówkowych
Przejście na system transakcji bezgotówkowych nie musi być skomplikowane. Mikrofirmy mogą korzystać z szerokiego wachlarza narzędzi dostępnych na rynku. Najprostsze rozwiązanie to klasyczny przelew bankowy, który zapewnia pełną ewidencję operacji. Alternatywą są terminale płatnicze – zarówno stacjonarne, jak i mobilne – które umożliwiają przyjmowanie płatności kartą lub telefonem.
Wiele firm decyduje się także na zintegrowane systemy płatności online, które pozwalają klientom opłacać faktury w kilka sekund, a przedsiębiorcy automatycznie księgują transakcję. Coraz popularniejsze stają się aplikacje finansowe i systemy fakturowania z opcją „kliknij i zapłać”, co ułatwia zachowanie pełnej zgodności z przepisami i przyspiesza przepływ środków w firmie.
Przyszłość płatności w firmach – kierunek pełnej cyfryzacji
Kierunek zmian jest jednoznaczny – przyszłość należy do transakcji bezgotówkowych. Zarówno instytucje publiczne, jak i banki zachęcają do eliminowania gotówki z obrotu gospodarczego. W kolejnych latach można spodziewać się dalszego zaostrzenia limitów i rozszerzenia obowiązku rozliczeń bezgotówkowych także na inne typy transakcji.
Dla mikrofirm cyfryzacja płatności to nie tylko wymóg prawny, ale i szansa na rozwój. Ułatwia kontrolę wydatków, poprawia płynność finansową i minimalizuje ryzyko błędów. Przedsiębiorcy, którzy wcześniej wdrożą rozwiązania elektroniczne, zyskają przewagę konkurencyjną i większe bezpieczeństwo podatkowe. Przyszłość to biznes oparty na danych, automatyzacji i przejrzystości – a transakcje bezgotówkowe są jednym z jego fundamentów.