Zasady przetwarzania informacji o kandydatach do pracy zmieniły się wraz z wejściem w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), powszechnie zwanego RODO. O czym powinni pamiętać przedsiębiorcy podczas zatrudniania nowych pracowników?
Kto odpowiada za przetwarzanie danych kandydatów?
Ochrona danych osobowych w procesie rekrutacji to poważny problem, o który muszą zadbać pracodawcy. Według 4. artykułu RODO administratorem danych osobowych kandydatów jest firma zatrudniająca. Co się z tym wiąże? Podczas rekrutacji nowych pracowników dostęp do ich danych mogą mieć tylko uprawnione osoby. Najczęściej jest ot dział HR, czyli Human Resources.
Pracownicy zajmujący się procesem rekrutacyjnym są zobowiązany zachować poufność. Nie mogą zatem przekazywać osobom postronnym żadnych danych dotyczących kandydatów. Pracodawca musi również zastosować szereg rozwiązań technicznych, które pozwolą na bezpieczne przetwarzanie danych. Oprócz tego w ogłoszeniu o pracę musi się również znaleźć informacja o tym, że kandydaci powinni zamieścić specjalną klauzulę będącą zgodą na przetwarzanie informacji osobowych. Obowiązki dotyczące ochrony informacji nie kończą się wraz z wybraniem konkretnego kandydata. Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego wszystkie dane muszą zostać usunięte w bezpieczny sposób. Dokumenty, zarówno te wysyłane drogą mailową, jak i tradycyjną pocztą, trzeba zniszczyć w określonym przez RODO terminie.
Dane, jakie pracodawca może wymagać od kandydata
Aby zatrudnić pracownika, potrzebne będą pewne informacje pozwalające między innymi na sporządzenie umowy. Dane, których może wymagać pracodawca, są określone w 22. artykule Kodeksu pracy. Należą do nich:
- imię i nazwisko,
- imiona rodziców,
- data urodzenia,
- miejsce zamieszkania oraz adres do korespondencji,
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Powyższe dane mają charakter zamknięty. Oznacza to, że przedsiębiorca nie może żądać od kandydatów innych informacji. W niektórych przypadkach wymagane są jednak dodatkowe dane. Dotyczy to na przykład nauczycieli, którzy mają obowiązek przedstawić dyrektorowi placówki oświatowej zaświadczenie o niekaralności. Mówi o tym artykuł 6. ustawy z z 24 maja 2000 roku o Krajowym Rejestrze Karnym. A jak wygląda kwestia przechowywania danych po rekrutacji? Według 5. artykułu RODO przetwarzanie danych osobowych powinno trwać do momentu osiągnięcia celu przetwarzania.
O co można pytać podczas rozmowy rekrutacyjnej
Pracodawca może pozyskać dane osobowe nie tylko za pomocą dokumentów rekrutacyjnych, takich jak CV. Również w trakcie rozmowy o pracę zadawane są różne pytania, które mają pomóc w wyłonieniu odpowiedniego pracownika. Rekruterzy muszą przy tym pamiętać, że nie mają prawa wymagać od kandydatów podania innych informacji niż te, które określa Kodeks pracy.