Właściciele firm opodatkowanych podatkiem liniowym lub na zasadach ogólnych mogą zmniejszać podstawę opodatkowania poprzez gromadzenie tzw. kosztów uzyskania przychodu. Jakie wydatki można – i warto – w nich uwzględniać?
Koszty uzyskania przychodu – co to takiego?
Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu z danego źródła. W dużej mierze to właśnie one wpływają na wysokość podstawy opodatkowania i podatku dochodowego – im wyższe koszty, tym niższa podstawa. W przypadku czynnych podatników VAT wysokie koszty uzyskania przychodu stanowią sposób na obniżenie kwoty podatku VAT do zapłaty. Dzielą się one na bezpośrednie i pośrednie, z kolei te – na koszty stałe oraz zmienne. Aby zakup został uwzględniony w kosztach uzyskania przychodu, przedsiębiorca musi odpowiednio go udokumentować – ważne jest zatem gromadzenie wszelkich faktur, rachunków i potwierdzeń. Dokumentacji dokonuje się w KPiR lub księgach rachunkowych.
Jakie wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?
Mimo że prawo nie określa poszczególnych wydatków będących kosztami uzyskania przychodu, funkcjonuje pewien wykaz kosztów, które można w nich uwzględnić.
Koszty uniwersalne
Do kosztów uniwersalnych zalicza się m.in.:
- koszty księgowości, np. współpracy z zewnętrznym biurem księgowym;
- opłaty na marketing i reklamę, np. promocja w Internecie, projekt logo czy wydruk wizytówek;
- wydatki związane z utrzymaniem biura, np. czynsz lub koszty remontu;
- ubezpieczenie biura i firmowego majątku;
- wydatki na zakup mebli, wyposażenia i elementów dekoracyjnych do biura;
- koszty abonamentu na telefon i Internetu;
- wydatki na zakup telefonów komórkowych;
- opłaty za oprogramowanie (ogólne lub specjalistyczne) i aplikacje, np. pakiet Office, Adobe Photoshop czy Szybka Faktura;
- koszty zakupu urządzeń i materiałów niezbędnych do pracy;
- raty leasingu (np. maszyn, fotowoltaiki, nieruchomości, sprzętu komputerowego);
- wydatki na środki czystości wykorzystywane w biurze;
- wynagrodzenie dla zatrudnionych osób i dodatkowe koszty związane z zatrudnianiem pracowników, np. sprzęt czy abonamenty telefoniczne;
- koszty związane z organizacją szkoleń i imprez integracyjnych;
- koszty zakupu odzieży ochronnej dla pracowników;
- wydatki na edukację własną, np. studia podyplomowe czy kursy;
- koszty utrzymania floty samochodowej, np. raty leasingu czy wydatki na paliwo;
- koszty produkcji gadżetów z firmowym logo o charakterze reklamowym i niewielkiej wartości;
- opłaty za noclegi i transport oraz koszty diet (w przypadku podróży służbowych);
- odsetki od kredytu.
Od niedawna w koszty prowadzenia działalności można wliczać także składki ubezpieczenia z miesiąca, za który są one zależne – o ile przedsiębiorca pamięta o ich terminowym odprowadzaniu.
Koszty specyficzne
Oprócz wydatków uniwersalnych wyróżnia się także koszty specyficzne dla poszczególnych rodzajów działalności – mówimy o nich w przypadku wydatków związanych bezpośrednio z charakterem przedsiębiorstwa. Jeżeli jednak wartość danego produktu stanowiącego KUP przekracza 10 tysięcy złotych, podlega on obowiązkowej amortyzacji.