W okresie pandemii wykonywanie pracy w trybie zdalnym stało się normą w większości firm. W nowelizacji Kodeksu pracy pojawiły się nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej – mają one obowiązywać od 1 marca 2023 roku. W styczniu tego roku w życie weszły dodatkowo przepisy związane z badaniem trzeźwości pracowników zdalnych.
Obowiązek określania zasad pracy zdalnej
Zgodnie z nową ustawą niezbędne jest określanie zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładowymi organizacjami zawodowymi. W przypadku, gdy do zawarcia porozumienia nie dojdzie lub gdy w danej firmie nie działają związki zawodowe, reguły pracy zdalnej powinny widnieć w ustalonym przez pracodawcę regulaminie. Jeżeli nie został wydany ani regulamin, ani porozumienie, zasady wykonywania obowiązków w trybie zdalnym określa się w porozumieniu z pracownikiem bądź w poleceniu wykonywania pracy zdalnej. Jeśli z kolei w danym przedsiębiorstwie nie obowiązuje żadne z nich, pracownicy mogą składać wnioski o możliwość pracy „z domu”.
Praca zdalna a obowiązki pracodawcy względem pracownika
W związku z nowymi przepisami związanymi z pracą zdalną, na pracodawcę zatrudniającego pracowników zdalnych zostały nałożone pewne obowiązki. Przede wszystkim, powinien on zapewnić pracownikowi niezbędne materiały i narzędzia pracy. Co więcej, pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty instalacji, eksploatacji, konserwacji czy serwisowania tych narzędzi pracy, a ponadto – koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Szczegółowe zasady dot. zwrotu kosztów mogą być ustalone w porozumieniu ze związkami zawodowymi. W przypadku korzystania przez pracownika zdalnego z prywatnego sprzętu i materiałów powinny natomiast zostać określone konkretne sposoby ich wykorzystywania. Wszelkie urządzenia muszą spełniać wymagania bezpieczeństwa, a pracodawca jest zobowiązany wypłacić pracownikowi pieniężny ekwiwalent w ustalonej wcześniej wysokości. Co ważne, wypłata ekwiwalentu czy pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, nie stanowią przychodu. Pracownicy wykonujący swoje obowiązki w trybie zdalnym powinni również odbyć odpowiednie szkolenie. Oprócz niego pracodawca musi zapewnić im także dostęp do pomocy technicznej.
Okazjonalna praca w trybie zdalnym
W związku z nowelizacją Kodeksu pracy praca zdalna może odbywać się w wymiarze całkowitym lub hybrydowym – częściowo w siedzibie firmy, a częściowo w domu. W projekcie Kodeksu pracy znajdują się ponadto regulacje dot. możliwości wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie. Po złożeniu odpowiedniego wniosku każdy pracownik może wykonywać swoje obowiązki w trybie zdalnym maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym. Przepis ma dotyczyć sytuacji związanych z konkretną potrzebą – np. opieką nad chorym członkiem rodziny.
Kontrola pracownika zdalnego
Nowe przepisy wiążą się także z możliwością kontrolowania pracowników zdalnych w miejscu, w którym wykonują oni swoje obowiązki – zazwyczaj w domu lub mieszkaniu. Kontrola ma dotyczyć głównie przestrzegania zasad BHP oraz wymogów dot. bezpieczeństwa i ochrony informacji, m.in. danych osobowych. Może być ona przeprowadzona wyłącznie w porozumieniu z pracownikiem w godzinach jego pracy, bez naruszania prywatności zarówno jego, jak i pozostałych domowników.
Kontrola trzeźwości pracowników zdalnych
W związku z nowymi przepisami od 1 stycznia 2023 roku pracodawca ma także prawo do kontrolowania trzeźwości pracownika zdalnego. Badanie trzeźwości, a nawet badanie na obecność w organizmie innych środków o podobnym działaniu, może przeprowadzić również policja.