Dobry program do fakturowania powinien być intuicyjny, łatwy w obsłudze i przede wszystkim – funkcjonalny. Sprawdź, na jakie funkcje szczególnie warto zwrócić uwagę, wybierając konkretne oprogramowanie.
Faktury walutowe i wielojęzyczne
Programy do fakturowania umożliwiają wystawianie różnych rodzajów faktur – od podstawowej faktury VAT, przez fakturę zaliczkową, aż po pro formę czy korektę faktury. Dobry program pozwala dodatkowo na sporządzanie tych dokumentów w różnych językach i w obcych walutach. Przykładowo, użytkownicy Szybkiej Faktury mogą wystawiać dokumenty walutowe oraz faktury w języku polskim, angielskim, niemieckim i francuskim.
Faktury cykliczne
Dobrze, jeśli program umożliwia także wystawianie powtarzalnych faktur dla poszczególnych kontrahentów. Wówczas w określonym terminie dokument zostaje sporządzony i wysłany do klienta w sposób automatyczny – a przedsiębiorca może w tym czasie skupić się na innych obowiązkach.
Przypomnienia i wezwania do zapłaty
Wybierając program do fakturowania, warto sprawdzić również, czy generuje on przypomnienia oraz wezwania do zapłaty. Funkcja ta umożliwia informowanie kontrahentów o terminie zbliżającej się płatności za fakturę lub o tym, że termin ten już upłynął. Przedsiębiorca może natomiast zaoszczędzić dzięki temu cenny czas i uniknąć stresu związanego z przypominaniem o uregulowaniu należności.
Łączenie faktur z przelewami
Dobrze, jeśli program do fakturowania posiada także funkcję łączenia faktur z przelewami, umożliwiającą dokładne zarządzanie finansami. Pozwala ona automatyczne dodawanie płatności do dokumentu poprzez import wyciągu bankowego w formie pliku MT-940.
Dostępność w postaci aplikacji na telefon
Coraz więcej nowoczesnych programów do fakturowania można pobrać na telefon w formie aplikacji mobilnej. Wówczas zarządzanie fakturami jest możliwe z dowolnego miejsca i o dowolnej porze – potrzebny jest jedynie dostęp do Internetu. Najlepiej, jeśli taka aplikacja jest kompatybilna zarówno z urządzeniami z Androidem, jak i ze smartfonami z systemem iOS.
Tworzenie raportów
Program do fakturowania powinien umożliwiać automatyczne tworzenie raportu sprzedaży, zakupu, marży, a także raportu podatkowego. Szybka Faktura pozwala dodatkowo wyeksportować te raporty do pliku w formacie PDF lub XLS.
Finansowanie faktur
Pożądaną przez wielu przedsiębiorców funkcją jest także opcja finansowania faktur. Dzięki niej należność za fakturę można otrzymać od razu po wysłaniu dokumentu, bez potrzeby oczekiwania na zapłatę ze strony kontrahenta. To skuteczny sposób na zachowanie płynności finansowej w firmie w przypadku problemów z opóźnieniami w płatnościach od klientów. W tym przypadku pieniądze wpływają na rachunek bankowy na długo przed terminem zapłaty ustalonym z danym kontrahentem.
Integracja z innymi systemami
Dobrze, jeśli program do fakturowania można połączyć z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie – np. oprogramowaniem księgowym. Wówczas programy wymieniają między sobą najważniejsze dane, a prowadzenie księgowości staje się znacznie wygodniejsze i szybsze.