Prowadzenie księgowości przedsiębiorstwa wymaga znajomości różnorodności dokumentów, które można lub należy wystawiać i które mogą lub też nie mogą być podstawą wykonywania zapisów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Wśród wspomnianych dokumentów znajdują się między innymi noty księgowe i noty korygujące. Czym różnią się te dwa dokumenty od siebie i na czym polega ich specyfika? Oto najważniejsze informacje.

 

• Nota księgowa

 

Nota księgowa jest najczęściej stosowana przy rozrachunkach z kontrahentami danej firmy. Może ona być potraktowana jako podstawa wpisu w księdze, ale by tak było musi ona spełniać określone kryteria. Oczywiście, ustawodawca wszystkie te kryteria jednoznacznie określa i wymienia. Dzięki temu przedsiębiorcy nie mają wątpliwości dotyczących wykorzystywania tego rodzaju dokumentu.

Bardzo ważną kwestią jest również to, kiedy taką notę można w ogóle wystawić. Nie zawsze bowiem sytuacja gospodarcza do tego uprawnia. I tak, nota księgowa może zostać wystawiona kontrahentami, gdy trzeba mu naliczyć odsetki za nieterminowe regulowanie jego płatności.

Nota księgowa może zostać również wykorzystana w momencie, gdy partnera biznesowego należy obciążyć odszkodowaniem za nieterminową realizację zawartej umowy. Taka nota może również zostać sporządzona w momencie, gdy we wcześniejszych dokumentach zostały popełnione jakieś błędy i muszą zostać one sprostowane.

Nota księgowa musi zostać wystawiona wyłącznie przez księgowość, obowiązkowe jest również wystawienie jej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

 

• Nota korygująca

 

Nieco innym rodzajem dokumentu jest nota korygująca. Może ją wystawić nabywca, który zamówił u przedsiębiorcy zakup towarów lub usług i otrzymał fakturę VAT dotyczącą tego właśnie zdarzenia gospodarczego.

Nota korygująca wystawiana jest w momencie, gdy otrzymana przez nabywcę faktura VAT lub faktura korygująca zawiera jakiegoś rodzaju błędu lub niepoprawne informacje, szczególnie dotyczące samego nabywcy, dotyczące sprzedawcy lub oznaczenia zamówionego towaru lub usługi.

Jeżeli faktura zawiera błędy dotyczące ilości towaru, jego jednostki miary, wartości czy też naliczonej stawki podatku VAT, wówczas nie można wystawić noty korygującej. W takiej sytuacji konieczne jest sporządzenie faktury korygującej, która jest nieco innym dokumentem. Nota może dotyczyć poprawienia wyłącznie informacji dotyczących stron transakcji, czy wspomnianego oznaczenia towaru. Przy niezgodności w zakresie kwot lub wartości, nota nie spełni swojej funkcji.

Nota korygująca, podobnie, jak nota księgowa musi zostać przygotowana w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Przy czym obydwa muszą zostać podpisane przez wystawcę faktury lub faktury korygującej. Oryginał takiej noty pozostaje u kontrahenta, który ją wystawił, podpisana kopia trafia do wystawcy faktury.

Nota korygująca musi być włączona do pozostałych dokumentów księgowych.

 

• Podobieństwa i różnice

 

Nota księgowa i nota korygująca mają pewne podobieństwa, ale również liczne różnice. Obydwie muszą być wystawione w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Wystawcą noty księgowej musi być dział księgowości firmy, a wystawcą noty korygującej może być sam kontrahent. Przedmiotem obydwu dokumentów są zupełnie inne sytuacje i okoliczności. Nota księgowa dotyczy odsetek za zwłokę czy też odszkodowań. Natomiast nota korygująca dotyczy błędów treściowych (nie ilościowych i kwotowych), które zostały zamieszczone na fakturze VAT lub fakturze korygującej.

Obydwa dokumenty muszą być wprowadzone do zbioru dokumentów i przechowywane w bezpiecznym miejscu, odpowiednio oznakowane i opisane, tak by ich odnalezienie nie stanowiło problemu.